Numéro d’identification de l’employeur

Un numéro d'identification d'employeur (EIN) – parfois appelé numéro d'identification d'employeur fédéral ou numéro d'identification d'employeur IRS – est un numéro unique à neuf chiffres émis par l'IRS pour identifier une entreprise à des fins fiscales.

Il s'agit essentiellement de votre le numéro de sécurité sociale (SSN) de l’entreprise. Là où un SSN identifie une personne dans le système fiscal américain, votre EIN identifie votre entreprise. Sans celui-ci, vous ne pouvez pas embaucher d'employés, payer certains impôts, ouvrir un compte bancaire professionnel aux États-Unis ou demander les licences dont votre entreprise pourrait avoir besoin.

Si vous êtes un employeur international, un EIN est souvent la toute première chose dont vous aurez besoin avant de pouvoir exercer légalement vos activités aux États-Unis. Il débloque les systèmes de de paie, de conformité et financiers, ce qui en fait une étape essentielle dans l'expansion aux États-Unis. marché.

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Apprenez tout ce que vous devez savoir sur le recrutement aux États-Unis.

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Pourquoi un EIN est important pour les employeurs du monde entier

Disons que vous dirigez une entreprise de logiciels à Berlin. Vous venez de décrocher un gros client à New York et souhaitez embaucher un chef de projet localement pour superviser le travail. Vous avez trouvé la personne idéale, mais vous ne pouvez pas légalement l'inscrire sur votre liste de paie tant que vous n'avez pas votre EIN.

Sans cela, vous pourriez être confronté à :

• Retards de paie : Les prestataires de paie américains exigent un EIN pour traiter les salaires.
• Banque Obstacles : La plupart des banques américaines n'ouvriront pas de compte professionnel sans un.
• Problèmes de conformité : Le fait de ne pas déclarer ses impôts avec toutes les informations correctes entraînera des des sanctions de l'IRS.

Grâce à lui, vous pouvez :

• Payer les employés légalement : requis pour la déclaration des salaires et les retenues à la source.
• Déclarer les taxes professionnelles : Pour les taxes sur l'emploi, les sociétés ou les accises.
• Ouvrir une banque basée aux États-Unis Comptes : Essentiels pour les paiements locaux et le crédit de construction.
• Demander une licence commerciale : Certains permis nationaux et locaux dans des secteurs comme la santé et la sécurité, la vente au détail et la construction par exemple, nécessitent un EIN.
• Entreprise séparée & Finances personnelles : Protégez votre SSN personnel et réduisez les risques d'usurpation d'identité.

Pour les entreprises internationales, le fait d'avoir un EIN simplifie également la paperasse pour les formulaires tels que W-2 (déclaration des salaires des employés), W-8BEN (statut d'étranger) et 941 (déclaration de revenus trimestrielle de l'employeur).

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1099 ou W-2? Apprenez la différence et pourquoi c'est important.

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EIN et autres numéros d'identification fiscale

Le système fiscal américain utilise plusieurs identifiants fiscaux différents. Voici comment un EIN se compare :

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Si vous êtes une entreprise, en particulier étrangère, qui embauche aux États-Unis, vous aurez presque toujours affaire à un EIN, et non à un SSN ou à un ITIN.

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Qui a besoin d'un EIN ?

Vous devrez probablement demander un numéro d'identification fédéral si votre entreprise :

• Engage des employés aux États-Unis (même un travailleur à temps partiel)
• Fonctionne comme une société, un partenariat, ou LLC à plusieurs membres
• Gère une organisation à but non lucratif aux États-Unis
• Retient les impôts pour les personnes non américaines
• Souhaite ouvrir un compte bancaire professionnel aux États-Unis
• Nécessite des licences ou permis commerciaux d'État ou fédéraux, en particulier si vous opérez dans les secteurs de la santé, de la finance, de la restauration ou de la vente d'alcool

Même si vous n'êtes pas légalement tenu d'en avoir un, cela vaut souvent la peine d'en faire la demande, notamment pour renforcer votre crédibilité auprès des banques, des fournisseurs et de tout partenaire basé aux États-Unis. De nombreux fondateurs mondiaux obtiennent un EIN dans le cadre de leur liste de contrôle d'expansion précoce.

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Comment demander un EIN

La bonne nouvelle est que la demande d'un EIN est gratuite et que le processus est plus simple que ce à quoi la plupart des gens s'attendent. Cela étant dit, vous devrez tenir compte du fait que le traitement des demandes internationales prendra un peu plus de temps, car toutes les méthodes ne sont pas disponibles en dehors des États-Unis.

Voici à quoi ressemble le processus du début à la fin.

1. Vérifiez si vous en avez besoin.

Si vous payez des employés américains, ouvrez un compte bancaire ou déclarez des déclarations de revenus aux États-Unis, vous le faites !

2. Rassemblez vos informations.

• Nom légal de l'entreprise
• Adresse physique et postale
• Nom et SSN/ITIN de votre « partie responsable » (une personne qui peut agir au nom de l'entreprise)

3. Choisissez votre méthode de demande.

En ligne

C'est le moyen le plus rapide d'obtenir un EIN, votre numéro étant émis instantanément une fois que vous avez terminé la demande. Cependant, il n'est disponible que pour les entreprises qui ont une adresse aux États-Unis et une partie responsable avec un numéro de contribuable américain valide (SSN, ITIN ou EIN).

Si vous remplissez ces conditions, vous pouvez postuler directement via le site Web de l'IRS.

Par téléphone.

Il s'agit de la méthode principale pour les candidats internationaux qui n'ont pas d'adresse aux États-Unis ni de pièce d'identité fiscale. Vous pouvez appeler l'IRS au +1-267-941-1099 entre 6h et 23h. Heure de l'Est, du lundi au vendredi.

Une fois votre demande examinée et approuvée par téléphone, votre EIN sera émis immédiatement. Il est préférable d'appeler dès que les lignes téléphoniques sont ouvertes pour éviter de longs temps d'attente, et d'avoir votre Formulaire SS-4 rempli devant vous pour référence.

Par fax

Vous pouvez remplir Formulaire SS-4 et envoyez-le à l'IRS par fax. Les candidats américains doivent utiliser le 855-641-6935, tandis que les candidats internationaux doivent faxer leurs formulaires au 304-707-9471.

Le traitement prend généralement environ quatre jours ouvrables, et si vous incluez un numéro de fax de retour, l'IRS vous renverra votre confirmation EIN par fax.

Par courrier

C'est l'option la plus lente, mais elle fonctionne à la fois pour les candidats américains et internationaux. Envoyez votre formulaire SS-4 dûment rempli au bureau de l'IRS à Cincinnati, Ohio (les détails de l'adresse sont répertoriés sur le site Web de l'IRS).

Le traitement prend généralement jusqu'à quatre semaines, mais il peut être plus long pendant les périodes fiscales chargées. Cette méthode est la meilleure si vous n'êtes pas pressé et préférez conserver toute la documentation sous forme papier.

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