Beschäftigungsstatus

Im Kern bezieht sich der Beschäftigungsstatus auf die Beziehung zwischen einem Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber. Es legt den Grundstein dafür, wie jemand eingestellt wird, wie er bezahlt wird und welche Rechte und Pflichten er hat.

Aus dem Beschäftigungsstatus sollte klar hervorgehen, was Sie fairerweise von Ihrem Mitarbeiter erwarten können und was er von Ihnen erwarten kann. Es sollte Ihnen sagen, ob jemand ein istVollzeitangestellterArbeiten40 Stunden pro Wochemit Leistungen wie einer Krankenversicherung, einem Teilzeitbeschäftigten, der weniger Stunden mit mehr Flexibilität ausgleicht, einem befristeten Mitarbeiter, der einen kurzfristigen Bedarf deckt, oder einemunabhängiger AuftragnehmerSie betreiben ihr eigenes Unternehmen, erbringen aber Arbeiten im Rahmen eines Vertrags.

Was ist ein Beschäftigungsstatuscode?

Ein Beschäftigungsstatuscode ist das, was HR undLohn- und Gehaltsabrechnungssystemeverwenden, um zu identifizieren, wie jemand beschäftigt ist. Jedes Unternehmen kann sein eigenes Kodierungsschema entwerfen. Einige Unternehmen verwenden einfache Bezeichnungen wie „FT“ für Vollzeit und „PT“ für Teilzeit, während andere sich auf numerische Codes verlassen, die auf detailliertere Kategorien in ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verweisen. Der Kodex für einen Teilzeitbeschäftigten stellt sicher, dass seine Arbeitszeiten und Leistungen nicht mit denen eines Vollzeitbeschäftigten verwechselt werden. Es ist ein einfaches System, aber es sorgt dafür, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und HR-Systeme organisiert, genau und konform sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen hat drei Mitarbeiter:

• Mitarbeiter 1 arbeitet 40 Stunden pro Woche alsVollzeitangestellterund ist krankenversichert.
• Mitarbeiter 2 arbeitet 20 Stunden pro Woche alsTeilzeitbeschäftigter, mit begrenzten Vorteilen.
• Mitarbeiter 3 ist einunabhängiger Auftragnehmer, bezahlt per Rechnung ohne Leistungen an Arbeitnehmer.

Hinter den Kulissen hat jeder von ihnen einen anderen Statuscode im Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem:

• Sarah könnte als „FT-01“ codiert sein.
• Jamal könnte „PT-02“ sein.
• Priya könnte „IC-03“ sein.

Was sind die verschiedenen Arten des Beschäftigungsstatus?

Bei internationalen Einstellungen ist es wichtig, die Hauptkategorien des Beschäftigungsstatus zu verstehen. Jeder Typ hat seine eigenen Regeln zu Leistungen, Steuern und Compliance, und diese sehen nicht in jedem Land gleich aus. Hier sind die Kerntypen, die Sie kennen sollten:

• Vollzeitangestellter: Auch bekannt als aW-2-Mitarbeiter, funktioniert normalerweise um40 Stunden pro Wocheim Rahmen eines unbefristeten Arbeitsvertrags. Sie erhalten in der Regel das komplette PaketVorteile, wie Krankenversicherung,bezahlter Urlaubund Rentenbeiträge. Dies ist die stabilste und engagierteste Beschäftigungsform, ideal für langfristige Geschäftsanforderungen.‍
• Teilzeitbeschäftigter: Arbeitet weniger Stunden als ein Vollzeitbeschäftigter, oft weniger als 30 Stunden pro Woche. Sie haben möglicherweise Anspruch auf bestimmte Leistungen, allerdings in der Regel in geringerem Umfang.

Neugierig auf Vollzeit vs. Teilzeit?

