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Un número de identificación del empleador (EIN) – a veces llamado número de identificación del empleador federal oIRSNúmero de identificación del empleador – es un número de nueve dígitos único emitido por el IRS para identificar una empresa a efectos fiscales.
Es básicamente el número de Seguro Social de su empresa (SSN). Donde un SSN identifica a una persona en el sistema de impuestos de EE.UU., su EIN identifica su negocio. Sin uno, no puede contratar empleados, pagar ciertos impuestos, abrir una cuenta bancaria de negocios de EE.UU., o solicitar las licencias que su negocio podría necesitar.
Si usted es un empleador global, un EIN es a menudo lo primero que necesitará antes de que pueda operar legalmente en los Estados Unidos.nómina, el cumplimiento y los sistemas financieros, por lo que es un paso esencial enexpandiéndose hacia los EE.UU.. mercado.
Aprenda todo lo que necesita saber sobre la contratación en los EE.UU.
Por qué una EIN es importante para los empleadores globales
Digamos que usted dirige una empresa de software en Berlín. Acaba de conseguir un gran cliente enNueva Yorky quiere contratar a un director de proyecto local para supervisar el trabajo. Usted ha encontrado la persona perfecta, pero no puede ponerlos legalmente en su nómina hasta que tenga su EIN.
Sin ella, podrías enfrentarte a:
- Retrasos en la nómina de sueldos:Los proveedores de nómina de los EE.UU. requieren un EIN para procesar los salarios.
- Bloqueos bancarios:La mayoría de los bancos estadounidenses no abrirán una cuenta de negocio sin una.
- Cuestiones relativas al cumplimiento:No presentar impuestos con toda la información correcta significarásanciones del IRS.
Con ella, puedes:
- Empleados remunerados Legalmente:Requerido para informes salariales y retención de impuestos.
- Impuestos de negocios de archivos:Para el empleo, las empresas o impuestos especiales.
- Cuentas bancarias abiertas basadas en los Estados Unidos:Esencial para pagos locales y crédito de construcción.
- Solicitar Licencias de Negocios:Algunos permisos estatales y locales en industrias como la salud y la seguridad, el comercio al por menor y la construcción, por ejemplo, requieren una EIN.
- Negocios por separado â Finanzas personales:Proteja su SSN personal y reduzca los riesgos de robo de identidad.
Para las empresas globales, tener un EIN también simplifica el papeleo para formularios comoW-2(informe sobre los salarios de los empleados),W-8BEN(estatuto extranjero), y941(declaración trimestral de impuestos del empleador).
1099 o W-2? Aprenda la diferencia y por qué es importante.
EIN vs. otros números de identificación fiscal
El sistema tributario estadounidense utiliza varios identificadores de impuestos diferentes. He aquí cómo se compara una EIN:
| EIN | SSN | ITIN | |
|---|---|---|---|
| Finalidad | Identificación del impuesto de negocios para empresas, fideicomisos y organizaciones sin fines de lucro | Identificación del impuesto personal para ciudadanos/residentes estadounidenses | Identificación fiscal de los no residentes sin SSN |
| Formato | XX-XXXXXXX | XXX-XX-XXXX | 9XX-XX-XXXX |
| Expedido por | IRS | Administración de la Seguridad Social | IRS |
| ¿Quién lo usa? | Empresas, LLCs, organizaciones sin fines de lucro y empleadores globales que contratan en los EE.UU. | Personas | Extranjeros con obligaciones tributarias de los Estados Unidos |
Si usted es un negocio, especialmente un extranjero que contrata en los EE.UU., usted casi siempre estará tratando con un EIN, no un SSN o ITIN.
¿Quién necesita un EIN?
Es probable que tenga que solicitar un número de identificación federal si su negocio:
- Contrata empleados en los Estados Unidos (incluso un trabajador a tiempo parcial)
- Opera como una corporación, sociedad o sociedad multi-miembro LLC
- Dirige una organización sin fines de lucro en los EE.UU.
- Retiene impuestos para personas que no son estadounidenses
- Quiere abrir una cuenta bancaria de negocios de EE.UU.
- Necesita licencias o permisos de negocios estatales o federales, particularmente si usted está operando en las industrias de salud, finanzas, servicios alimentarios o ventas de alcohol
Incluso si usted no está legalmente obligado a tener uno, a menudo vale la pena aplicar de todos modos, especialmente para aumentar su credibilidad con los bancos, vendedores y cualquier socio con sede en EE.UU..fundadores mundialesasegurar un EIN como parte de su lista de verificación de expansión temprana.
Cómo solicitar un EIN
La buena noticia es que solicitar un EIN es gratis, y el proceso es más sencillo de lo que la mayoría de la gente espera. Dicho esto, tendrá que tener en cuenta que las aplicaciones internacionales tardarán un poco más en procesarse, ya que no todos los métodos están disponibles fuera de los EE.UU..
Así es como se ve el proceso de principio a fin.
1. Compruebe si necesita uno.
Si usted está pagando empleados de los EE.UU., la apertura de una cuenta bancaria, o la presentación de impuestos en los EE.UU., usted € ¢.
2. Recopila tu información.
- Nombre comercial legal
- Dirección física y postal
- Nombre y SSN/ITIN de su “parte responsable” (una persona que puede actuar en nombre de la empresa)
3. Elija su método de aplicación.
En línea
Esta es la manera más rápida de obtener un EIN, con su número emitido al instante una vez que complete la aplicación. Sin embargo, sólo está disponible para las empresas que tienen una dirección de los EE.UU. y una parte responsable con una identificación de contribuyente válida emitida por los EE.UU. (SSN, ITIN, o EIN).
