Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden

Als Geschäftsinhaber oder Personalleiter stoßen Sie möglicherweise auf den Begriff „Fehlklassifizierung von Mitarbeitern“, wenn Arbeitnehmer fälschlicherweise als solche identifiziert werdenunabhängige Auftragnehmerstatt Mitarbeiter. Dies kann zu ernsthaften rechtlichen und finanziellen Problemen führen, einschließlich hoher Strafen, Steuernachzahlungen und potenzieller Haftung für nicht gezahlte Löhne und Sozialleistungen. Um dies richtig zu machen, geht es nicht nur darum, Bußgelder zu vermeiden; es sorgt dafürEinhaltungmitArbeitsgesetze, um zukünftige Streitigkeiten oder kostspielige finanzielle Probleme zu verhindern.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Lieferfahrer als unabhängige Auftragnehmer bezeichnet, um Steuern zu umgehen und keine Vorteile anzubieten. Wenn das Unternehmen jedoch die Zeitpläne und Arbeitsmethoden der Fahrer vorschreibt, sollten diese Arbeitnehmer als Arbeitnehmer eingestuft werden. Eine falsche Klassifizierung könnte dazu führen, dass das Unternehmen für Lohnrückstände, Steuern und Bußgelder zur Verantwortung gezogen wird. Durch die ordnungsgemäße Einstufung der Arbeitnehmer wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und ein faires und respektvolles Arbeitsumfeld gefördert.

Warum eine Fehlklassifizierung von Mitarbeitern wichtig ist

• Verpasste Leistungen an Arbeitnehmer: Die Rechte und Vorteile, die Arbeitnehmern zur Verfügung stehen, wie Steuerpflichten, Krankenversicherung und Arbeitnehmerentschädigung, unterscheiden sich von denen unabhängiger Auftragnehmer. Wenn Mitarbeiter falsch eingestuft werden, entgehen ihnen wichtige Schutzmaßnahmen.
• Entgangene Einnahmen für die Regierung: Arbeitgeber, die ihre Arbeitnehmer falsch einstufen, behalten häufig nicht den richtigen Steuerbetrag ein. Dies wird von staatlichen Stellen ernst genommen, da es zu einem Verlust potenzieller Einnahmen führt. Das wird geschätzt3-4 Milliarden Dollargeht jedes Jahr aufgrund einer Fehlklassifizierung verloren. 
• Teure Bußgelder und Strafen: Eine falsche Einstufung stellt einen Verstoß gegen das Arbeitsrecht dar und kann kostspielige Strafen nach sich ziehen. In einigen Fällen kann es sogar dazu kommen, dass Unternehmen dazu verpflichtet werden, Arbeitnehmer rückwirkend als Arbeitnehmer einzustufen und Löhne und Sozialleistungen zurückzuzahlen.

Eine Fehlklassifizierung ist besonders schwierig, da die Regeln von Land zu Land oder von Bundesstaat zu Bundesstaat erheblich variieren können. Beispielsweise könnte ein Arbeitnehmer, der in den USA als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird, aufgrund unterschiedlicher Arbeitsnormen im Vereinigten Königreich als Arbeitnehmer gelten. Da diese Regeln komplex sein können, suchen viele Unternehmen den Rat von Experten ein, um die Vorschriften in allen Regionen einzuhalten.

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Die Unterschiede zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern

Die Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und unabhängigen Auftragnehmern variieren je nach den örtlichen Arbeitsgesetzen. Hier ist eine vereinfachte Aufschlüsselung:

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In den USA verfügen das Arbeitsministerium und das IRS über verschiedene Tests zur Klassifizierung von Arbeitnehmern, beispielsweise den Economic Reality-Test und den Common Law-Test.

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Folgen der falschen Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer

Die fälschliche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer kann zu erheblichen finanziellen, rechtlichen und betrieblichen Konsequenzen führen, vor allem weil sie gegen Arbeits-, Steuer- und Beschäftigungsgesetze verstößt. Nachfolgend finden Sie eine klare Zusammenfassung der möglichen Konsequenzen im Zusammenhang mit den US-Vorschriften: 