Nicht alle Arbeitszeiten sind gleich. Wenn Sie einen Vollzeitbeschäftigten fälschlicherweise als Teilzeitbeschäftigten oder als Auftragnehmer einstufen, drohen ernsthafte rechtliche und finanzielle Risiken.

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• Zeitarbeitskraft: Wird mit einem kurzfristigen Vertrag eingestellt, um den saisonalen Bedarf, besondere Projekte oder vorübergehende Abwesenheiten abzudecken. Obwohl sie möglicherweise auf der Gehaltsliste stehen, sind ihre Leistungen oft begrenzt und ihre Arbeitszeiten können schwanken.
• Unabhängiger Auftragnehmer: Eine selbständige Person, die Dienstleistungen im Rahmen eines Vertrags erbringt (denken Sie an a1099 Mitarbeiterin den USA). Sie haben nicht immer Anspruch auf die gleichen Leistungen wie Vollzeitbeschäftigte und sind für die Verwaltung ihrer Steuern selbst verantwortlich. Auftragnehmer ermöglichen Unternehmen den Zugang zu Fachkompetenzen ohne die Verpflichtung zur Vollbeschäftigung. Jedoch,Fehlklassifizierung von Mitarbeiternals Auftragnehmer ist ein häufiges Compliance-Risiko.
• Andere Klassifizierungen: Einige Länder erkennen zusätzliche Kategorien wie Praktikanten, Lehrlinge usw. anMitarbeiter auf Probe. Diese Rollen sind oft mit besonderen rechtlichen Schutzmaßnahmen oder Schulungsanforderungen verbunden. Beachten Sie, dass sich diese Status von Land zu Land erheblich unterscheiden können.
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Was ist der Unterschied zwischen dem Beschäftigungsstatus in den Vereinigten Staaten und dem Rest der Welt?

Es gibt keinen allgemeingültigen Standard für den Beschäftigungsstatus. Was als „Vollzeit“, „Teilzeit“ oder „Auftragnehmer“ gilt, kann je nach Standort Ihres Teams stark variieren. Für globale Arbeitgeber ist es wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern auch, um bei Ihrer Belegschaft die richtigen Erwartungen zu wecken. Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, wie die USA diese Kategorien im Vergleich zu anderen Ländern definiert, damit Sie die Vorschriften einhalten und klare Erwartungen an Ihr globales Team stellen können.

Beschäftigungsstatus in den Vereinigten Staaten

In den USA ist dieGesetz über erschwingliche Pflege (ACA)und die IRS-Regeln haben großen Einfluss darauf, wie Arbeitgeber definieren und behandelnVollzeit- versus Teilzeitbeschäftigte. Im Gegensatz zu vielen Ländern, in denen die Regierung die Gesundheitsversorgung unabhängig von den Arbeitszeiten vorschreibt oder bereitstellt, knüpft der ACA in den USA die Berechtigung zur Krankenversicherung an den Beschäftigungsstatus. Das bedeutet, dass die fälschliche Einstufung einer Person als Auftragnehmer, obwohl sie als Arbeitnehmer fungiert (oder die Nichterkennung, wann ein „temporärer“ Arbeitnehmer als Vollzeitbeschäftigter gilt), für Arbeitgeber dem Risiko von Bußgeldern, Gerichtsverfahren und IRS-Strafen aussetzen kann.

Im Rahmen des ACA beispielsweiseVollzeitbeschäftigte(Personen, die durchschnittlich 30 Stunden pro Woche arbeiten) haben Anspruch auf eine erschwingliche Krankenversicherung, die den Mindestversicherungsstandards großer Arbeitgeber entspricht. Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten müssen diese Leistung anbieten, da die Nichteinhaltung hoher IRS-Strafen zur Folge haben kann.

