Formulaire I-9

Le formulaire I-9, officiellement connu sous le nom de formulaire de vérification de l'éligibilité à l'emploi, est un document que les employeurs doivent remplir pour vérifier l'identité et l'autorisation de travail des personnes embauchées pour travailler aux États-Unis. Ce processus est mandaté par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) et est essentiel pour garantir le respect des lois fédérales sur l'immigration.

Par exemple, lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous et l'employé devez remplir le formulaire I-9. L'employé doit fournir des documents acceptables, tels qu'un passeport ou un permis de conduire et une carte de sécurité sociale, pour établir son identité et son autorisation de travailler. En tant qu'employeur, vous êtes responsable d'examiner ces documents pour confirmer leur authenticité et de conserver le formulaire I-9 complété pour vos dossiers. Le fait de ne pas remplir et conserver correctement les formulaires I-9 peut entraîner des sanctions légales et des amendes.

Qui doit remplir le formulaire I-9 ?

Chaque employé embauché pour travailler aux États-Unis doit remplir le formulaire I-9, qu'il soit citoyen américain ou non. Le formulaire est requis par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) pour vérifier à la fois l'identité de l'employé et son autorisation à travailler légalement dans le pays. Cela signifie qu'au plus tard lors de leur premier jour d'embauche, une nouvelle recrue doit remplir la section 1 du formulaire, tandis que l'employeur est responsable de remplir la section 2 après avoir examiné les documents de l'employé prouvant son identité et son admissibilité au travail.

Il est important de noter que l'exigence I-9 s'applique à tous les niveaux, des travailleurs à temps plein et à temps partiel au personnel saisonnier. Toutefois, certains groupes, tels que les entrepreneurs indépendants et les personnes embauchées pour effectuer un travail domestique occasionnel dans une maison privée, sont exonérés. Les employeurs n'ont pas non plus besoin de remplir un formulaire I-9 pour les personnes qui ne travaillent pas physiquement aux États-Unis. Pour les entreprises, s'assurer que chaque employé éligible remplit un formulaire I-9 n'est pas seulement une formalité : c'est une obligation légale, et les erreurs ou omissions peuvent entraîner des sanctions coûteuses.

Quand le formulaire I-9 doit-il être rempli ?

Le formulaire I-9 doit être rempli très tôt dans le processus d'embauche pour garantir le respect de la loi fédérale. Les employés sont tenus de remplir la section 1 du formulaire au plus tard le premier jour de leur emploi, bien qu'ils puissent la remplir une fois qu'ils ont accepté une offre d'emploi. Les employeurs, quant à eux, doivent examiner les documents de l’employé et remplir la section 2 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail de l’employé. Ce délai serré garantit que les deux parties confirment rapidement leur admissibilité au travail et évitent d'éventuels problèmes juridiques.

Par exemple, si un employé commence à travailler un lundi, l'employeur a jusqu'au jeudi de la même semaine pour terminer le processus de vérification. Les employeurs qui ne respectent pas ce délai s’exposent à des amendes et à d’autres sanctions en cas d’audit. C'est pourquoi de nombreuses équipes RH intègrent le processus I-9 directement dans l'intégration pour s'assurer qu'il ne soit pas négligé. Remplir le formulaire à temps n'est pas seulement une case légale à vérifier, c'est une étape essentielle pour maintenir un lieu de travail conforme et responsable.

Comment fonctionne le formulaire I-9 ?

Le processus de remplissage d'un formulaire I-9 implique une collaboration entre l'employé et l'employeur. 

1. Au départ, un employé est tenu d'attester de son autorisation légale de travailler aux États-Unis en fournissant des informations précises informations. 
2. Par la suite, ils doivent présenter à leur employeur un ensemble de documents acceptables, qui peuvent inclure des documents d'identification et des documents d'autorisation d'emploi (EAD), pour prouver à la fois leur identité et leur autorisation de travail. 
3. Il est de la responsabilité de l'employeur d'examiner minutieusement ces documents, en s'assurant qu'ils sont authentiques et correspondent à l'employé qui les présente. Les détails de ces documents sont ensuite enregistrés sur le formulaire I-9 de l'employé. 

