Política de trabajo a distancia

Con el fin32,6 millonesAmericanos trabajando remotamente,trabajo a distanciaLas empresas de todo el mundo están adoptando modelos de trabajo flexibles, no sólo para atraer a los mejores talentos y mantener felices a los empleados, sino también para reducir las emisiones de carbono de los desplazamientos.

Aunque este modelo ofrece una gran cantidad de positivos para las empresas, la gestión de unequipo distribuido¿Cómo mantener a todos en la misma página? ¿Cómo proteger la información confidencial? ¿Cómo ustedgestionarlos eficazmente?• •Ahí es donde entra en juego una sólida política de trabajo remoto –a veces llamada un acuerdo de trabajo desde el hogar.

Es el plan que esboza las directrices y expectativas para los empleados que trabajan fuera de un entorno de oficina tradicional. La política aclara todo, desde las horas de trabajo y las expectativas de comunicación hasta la seguridad de los datos y el manejo de información confidencial sensible. Tener una política clara asegura que todos sepan lo que se espera, no importa de dónde estén trabajando.

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¿Todas las empresas remotas necesitan una política de trabajo remoto?

Con98%de profesionales que quieren trabajar al menos una parte del tiempo remotamente para el resto de sus carreras, no ofrecer un modelo remoto o híbrido probablemente pondrá a su empresa en desventaja, si no ahora, entonces ciertamente en el futuro.

Incluso si usted tiene sólo unos pocos empleados remotos u operar un modelo híbrido donde el personal trabaja desde casa en algunos días y en la oficina en otros, tener una política de trabajo remoto sigue siendo crucial.

He aquí por qué:

• Establece Borrar expectativas:Una política establece límites claros para los empleados que trabajan a distancia en torno a horarios de trabajo, disponibilidad, comunicación y expectativas de rendimiento.
• Te mantiene legal:Sin una política adecuada, se corre el riesgo de perder importantes regulaciones relacionadas con impuestos, compensación de los trabajadores y seguridad de datos, especialmente para las empresas con equipos internacionales.
• Protege sus datos:Con trabajadores remotos accediendo a sistemas desde casa, necesita reglas para salvaguardar la información patentada. Puede utilizar herramientas de mandato como una red privada virtual (VPN) para mantener las cosas seguras.
• Garantiza la equidad:Una política clara nivela el campo de juego, para que todos los empleados remotos sepan lo que se espera, lo que puede ayudar a crear confianza y fomentar el trabajo en equipo.

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Muestra de una política de trabajo remoto

A veces es más fácil entender un concepto con un ejemplo práctico. A continuación se muestra una muestra de unpolítica de trabajo a distanciaque usted podría personalizar para su propia empresa:

[Nombre de su empresa] Resumen de la política de trabajo remoto

• Objeto:Esta política esboza las directrices para los empleados que trabajan a distancia, ayudando a garantizar un entorno de trabajo a distancia productivo y seguro.
• Elegibilidad:El trabajo a distancia está disponible para los empleados cuyas funciones lo permiten. Esto dependerá de las responsabilidades individuales y las necesidades de las empresas.
• Horas de trabajo:Se espera que los empleados trabajen [horas estándar], con flexibilidad para las diferencias de huso horario. También pueden ser necesarias horas básicas para la colaboración en equipo.
• Comunicación:La comunicación del equipo debe realizarse a través de [las herramientas de comunicación preferidas por la empresa].Las respuestas deben realizarse en [X] horas durante las horas de trabajo.
• Seguridad de los datos:Los empleados deben utilizar redes seguras y VPNs al acceder a los datos de la empresa. Toda la información sensible debe almacenarse en plataformas seguras y aprobadas.
• Equipo:[Nombre de la empresa] proporcionará a los empleados las herramientas necesarias (laptops, licencias de software, etc.) Los empleados son responsables de mantener una configuración funcional de la oficina en el hogar.
• Rendimiento:Los empleados serán evaluados sobre la base de las mismas métricas de rendimiento que los empleados de la oficina. Se programarán check-ins regulares para asegurar que el rendimiento se mantenga en el camino.