Andererseits verlangt der ACA von Arbeitgebern nicht, dass sie unabhängigen Auftragnehmern Leistungen gewähren. Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, ihren eigenen Krankenversicherungsschutz sicherzustellen, entweder privat oder über die Bundes- oder Landesmärkte.
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Wenn Sie in den USA falsch klassifizieren, zahlen Sie den Preis

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Beschäftigungsstatus im Rest der Welt

Außerhalb der USA ist der Beschäftigungsstatus im Allgemeinen stärker reguliert und Regierungen spielen eine größere Rolle beim Schutz der Arbeitnehmer. Beispielsweise garantieren befristete Verträge in Europa und Lateinamerika häufig die gleichen Leistungen wie Festangestellte, und Probezeiten sind immer noch mit Schutzmaßnahmen verbunden, die in den USA gelten.Beschäftigung nach Beliebennicht. 

Selbst Teilzeitbeschäftigte haben in vielen Ländern Anspruch auf anteilige Leistungen wie Urlaub oder Rente, was das Personalmanagement strukturierter, aber auch komplexer macht.

Globale Arbeitgeber unterliegen auch einer strengeren Aufsicht, wenn es um unabhängige Auftragnehmer geht.

Länder wie das Vereinigte Königreich und Deutschland verwenden strenge Tests (z. BIR35), um zu bestätigen, ob jemand wirklich selbstständig ist, was mit hohen Strafen für eine Fehleinstufung verbunden ist. Und über die Einhaltung der Vorschriften hinaus kann sich auch der Beschäftigungsstatus direkt auswirkenVisa-Sponsoring. Dies liegt daran, dass ein festangestellter Mitarbeiter möglicherweise Anspruch auf ein Arbeitsvisum hat, während dies bei einem Auftragnehmer häufig nicht der Fall ist. Diese Unterschiede verdeutlichen, warum globale Arbeitgeber nicht davon ausgehen können, dass die US-Normen weltweit gelten.
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Warum ist der Beschäftigungsstatus wichtig?

Der richtige Beschäftigungsstatus wirkt sich auf fast alles aus. Es bestimmt, ob jemand Anspruch auf Krankengeld, Urlaub oder Rentenbeiträge hat. Es prägt die steuerlichen Pflichten sowohl des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers. Auf globaler Ebene kann es sogar darüber entscheiden, ob eine Person für die Förderung eines Arbeitsvisums in Frage kommt oder ob sie die Kriterien für eine Arbeitserlaubnis erfüllt.

Der Beschäftigungsstatus ist das Rückgrat von Compliance, Arbeitnehmerrechten und Personalplanung. Es ist auch der Schlüssel zur Erschließung der Mobilität, aber eine falsche Einstufung von Mitarbeitern kann einen Visumantrag blockieren oder ein Sponsoring blockieren.
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Welchen Beschäftigungsstatus sollten Sie bei der Einstellung wählen?

Bei der Wahl des richtigen Beschäftigungsstatus geht es darum, Ihre Personalstrategie auf Compliance, Kosteneffizienz und langfristiges Wachstum auszurichten und nicht nur auf die Besetzung einer Stelle. Für globale Unternehmen ist die Entscheidung umso wichtiger, da jedes Land seine eigenen rechtlichen Rahmenbedingungen, Leistungsanforderungen und Regeln darüber hat, wer unter bestimmten Klassifizierungen eingestellt werden kann (oder nicht).

So gehen Sie bei der Einstellung unter Berücksichtigung des Beschäftigungsstatus vor: 