Dans certains cas, les employeurs ont la possibilité de recourir à une procédure alternative autorisée par le DHS pour l'examen à distance de ces documents, qui doit être indiquée en conséquence sur le formulaire. Ce processus de vérification complet souligne l'importance de la conformité en matière d'immigration et des dispositions anti-discrimination, en protégeant le statut d'emploi légal des travailleurs aux États-Unis.

Exemple de formulaire I-9

Consultez le formulaire I-9, émis par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis relevant du ministère de la Sécurité intérieure, sur ce lien. Ce document obligatoire est destiné à la vérification de l'éligibilité à l'emploi aux États-Unis. Il exige que les employeurs fournissent les instructions du formulaire aux employés et se conforment à ses exigences, en mettant l'accent sur l'interdiction de toute discrimination fondée sur la citoyenneté, le statut d'immigration ou l'origine nationale dans le processus de documentation.

Composants clés du formulaire I-9

Le formulaire I-9, mandaté par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS), est divisé en quatre parties, chacune servant un objectif spécifique dans le processus de vérification de l'emploi.

• Page 1 est conçue pour que le nouvel employé et son employeur puissent la remplir. Le salarié est tenu d'attester de son autorisation de travail et de présenter des documents prouvant son identité et son autorisation de travail. Le rôle de l'employeur est d'examiner ces documents pour en vérifier l'authenticité et d'enregistrer les détails dans la section 2. Il existe notamment une disposition permettant aux employeurs qui choisissent d'examiner les documents à distance dans le cadre d'une procédure autorisée par le DHS d'indiquer ce choix sur le formulaire. Cependant, il n'est pas nécessaire que cette page soit conservée avec la documentation du formulaire I-9. Réembaucher. Cette section est remplie et conservée uniquement lorsque l'autorisation de travail d'un employé doit être revérifiée ou en cas de réembauche. 

En outre, les employeurs sont responsables de s'assurer que tous les employés disposent des instructions nécessaires pour remplir le formulaire I-9, en les rendant disponibles via une copie papier ou un hyperlien. Il est crucial que toutes les pages remplies du formulaire I-9 soient conservées pendant une période spécifiée afin d'être accessibles pour inspection par des responsables gouvernementaux autorisés. La version espagnole du formulaire I-9 est disponible pour utilisation à Porto Rico et comme guide de traduction ailleurs, reconnaissant les dispositions anti-discrimination et favorisant un environnement de travail plus inclusif. Formulaire

Bien que les formulaires I-9 et W-4 soient tous deux des éléments standards des documents relatifs aux nouveaux employés, ils répondent à des objectifs très différents. Le formulaire I-9 vise à vérifier l'éligibilité d'une personne à travailler aux États-Unis. Il oblige les employés à fournir des documents prouvant à la fois leur identité et leur autorisation de travailler, tandis que l'employeur confirme et enregistre ces détails. Le formulaire W-4, en revanche, concerne uniquement les impôts. Il indique à l'employeur le montant de l'impôt fédéral sur le revenu à retenir sur le salaire de l'employé, en fonction de facteurs tels que l'état civil, les personnes à charge et d'autres considérations financières personnelles.

En pratique, cela signifie que l'I-9 protège les employeurs en garantissant que leur main-d'œuvre est légalement autorisée, tandis que le W-4 aide les employés à gérer leurs obligations fiscales. Les deux sont tout aussi importants mais abordent des aspects totalement différents de l’emploi: le respect de la législation sur l’immigration par rapport au respect de la législation fiscale. Pour un processus d'intégration fluide, les employeurs doivent être prêts à expliquer la distinction afin que les nouvelles recrues comprennent pourquoi on leur demande de remplir les deux formulaires et quel est l'impact de chacun sur leur travail et leur salaire.

Formulaire I-9 en bref

• Obligatoire pour tous les employés : Les citoyens américains et les non-citoyens doivent le remplir lors de l'embauche.
• Exigence de vérification : Les employeurs sont requis pour vérifier les documents des employés des listes A, B ou C.
• Conservation et inspection : Les employeurs doivent conserver les formulaires remplis et les présenter pour inspection à la demande des représentants gouvernementaux autorisés.