Rechtliche Konsequenzen

• Reputationsschaden: Wenn Fälle von Fehlklassifizierung öffentlich werden, kann dies den Ruf eines Unternehmens schädigen und es schwieriger machen, Talente anzuziehen, das Vertrauen der Kunden aufrechtzuerhalten und Investitionen zu sichern.
• Gestörte Belegschaft: Die Versetzung von Arbeitnehmern in den Angestelltenstatus bringt oft zusätzliche Kosten mit sich, etwa Sozialleistungen und Lohnsteuern, und erfordert unter Umständen eine deutliche Änderung der Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Betriebsabläufe strukturiert, insbesondere in Branchen, die stark auf Auftragnehmer oder Gig-Arbeiter angewiesen sind.
• Verwaltungsaufwand: Klassifizierungsfehler zu beheben ist nicht einfach. In der Regel sind Rechtsberatung, interne Prüfungen und die Einhaltung rückwirkender Steuer- oder Arbeitsvorschriften erforderlich, was dazu führen kann, dass Ressourcen von den Hauptprioritäten des Unternehmens abgezogen werden.

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Finanzielle Konsequenzen

• Nachsteuern und Zinsen: Unternehmen, die Mitarbeiter falsch einstufen, müssen möglicherweise unbezahlte Bundessteuern zahlen, einschließlichSozialversicherung (6,2 %),Medicare (1,45 %), UndBundesarbeitslosensteuer (FUTA), zuzüglich Zinsen. Möglicherweise müssen sie auch sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der FICA abdecken. Staaten können verlangenNachzahlungenauch für staatliche Einkommens- und Arbeitslosensteuern.
• Strafen: Die finanziellen Auswirkungen gehen über Steuernachzahlungen hinaus. Arbeitgeber können bestraft werden, wenn sie Einkommenssteuern nicht einbehalten (bis zu3 % des Lohnswenn vorsätzlich), die Nichtzahlung von FICA-Steuern (bis zu 40 %, wenn vorsätzlich) oder das Versäumnis, Formulare wie einzureichenW-2. In manchen Fällen können Unternehmer sogar persönlich haftbar gemacht werden. Bestimmte Staaten, wie Kalifornien, können Geldstrafen von bis zu 30 % verhängen25.000 US-Dollar pro Verstoß.
• Rückstände bei Löhnen und Sozialleistungen: Mitarbeiter, die falsch eingestuft wurden, fordern möglicherweise unbezahlte Löhne, versäumte Überstunden und Leistungen wie Gesundheitsversorgung, bezahlten Urlaub oder Rentenbeiträge. Arbeitgeber können auch für pauschalierten Schadensersatz haftbar gemacht werden.
• Bußgelder für Arbeitnehmerentschädigungen: Das Fehlen einer angemessenen Arbeitnehmerunfallversicherung kann zu Geldstrafen und einer potenziellen Haftung für damit verbundene Verletzungen am Arbeitsplatz führen.

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Operative Konsequenzen

• Arbeitnehmerklagen: Falsch eingestufte Arbeitnehmer können rechtliche Schritte einleiten, um nicht gezahlte Löhne, Sozialleistungen oder Schadensersatz zurückzufordern. Diese Klagen, oft Sammelklagen, können kostspielig sein, sowohl im Hinblick auf Auszahlungen als auch auf die Anwaltskosten.
• Durchsetzungsmaßnahmen der Regierung: Das IRS oder das Arbeitsministerium können den Verdacht einer falschen Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer untersuchen, was zu Prüfungen, Geldstrafen und Anordnungen zur Lohnrückzahlung führen kann. Staatliche Behörden, insbesondere in Staaten wieNew YorkoderKalifornien, kann in schweren Fällen auch Strafen oder sogar Strafanzeigen verhängen.
• Andere Agenturen: Mitarbeiter können sich an Organisationen wie das National Labour Relations Board (NLRB) wenden, wenn ihnen Gewerkschaftsrechte verweigert wurden, oder an die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), wenn es ein Diskriminierungsproblem gibt. In seltenen Fällen kann eine weit verbreitete Fehlklassifizierung strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Geldstrafen oder Gefängnisstrafen.

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Auswirkungen auf die Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer bedeutet eine Fehleinstufung, dass ihnen wichtige Schutzmaßnahmen wie Überstundenvergütung, Arbeitslosenversicherung und Gesundheitsleistungen entgehen. Sie könnten auch mit höheren Steuersätzen konfrontiert werden, da unabhängige Auftragnehmer sowohl für den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der Steuern verantwortlich sind.