• Vollzeitbeschäftigte:Am besten für Kerngeschäftsrollen geeignet, bei denen Sie Stabilität, Loyalität und langfristiges Engagement benötigen. Bedenken Sie, dass Vollzeitbeschäftigte weltweit häufig über obligatorische Leistungen wie Gesundheitsversorgung, Renten oder bezahlten Urlaub verfügen. In den USA lösen sie auch ACA-Pflichten aus, sobald Sie mehr als 50 Mitarbeiter haben. Diese Option bietet Stabilität für den Mitarbeiter und Vorhersehbarkeit für das Unternehmen, ist jedoch langfristig mit höheren Kosten verbunden.
• Teilzeitbeschäftigte:Ideal, wenn Sie jemanden nicht für die gesamten 40 Stunden pro Woche benötigen, ihn aber dennoch Teil Ihrer Belegschaft sein möchten. In einigen Regionen haben Teilzeitbeschäftigte gesetzlich Anspruch auf anteilige Leistungen, was bedeutet, dass Sie dies in Ihrem Budget und Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten. In den USA bedeutet Teilzeit oft keine vorgeschriebenen Sozialleistungen, was niedrigere Mitarbeiterkosten bedeutet, aber auch weniger Bindungsanreize mit sich bringt.
• Saison-/Zeitarbeitskräfte:Dies ist eine großartige Option, wenn Sie zusätzliche Hände suchen, um saisonale Spitzen zu bewältigen, projektbezogenen Bedarf zu bewältigen oder beurlaubtes Personal zu betreuen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass befristete oder befristete Verträge weltweit stark reguliert sind. Einige Länder verlangen die Gleichbehandlung festangestellter Mitarbeiter, während andere eine größere Flexibilität ermöglichen.
• Unabhängige Auftragnehmer:Perfekt, um sich schnell Fachkenntnisse anzueignen, ohne den Aufwand für Beschäftigungsvorteile. Auftragnehmer geben Ihnen Flexibilität, bergen aber auch das weltweit höchste Risiko einer Fehlklassifizierung, das zu rückwirkenden Steuerverbindlichkeiten und Bußgeldern führen kann. Auch wenn Auftragnehmer eine gute Wahl sein können, müssen Sie sicher sein, dass sie der gesetzlichen Definition entsprechen, um Compliance-Risiken zu vermeiden.
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Weltweit einstellen? Fehler beim Beschäftigungsstatus können kostspielig sein.

Fehlklassifizierungsrisiken können das Wachstum blockieren, das Vertrauen schädigen und die Compliance beeinträchtigen. Überlassen Sie es nicht dem Zufall.

Vermeiden Sie eine Fehlklassifizierung von Mitarbeitern

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Wann sollten Sie erwägen, den Status Ihrer Mitarbeiter zu ändern?

Der Beschäftigungsstatus sollte sich als Reaktion auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Belegschaft weiterentwickeln. Es ist nicht verhandelbar, im Auge zu behalten, wann der Status eines Mitarbeiters aktualisiert werden muss. Wenn eine Änderung nicht rechtzeitig vorgenommen wird, kann dies zu Fehlklassifizierungsrisiken, Fehlern bei der Gehaltsabrechnung oder sogar zu Strafen gemäß den örtlichen Arbeitsgesetzen führen.

Hier sind häufige Situationen, in denen eine Änderung sinnvoll ist:

