Formulario I-9

El formulario I-9, oficialmente conocido como el formulario de verificación de elegibilidad del empleo, es un documento que los empleadores deben completar para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los EE.UU. Este proceso es ordenado por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE.UU. (USCIS) y es esencial para garantizar el cumplimiento de las leyes federales de inmigración.

Por ejemplo, cuando usted contrata a un nuevo empleado, usted y el empleado están obligados a completar el formulario I-9. El empleado debe proporcionar documentos aceptables, como un pasaporte o licencia de conducir y tarjeta de la Seguridad Social, para establecer su identidad y autorización para trabajar. Como el empleador, usted es responsable de examinar estos documentos para confirmar su autenticidad y conservar el formulario I-9 completado para sus registros. No completar y retener adecuadamente los formularios I-9 puede dar lugar a sanciones legales y multas.

¿Quién necesita completar el formulario I-9?

Todos los empleadoscontratado para trabajar en los Estados UnidosEl formulario es requerido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) para verificar tanto la identidad del empleado como su autorización para trabajar legalmente en el país. Esto significa que el primer día de empleo o antes de éste, un nuevo contrato debe llenar la Sección 1 del formulario, mientras que el empleador es responsable de completar la Sección 2 después de revisar los documentos del empleado que prueban la identidad y elegibilidad del trabajo.

Es importante señalar que el requisito I-9 se aplica en todos los ámbitos, desde trabajadores a tiempo completo y a tiempo parcial hasta personal estacional. Sin embargo, ciertos grupos, como contratistas independientes e individuos contratados para el trabajo doméstico informal en una casa privada, están exentos. Los empleadores tampoco necesitan completar I-9 para las personas que no trabajan físicamente en los EE.UU. Para las empresas, asegurar que cada empleado elegible complete un I-9 no es sólo una formalidad, es una obligación legal, y los errores u omisiones pueden llevar a costosas sanciones.

¿Cuándo debe completarse el formulario I-9?

El formulario I-9 debe completarse muy temprano en el proceso de contratación para garantizar el cumplimiento de la ley federal. Los empleados deben llenar la Sección 1 del formulario a más tardar en su primer día de trabajo, aunque pueden completarlo una vez que han aceptado una oferta de trabajo. Los empleadores, por otro lado, deben revisar los documentos del empleado y completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles del primer día de trabajo del empleado. Este apretado calendario asegura que ambas partes confirman rápidamente la elegibilidad para el trabajo y evitar posibles problemas legales.

Por ejemplo, si un empleado comienza a trabajar un lunes, el empleador tiene hasta el jueves de esa misma semana para terminar el proceso de verificación. Los empleadores que no cumplen con este plazo se arriesgan a multas y otras sanciones si son auditados. Es por eso que muchos equipos de RRHH construyen el proceso I-9 directamente en el embarque para asegurarse de que no se pasa por alto. Completar el formulario a tiempo no es sólo una casilla legal para comprobar, es un paso crítico en el mantenimiento de un lugar de trabajo conforme y responsable.

¿Cómo funciona el formulario I-9?

El proceso de completar un formulario I-9 implica la colaboración entre el empleado y el empleador.

1. Inicialmente, un empleado está obligado a dar fe de su autorización legal para trabajar en los Estados Unidos proporcionando información precisa de los empleados.
2. Posteriormente, deben presentar a su empleador un conjunto de documentos aceptables, que pueden incluir documentos de identificación y documentos de autorización de empleo (EAD), para probar tanto su identidad como la autorización de trabajo.
3. Es responsabilidad del empleador examinar a fondo estos documentos, asegurándose de que son genuinos y corresponden al empleado que los presenta. Los detalles de estos documentos se registran en el formulario I-9 del empleado.

En algunos casos, los empleadores tienen la opción de utilizar un procedimiento alternativo autorizado por el Departamento de Seguridad Interior para el examen a distancia de estos documentos, que debe indicarse en el formulario en consecuencia.Este proceso de verificación integral subraya la importancia del cumplimiento de las disposiciones sobre inmigración y contra la discriminación, salvaguardando la condición laboral legal de los trabajadores en los Estados Unidos.