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Strafen für die fälschliche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer

Die fälschliche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer kann schwerwiegende Folgen haben, und diese Folgen variieren je nach Land. Finanzielle Strafen, steuerliche Auswirkungen und Reputationsschäden sind nur einige der Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind, wenn sie ihre Arbeitnehmer falsch einstufen. Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie Strafen in verschiedenen Regionen durchgesetzt werden:

Vereinigte Staaten

In den USA kann der Internal Revenue Service (IRS) hohe Geldstrafen für nicht gezahlte Lohnsteuern verhängen. Unternehmen können auch bestraft werden, wenn sie wesentliche Leistungen wie Krankenversicherung oder Arbeitnehmerentschädigung nicht anbieten. Die Lohn- und Stundenabteilung des Arbeitsministeriums untersucht proaktiv Ansprüche wegen falscher Einstufung. Das könnten zum Beispiel Unternehmen seinFür jedes nicht eingereichte Formular W-2 wird eine Geldstrafe von 50 US-Dollar verhängtund schuldet möglicherweise auch einen Prozentsatz des gezahlten Lohns.

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Sehen Sie sich unseren vollständigen Leitfaden zu Strafen für Fehlklassifizierungen in den USA an.

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Vereinigtes Königreich

Im Vereinigten Königreich können Unternehmen, die Arbeitnehmer falsch einstufen, dies tunmit Konsequenzen rechnen müssennach dem Employment Rights Act. Dies kann die Erstattung von ausstehenden Löhnen, versäumtem Urlaubsgeld und Rentenbeiträgen, die hätten geleistet werden müssen, an Mitarbeiter umfassen.

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europäische Union

Innerhalb der EU sind die Strafen je nach Land unterschiedlich, können jedoch erheblich sein. Unternehmen könnten gezwungen sein, entgangenes Arbeitslosengeld an Arbeitnehmer zurückzuzahlen, und könnten mit hohen Geldstrafen belegt werden. Es besteht auch die Möglichkeit angespannter Beziehungen zu Gewerkschaften, die sich nachhaltig auf das öffentliche Image und die Beziehungen zu den Mitarbeitern eines Unternehmens auswirken können.

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Beispiele aus der Praxis für Strafen für die Fehleinstufung von Mitarbeitern

Mehrere bemerkenswerte Rechtsfälle verdeutlichen die Folgen einer Fehlklassifizierung von Mitarbeitern:

• FedEx: Das Unternehmen wurde mit Bußgeldern und Nachzahlungen in Millionenhöhe belegt, nachdem festgestellt wurde, dass es Fahrer fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft hatte.
• Uber: Der Oberste Gerichtshof des Vereinigten Königreichs entschied, dass Uber-Fahrer als Angestellte eingestuft werden sollten, was ihnen Anspruch auf Mindestlohn, Überstundenvergütung, Urlaubsgeld und andere Leistungen gibt.
• Nike: Nike drohen Geldstrafen von über 530 Millionen US-Dollar wegen falscher Einstufung von Zeitarbeitskräften im Büro.
• Microsoft:Microsoft zahlte 97 Millionen US-Dollar für die Beilegung eines langwierigen Rechtsstreits, in dem Tausende von Arbeitnehmern behaupteten, sie hätten Anspruch auf Sozialleistungen.

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So vermeiden Sie die Fehleinstufung eines Mitarbeiters als Arbeitgeber

Um eine Fehleinstufung von Mitarbeitern zu vermeiden, geht es nicht nur darum, rechtliche Kriterien zu erfüllen – es geht auch darum, ein faires, transparentes und nachhaltiges Arbeitsumfeld zu schaffen. Hier sind einige praktische Schritte, die Ihr Unternehmen unternehmen kann, um von Anfang an eine Klassifizierung zu erhalten:

Erstellen Sie stichhaltige Vereinbarungen mit unabhängigen Auftragnehmern (und halten Sie diese ein)

Die richtige Klassifizierung beginnt bereits bei der Rekrutierung und dem Onboarding. Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer beauftragen, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen getroffene Vereinbarung sowohl klar ist als auch den örtlichen Arbeitsgesetzen entspricht. Eine gut ausgearbeitete Vereinbarung sollte Folgendes darlegen:

• Umfang und Art der Arbeit
• Erwartete Stunden oder Projektzeitpläne
• Vertraulichkeitsklauseln und geistige Eigentumsrechte

Diese Verträge wecken nicht nur Erwartungen, sondern können auch als Rechtsschutz im Streitfall dienen. Aber denken Sie daran: Verträge allein reichen nicht aus. In vielen Ländern gilt der Grundsatz „Substanz vor Form“, was bedeutet, dass die tatsächliche Art der Arbeitsbeziehung wichtiger ist als die Art und Weise, wie sie auf dem Papier beschrieben wird.