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¿Qué debe incluirse en una política de trabajo remoto?

La creación de un acuerdo de trabajo a distancia eficaz va más allá del simple establecimiento de horarios de trabajo y protocolos de comunicación, y debería abarcar ámbitos clave que garanticen que el trabajo se realice de manera eficiente, sin interrupciones, al tiempo que se salvaguarda la información sensible de las empresas y se protege contra los riesgos de seguridad.

Estas son las secciones clave a considerar:

1. Elegibilidad para el trabajo a distancia

No todos los trabajos pueden ir a distancia, y no todos los empleados califican. Establecer directrices claras asegura que todo el mundo sabe lo que se espera y mantiene todo justo en todos los ámbitos.

¿ Quién puede trabajar a distancia?

Aclarar qué roles son elegibles para trabajos remotos. Por ejemplo, una posición que requiere colaboración en persona (como un rol de servicio al cliente o un trabajador de almacén) puede no ser adecuada para trabajos remotos. Mientras que un rol enfocado en la escritura o el análisis de datos puede ser ideal para configuraciones remotas.

Cómo solicitar trabajo remoto

Definir cómo los empleados pueden solicitar un trabajo remoto. ¿Deberían presentar una solicitud formal a HR? ¿Necesita aprobación del gerente? ¿Habrá un período de prueba o evaluación del desempeño? Haga el proceso claro.

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2. Horarios y horarios de trabajo

El trabajo a distancia ofrece flexibilidad, pero eso no significa que nada vaya a la hora de programar. Establecer horarios de trabajo claros ayuda a mantener a los equipos coordinados y productivos, incluso cuando se extienden por diferentes zonas horarias.

Normalización de las horas de trabajo

A pesar de que el trabajo remoto ofrece flexibilidad, es importante establecer horas de trabajo estándar (por ejemplo, de 9 AM a 5 PM). Si su equipo se está dispersando por diferentes países, tendrá que considerar cómo las zonas horarias pueden afectar a la programación, y naturalmente asegurarse de que los horarios de trabajo se adapten a estas diferencias. Unas directrices claras sobre la disponibilidad ayudarán a asegurar que su equipo pueda colaborar eficazmente entre diferentes regiones. Parte de hacer que eso suceda podría ser establecer horas superpuestas si usted tiene equipos en diferentes zonas horarias, donde todos están en línea entre ciertas horas del día.

Flexibilidad

Uno de los más grandesventajas del trabajo a distanciaes la flexibilidad que ofrece a los empleados. Permítanles ajustar sus horas según sea necesario, pero asegúrense de establecer tiempos de disponibilidad básicos donde el equipo pueda reunirse para reuniones y colaborar en proyectos cuando sea necesario.

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3. Protocolos de comunicación

Con los miembros del equipo trabajando desde varias ubicaciones, es importante establecer canales que mantengan a todos en el bucle. La comunicación clara ayuda a mantener una sensación de conexión y asegura que el trabajo fluye sin problemas sin perder un ritmo. Poner el trabajo y las políticas para combatir la mala comunicación también ayudará a su empresa a mitigar algunos de los inconvenientes comunes del trabajo remoto, como el aislamiento y la separación.

Herramientas a usar

Especifique qué herramientas de comunicación utiliza su empresa, ya sea Slack, Zoom u otras plataformas. Es importante establecer expectativas en torno a estas herramientas, incluyendo cuándo y cómo deben registrarse los empleados.

Expectativas de tiempo de respuesta

En estos entornos de ritmo rápido, es posible que desee establecer expectativas en torno a los tiempos de respuesta. Por ejemplo, pedir a los empleados que respondan dentro de 2 horas durante las horas de trabajo. Esto mantiene la pelota rodando en las decisiones y asegura que la comunicación no ralentiza el impulso, ya sea que su equipo esté al otro lado de la calle o en todo el mundo.