Si cumple con estos requisitos, puede solicitar directamente a través del funcionarioSitio web del IRS.
Por teléfono
Este es el método principal para los solicitantes internacionales que no tienen una dirección de los EE.UU. o identificación del contribuyente. Puede llamar al IRS en +1-267-941-1099 entre las 6 a.m. y 11 p.m. hora del este, de lunes a viernes.
Una vez que su solicitud sea revisada y aprobada por teléfono, su EIN se emitirá inmediatamente. Es mejor llamar tan pronto como las líneas telefónicas se abren para evitar largos tiempos de espera, y tener su completadoFormulario SS-4delante de ti como referencia.
Por fax
Puedes completarFormulario SS-4Los solicitantes estadounidenses deben utilizar 855-641-6935, mientras que los solicitantes internacionales deben enviar sus formularios por fax al 304-707-9471.
El procesamiento generalmente toma alrededor de cuatro días hábiles, y si usted incluye un número de fax de devolución, el IRS enviará su confirmación de EIN por fax.
Por correo
Esta es la opción más lenta, pero funciona tanto para los solicitantes estadounidenses e internacionales. Envíe su formulario SS-4 completado a la oficina del IRS en Cincinnati, Ohio (Los detalles de la dirección se enumeran en el sitio web del IRS).
El procesamiento suele durar hasta cuatro semanas, pero puede ser más largo durante los períodos de impuestos ocupados. Este método es mejor si usted no está en un apuro y prefiere mantener toda la documentación en papel.
Consejo Pro:
El IRS solo emite un EIN por día por parte responsable. Si administra varias entidades, planifique sus aplicaciones en consecuencia.
Desafíos comunes de la EIN para los empleadores internacionales
Aunque obtener un EIN es libre y relativamente sencillo de solicitar, los empleadores internacionales pueden encontrarse con algunos obstáculos. Saber estos por adelantado y cómo evitarlos le ahorrará tiempo, dinero y mucha frustración.
1. Acceso limitado en línea
El sistema de aplicaciones en línea del IRS sólo está disponible para las empresas con una dirección estadounidense y una parte responsable que tiene una identificación de contribuyente válida emitida por Estados Unidos. Esto significa que la mayoría de las empresas no estadounidenses están excluidas del método de aplicación más rápido.
En su lugar, necesitará aplicar por teléfono, fax o correo. Cada una de estas opciones funciona, pero son más lentas y pueden requerir más preparación, especialmente si estás en una zona horaria diferente o necesitas coordinar el papeleo entre varios equipos.
Consejo Pro:
Si es posible, prepare y revise su Formulario SS-4 con antelación para que pueda proporcionar toda la información requerida en el primer intento, evitando retrasos de ida y vuelta.
2. Tiempos de espera prolongados
Si usted está aplicando por teléfono, llamará a laIRS Business Línea de impuestos especialesLa línea es notoria por largas esperas – a veces más de una hora durante la temporada de pico de impuestos.
Dado que la línea telefónica opera en U.S. Eastern Time, los solicitantes internacionales pueden tener que llamar fuera de su horario habitual de negocios.
Consejo Pro:
Llame lo más cerca posible de la hora de apertura (6 a.m. ET) para pasar más rápido. Tenga sus datos listos para ir para que pueda completar el proceso en una llamada.
3. Sitios web de estafas
Debido a que los EIN son tan esenciales, un montón de sitios web no oficiales pretenden “ayudar” a solicitar – por una cuota. cargo por las aplicaciones EIN, por lo que cualquier sitio que lo hace es un intermediario que añade costos innecesarios o una estafa directa.
Consejo Pro:
Aplicar siempre a través del funcionarioCanales del IRS listados en IRS.gov.Si no está seguro, compruebe que la dirección web termina en.gov y evite dar información sensible a servicios de terceros (que incluye herramientas de IA!).
4. Necesidad de una nueva EIN
Una vez emitido, un EIN generalmente se queda con su negocio de por vida. Sin embargo, hay situaciones en las que tendrá que solicitar una nueva. Estas incluyen:
- Usted cambia su estructura de negocio (por ejemplo, de una propiedad única a una corporación)
- Usted esadquirida por o fusionadacon otra empresa
- Su negocio se convierte en una filial de otra entidad
- Hay un cambio completo en la propiedad
Consejo Pro:
Si su negocio sufre un cambio significativo, revise las directrices del IRS para cuándo se requiere una nueva EIN. Esto puede ayudarle a evitar el incumplimiento involuntario.
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Preguntas frecuentes sobre los números de identificación del empleador
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Sí, las empresas internacionales pueden obtener un EID, pero necesitará solicitarlo por teléfono, fax o correo si no tiene una dirección de los Estados Unidos.
El tiempo de espera para una solicitud de número de identificación del empleador dependerá de su método de solicitud. Las solicitudes de teléfono se pueden completar el mismo día, fax toma alrededor de cuatro días hábiles, y correo puede tomar hasta cuatro semanas.
Sólo necesita un nuevo EID si cambia la propiedad o el tipo de entidad de su negocio. Tome por ejemplo si cambia de una propiedad única a una corporación, necesitará un nuevo EID.
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