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Bleiben Sie über die örtlichen Vorschriften auf dem Laufenden

Die Arbeitsgesetze entwickeln sich ständig weiter, insbesondere im Zusammenhang mit der Fernarbeit. Nehmen Sie sich Zeit, um die örtlichen Vorschriften für die Regionen zu recherchieren, an denen Sie interessiert sind, bevor Sie den nächsten Schritt unternehmen und einen unabhängigen Auftragnehmer oder Mitarbeiter einstellen.‍

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Führen Sie interne Audits durch

Routinekontrollen helfen Ihnen, auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben. Integrieren Sie Mitarbeiterklassifizierungsüberprüfungen in die Standardverfahren Ihres Unternehmens und weisen Sie jemandem in Ihrem Team die Verantwortung zu, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

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Konvertieren Sie Auftragnehmer in Mitarbeiter 

Wenn sich die Verantwortlichkeiten eines Auftragnehmers zu etwas entwickelt haben, das der Rolle eines Mitarbeiters ähnelt, ist es möglicherweise an der Zeit, seinen Status zu aktualisieren. Dies proaktiv zu tun bringt mehrere Vorteile:

• Stellt sicher, dass sie den Schutz und die Vorteile erhalten, die sie verdienen
• Trägt zur Steigerung der Teammoral und zur langfristigen Bindung bei
• Stärkt Ihre Unternehmenskultur und Ausrichtung
• Schützt Ihre Daten und Ihr geistiges Eigentum
• Hält Ihr Unternehmen gesetzeskonform

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Suchen Sie fachkundige Hilfe

Die Verwaltung der Compliance in mehreren Ländern erfordert Zeit und Fachwissen. Deshalb verlassen sich viele Unternehmen daraufHR-Compliance-Softwarewie Playroll, um auf dem Laufenden zu bleibenCompliance-Updatesund erhalten Anleitungen, um eine ordnungsgemäße Einstufung der Arbeitnehmer sicherzustellen, unabhängig davon, wo ihre Teams stationiert sind.

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Bei Playroll fühle ich mich immer vollkommen ruhig und sicher, was mir und den Menschen, die wir beschäftigen, sehr wichtig ist. Ich vertraue voll und ganz darauf, dass alles im Einklang mit dem Gesetz geschieht.

Violeta Cirkovic, HR-Generalistin, Two Desperados

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Checkliste zur Compliance zwischen Mitarbeitern und Auftragnehmern

Es ist nicht immer einfach zu wissen, ob jemand wirklich ein Angestellter ist oder den Status eines unabhängigen Auftragnehmers haben sollte. Es kann überraschend schwierig sein, insbesondere wenn verschiedene Länder (und sogar verschiedene Bundesstaaten) ihre eigenen rechtlichen Tests anwenden. In den USA beispielsweiseder wirtschaftliche Realitätstestwird häufig verwendet, um Arbeitgebern dabei zu helfenregelkonforme Einstellung unabhängiger Auftragnehmer.

Allerdings können einige klare Indikatoren Ihnen dabei helfen, mögliche Fehlklassifizierungen zu erkennen. Wenn Sie die Rolle eines Auftragnehmers überprüfen und feststellen, dass viele der folgenden Antworten eher Ihren Erwartungen an einen Mitarbeiter entsprechen, ist dies ein starkes Signal dafür, dass möglicherweise eine Neuklassifizierung erforderlich ist:

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Stellen Sie mit Playroll die globale Compliance sicher, wenn Sie unabhängige Auftragnehmer beauftragen

Die Navigation in der Arbeitnehmerklassifizierung auf globalen Märkten kann entmutigend sein, muss aber kein Wachstumshindernis darstellen.

MitPlayroll, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Belegschaft in über 180 Ländern weltweit ordnungsgemäß klassifiziert ist. Unsere lokalen Rechts- und Steuerexperten bleiben über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden, sodass Sie dies nicht tun müssen. Unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter einstellen oder Auftragnehmer beauftragen, stellen wir sicher, dass Ihre Prozesse lückenlos, konform und skalierbar sind.

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