Ingresos periódicos

Ya sea a través de standups diarios o reuniones semanales del equipo, tener check-ins regulares asegura que todos permanecen alineados y comprometidos. Ayuda a mantener a sus trabajadores remotos conectados con el equipo y los objetivos del negocio.

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4. Expectativas de desempeño

Si bien el trabajo remoto no cambia la necesidad de un alto rendimiento, significa que tienes que ser más intencional sobre comunicar claramente las expectativas y comprobar regularmente. Cuando no interactúas en persona de vez en cuando o en absoluto, es más fácil que las tareas se deslicen a través de las grietas o que el progreso pase desapercibido.

Responsabilidades laborales

Sea muy claro acerca de las responsabilidades laborales, incluyendo las expectativas en torno a la calidad del trabajo, los plazos de los proyectos y la comunicación, y asegúrese de que usted está registrando regularmente para asegurarse de que las cosas están en camino.

Métricas de rendimiento

La configuración de métricas de rendimiento, como KPIs, plazos de proyecto y retroalimentación de pares, le da a usted y a su equipo objetivos mensurables para trabajar. Los check-ins frecuentes permiten ajustes y aseguran que todos estén alineados y motivados.

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5. Tecnología y equipo

Desde proporcionar a los empleados la tecnología necesaria hasta ofrecer soporte para sus configuraciones de oficina en casa, asegurarse de que su equipo esté totalmente equipado es muy importante cuando se trata de prevenir la frustración y mantener a su equipo en su mejor desempeño.

Equipo suministrado por la empresa

Enumere el equipo que proporcionará para los empleados, incluyendo computadoras portátiles, software o acceso a una VPN. Deje en claro qué herramientas son necesarias para el trabajo remoto, y aclare quién es responsable del mantenimiento o reemplazos.

Políticas de reembolso

Si se espera que los empleados compren herramientas o equipo (como sillas de oficina o escritorios de oficina en casa), delinee sus políticas de reembolso.Si está ofreciendo estipendios para los costos de Internet u otros gastos relacionados con el trabajo, proporcione detalles sobre cómo los empleados pueden presentarse para el reembolso.

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6. Seguridad y confidencialidad de los datos

El trabajo a distancia aumenta las apuestas cuando se trata de proteger la información confidencial. Tendrá que establecer directrices claras en torno a la seguridad de los datos, redes seguras y confidencialidad para salvaguardar la información confidencial y garantizarCumplimiento de las normas de recursos humanoscon todas y cada una de las leyes de privacidad.

Directrices para la protección de datos

Con el trabajo remoto viene el aumento del riesgo de brechas de datos. Asegúrese de incluir directrices sobre el uso de redes seguras, VPNs y comunicación cifrada. Delinee claramente la importancia de la seguridad de datos para proteger la información confidencial.

Confidencialidad

Con empleados que trabajan desde diferentes ubicaciones, la seguridad de los datos de la empresa es más importante que nunca. Su política debe establecer expectativas claras para el uso de redes seguras, VPNs y comunicaciones cifradas al acceder a los sistemas de la empresa. También es clave recordar a los empleados que mantengan los datos de propiedad y clientes confidenciales, con consecuencias claras para cualquier incumplimiento.

Una vez que hayas puesto en marcha todas estas regulaciones y directrices, ¡tendrás que entrenar a tu equipo para cumplirlas!

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7. Cuestiones jurídicas y de cumplimiento

Desde una perspectiva de negocio, el cumplimiento legal y la seguridad de datos son posiblemente las dos áreas más importantes para ponerse bien cuando usted está poniendo su política de trabajo a distancia juntos. Si no se hace correctamente, ambos pueden dar lugar a ejercicios de recuperación costosos para su empresa.