Ejemplo de formulario I-9

Ver Formulario I-9, emitido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE.UU. bajo el Departamento de Seguridad Nacional,en este enlace. Este documento obligatorio es para la verificación de elegibilidad laboral en los Estados Unidos. Ordena que los empleadores proporcionen las instrucciones del formulario a los empleados y cumplan con sus requisitos, enfatizando la prohibición de discriminación basada en la ciudadanía, estatus migratorio, u origen nacional en el proceso de documentación.

Componentes clave del formulario I-9

El Formulario I-9, establecido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), se divide en cuatro partes, cada una de las cuales cumple un propósito específico en el proceso de verificación del empleo.

• Página 1La función del empleador consiste en examinar estos documentos para verificar su autenticidad y registrar los detalles en la sección 2. En particular, existe una disposición para los empleadores que optan por examinar a distancia los documentos bajo un procedimiento autorizado por el Departamento de Salud y Servicios Humanos para indicar esta elección en el formulario.
• Página 2lista los documentos aceptables que el empleado puede presentar, a los que los empleadores están obligados a proporcionar acceso, ya sea como una copia impresa o a través de un hipervínculo. Sin embargo, no es necesario que esta página se conserve con la documentación del Formulario I-9.
• Página 3características Suplemento A, centrándose en el preparador y / o certificación de traductor para aquellos empleados que necesitan asistencia para completar la sección 1. Esta página debe ser llenada y se mantiene con el formulario I-9 si se utiliza.
• Página 4contiene el Suplemento B, que trata de la Reverificación y Recontratación. Esta sección se completa y se conserva sólo cuando la autorización de empleo de un empleado necesita ser revisada o en casos de recontratación.

Además, los empleadores son responsables de asegurar que todos los empleados tengan las instrucciones necesarias para rellenar el Formulario I-9, poniéndolos a disposición a través de una copia impresa o un hipervínculo. Es crucial que todas las páginas completas del Formulario I-9 se conserven durante un período determinado para que puedan ser inspeccionadas por funcionarios gubernamentales autorizados. La versión en español del Formulario I-9 está disponible para su uso en Puerto Rico, y como guía de traducción en otros lugares, reconociendo las disposiciones antidiscriminatorias y fomentando un ambiente de trabajo más inclusivo.

La naturaleza llenable del formulario I-9 requiere que todas las firmas se firmen manualmente, adhiriéndose a las normas DHS para evitar posibles penalizaciones.

Formulario I-9 vs Formulario W-4

Aunque los formularios I-9 y W-4 son partes estándar de los nuevos trámites de contratación, sirven para fines muy diferentes. El formulario I-9 se centra en verificar laderecho a trabajar en los Estados Unidos. Requiere que los empleados proporcionen documentación que demuestre su identidad y su autorización para trabajar, mientras que el empleador confirma y registra esos detalles.Formulario W-4, por otro lado, se trata de impuestos. Le dice al empleador cuánto impuesto federal a la renta a retener del salario del empleado, basado en factores como el estado civil, dependientes, y otras consideraciones financieras personales.

En la práctica, esto significa que la I-9 protege a los empleadores al asegurar que su fuerza laboral está legalmente autorizada, mientras que la W-4 ayuda a los empleados a gestionar sus obligaciones fiscales. Ambos son igualmente importantes, pero abordan aspectos completamente diferentes del empleo: cumplimiento de la ley de inmigración versus cumplimiento de la ley fiscal. Para un proceso de incorporación sin problemas, los empleadores deben estar dispuestos a explicar la distinción para que los nuevos empleados entiendan por qué se les pide que completen ambos formularios y cómo cada uno afecta su trabajo y paga.

I-9 Forma en cáscara

• Obligatorio para todos los empleados:Tanto los ciudadanos estadounidenses como los no ciudadanos deben completarlo al contratarlos.
• Requisitos de verificación:Los empleadores deben verificar la documentación de los empleados de las listas A, B o C.
• Retención e inspección:Los empleadores deben conservar los formularios cumplimentados y presentarlos para su inspección si así lo solicitan los funcionarios gubernamentales autorizados.