• Teilzeit bis Vollzeit:Ein Mitarbeiter, der dauerhaft 30 Stunden oder mehr pro Woche arbeitet, muss möglicherweise neu eingestuft werden. In den USA ist dies im Rahmen des ACA besonders wichtig, da das Erreichen dieses Schwellenwerts Krankenversicherungspflichten mit sich bringt. In vielen europäischen Ländern kann die Überschreitung der vertraglichen Arbeitszeit ohne Aktualisierung dazu führen, dass der Arbeitnehmer standardmäßig Anspruch auf anteilige oder volle Leistungen hat.
• Vorübergehend bis dauerhaft:Wenn eine kurzfristige Anstellung oder ein befristeter Vertrag über die ursprüngliche Laufzeit hinaus fortbesteht, kann der Arbeitnehmer automatisch Rechte als Festangestellter erlangen. Wird der Vertrag nicht aktualisiert, kann dies zur Folge haben, dass Ihnen Leistungen rückwirkend geschuldet werden. ‍
• Auftragnehmer zum Arbeitnehmer: Unabhängige Auftragnehmer, die sich wie Angestellte verhalten, d. h. sie haben feste Arbeitszeiten, nutzen Firmenausrüstung und sind einem Vorgesetzten unterstellt, sollten oft so schnell wie möglich als Angestellte neu eingestuft werden, um das Risiko einer Fehlklassifizierung zu vermeiden.
• Probezeit bis unbefristet:In vielen Ländern werden Mitarbeiter in der Probezeit nach Ablauf dieser Zeit in vollwertige Mitarbeiter umgewandelt, auch wenn die Unterlagen nicht aktualisiert werden. Arbeitgeber sollten den Status im Vorfeld des Ablaufs dieser Frist überprüfen und anpassen.
• Visum- oder Sponsorenänderungen:Wenn ein Arbeitnehmer ein Arbeitsvisum beantragt oder erhält, muss sich möglicherweise sein Beschäftigungsstatus ändern, um den Einwanderungsbestimmungen zu entsprechen. Beispielsweise verlangen viele Länder für die Visa-Sponsorierung eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung, was bedeutet, dass ein Auftragnehmer oder Zeitarbeiter möglicherweise nicht qualifiziert ist.
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So erhalten Sie den Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters

Um den Beschäftigungsstatus herauszufinden, können Arbeitgeber:

1. Überprüfen Sie die Bedingungen des Arbeitsvertrags.
2. Überprüfen Sie die Gehaltsabrechnungen auf Vollzeit- und Teilzeitstunden.
3. Überprüfen Sie HR-Datensätze auf Klassifizierungen wie Zeitarbeitnehmer oder unabhängiger Auftragnehmer.
4. Überprüfen Sie im globalen Kontext auch die Visumsanforderungen, einschließlich des Bewerbungsstatus für die angestrebte Beschäftigung.
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Best Practices: Verwendung und Pflege von Beschäftigungsstatusaufzeichnungen

1. Standardisieren Sie Beschäftigungsstatuscodes: Verwenden Sie konsistente Codes für die Klassifizierungen Vollzeit, Teilzeit, Zeitarbeit und Auftragnehmer.
2. Sorgen Sie für eine genaue Arbeitszeitverfolgung: Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen über Teilzeitbeschäftigung und Vollzeitbeschäftigung die tatsächlichen Arbeitszeiten widerspiegeln.
3. Überprüfen Sie Arbeitsverträge regelmäßig: Aktualisieren Sie Datensätze, wenn sich die Beschäftigungsbedingungen eines Mitarbeiters ändern.
4. Bleiben Sie im Einklang mit internationalen Gesetzen: Berücksichtigen Sie bei der Verwaltung globaler Mitarbeiter die Visa-Sponsoring-Anforderungen und die örtlichen Arbeitsgesetze.
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Der Beschäftigungsstatus wird mit Playroll richtig gemacht

Der Beschäftigungsstatus ist eines dieser „kleinen Details“, die große Auswirkungen haben. Es betrifft alles von der Gehaltsabrechnung über Sozialleistungen und Steuern bis hin zur Einwanderung. Es gibt keinen Grund, etwas falsch zu machen, denn das führt häufig zu Compliance-Problemen und unzufriedenen Mitarbeitern. 

Das ist woPlayrollerscheint, um die schwere Arbeit zu erledigen. Unsere Rechtsexperten prüfen und richten konforme Auftragnehmervereinbarungen in mehr als 180 Ländern ein, sodass Sie sich nicht mit den örtlichen Gesetzen herumschlagen müssen. Unabhängig davon, ob Sie Vollzeit-, Teilzeit- oder freiberufliche Talente einstellen, stellen wir sicher, dass jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an richtig eingestuft wird. Und wenn es Zeit dafür isteinen Auftragnehmer umwandelnWenn Sie ein Mitarbeiter werden, begleiten wir Sie reibungslos durch diesen Übergang. Das bedeutet, Rätselraten und Überraschungen zu vermeiden.