Consideraciones jurídicas

Las cosas se pueden complicar especialmente si usted está contratando trabajadores remotos en los EE.UU. donde leyes como la Ley de Trabajo Justo (FSLA) establece reglas para el salario mínimo, horas extras y mantenimiento de registros para los empleados remotos.

Alternativamente, si usted está contratando en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone reglas estrictas sobre cómo se deben tratar los datos personales, lo que puede afectar la forma en que almacena y procesa la información relacionada con empleados o clientes.

Su política tendrá que ser revisada caso por caso dependiendo de la jurisdicción específica o localDerecho laboral, especialmente si eresempleo de trabajadores remotos en varios países.

• Consecuencias fiscales:Ciertas regiones pueden requerir que retenga y remita los impuestos de manera diferente dependiendo de la ubicación del empleado.
• Compensación de los trabajadores:Algunas áreas exigen que los trabajadores remotos deben estar cubiertos por el seguro de compensación de los trabajadores, incluso si están trabajando desde su casa o un espacio de oficina no tradicional.
• Ley de empleo:Ya sea que se pague tiempo libre, licencia familiar o procedimientos de terminación, diferentes regiones pueden tener diferentes normas de derecho laboral que usted tendrá que seguir.

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8. Salud y seguridad

El bienestar en un entorno remoto puede ser un acto de equilibrio para algunos empleados que pueden trabajar demasiado o sentirse aislados del resto del equipo.equilibrio entre el trabajo y la viday ofrecer recursos de salud mental ayudará a mantener a sus empleados sanos y felices.

Configuración del espacio de trabajo

Los empleados deben establecer un espacio de trabajo remoto seguro y ergonómico. Si su empresa proporciona estipendios para el equipo de oficina en casa, asegúrese de que los empleados entiendan lo que califica para el reembolso. Es importante que los empleados estén cómodos y tengan un espacio seguro para trabajar.

Apoyo a la salud mental

Dos tercios de los empleados encuentran trabajo remoto ocasionalmente aislado, con17%sentirse solo constantemente, por lo que es increíblemente importante que su empresa lleve a cabo chequeos regulares, organizar un ocasional social (en persona o virtual), y proporcionar a sus empleados con recursos de salud mental.

Si su organización ofreceprestaciones voluntarias, el acceso a programas de bienestar o apoyo a la salud mental como parte de la oferta puede ir un largo camino en el apoyo al bienestar general de sus equipos remotos.

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9. Indemnización y prestaciones

Los empleados a distancia merecen el mismo nivel de remuneración yprestacionescomo aquellos en la oficina, más algunos beneficios más específicos, algunos de los cuales son requeridos por la ley. Estos pueden incluir estipendios y reembolsos de la oficina en el hogar y la compensación de los trabajadores.

Indemnización justa

Los trabajadores a distancia deben recibirla misma indemnizacióny prestaciones como empleados en la oficina, incluidos lostiempo libre pagado(PTO) y seguro de salud. Si su empresa ofrece beneficios específicos a distancia, como estipendios de la oficina en casa, asegúrese de describirlos claramente.

Ajustes para el trabajo remoto

Si los trabajadores remotos tienen gastos relacionados con el trabajo desde casa, como el aumento de los costos de Internet, asegúrese de especificar si la empresa les reembolsará esos gastos o no.

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10. Examen y terminación de las políticas

A medida que el trabajo remoto evoluciona, también lo deberían hacer sus políticas. Revisar y actualizar regularmente su política de trabajo remoto lo mantendrá relevante y conforme a las cambiantes necesidades y regulaciones del negocio.

Proceso de examen

A medida que las necesidades de negocios y las leyes locales evolucionan, su política también debería. Considere revisar su política de forma regular, idealmente bianual o anual, para mantenerla actualizada.

Condiciones de terminación

Por ejemplo, si un empleado no cumple con las expectativas de rendimiento o viola las políticas de la empresa, el arreglo de trabajo a distancia podría ajustarse o terminarse por completo.