Employer Identification Number (EIN)

Eine Employer Identification Number (EIN) – manchmal auch Federal Employer Identification Number oder genanntIRSArbeitgeber-Identifikationsnummer – ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom IRS ausgegeben wird, um ein Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren.

Dabei handelt es sich im Wesentlichen um die Sozialversicherungsnummer (SSN) Ihres Unternehmens. Wenn eine SSN eine natürliche Person im US-Steuersystem identifiziert, identifiziert Ihre EIN Ihr Unternehmen. Ohne diese können Sie keine Mitarbeiter einstellen, bestimmte Steuern zahlen, kein US-Geschäftsbankkonto eröffnen oder die Lizenzen beantragen, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

Wenn Sie ein globaler Arbeitgeber sind, ist eine EIN oft das allererste, was Sie benötigen, bevor Sie legal in den Vereinigten Staaten tätig sein können. Es wird entsperrtLohn- und Gehaltsabrechnung, Compliance und Finanzsysteme, was es zu einem wesentlichen Schritt machtExpansion in die USA. Markt.

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Erfahren Sie alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in den USA wissen müssen.

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Warum ein EIN für globale Arbeitgeber wichtig ist

Nehmen wir an, Sie leiten ein Softwareunternehmen in Berlin. Sie haben gerade einen großen Kunden gewonnenNew Yorkund möchten einen Projektmanager vor Ort engagieren, der die Arbeit überwacht. Sie haben die perfekte Person gefunden, können sie aber erst dann legal auf Ihre Gehaltsliste setzen, wenn Sie Ihre EIN haben.

Ohne sie könnten Sie mit Folgendem konfrontiert werden:

• Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung:US-amerikanische Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister benötigen eine EIN, um Löhne zu verarbeiten.
• Banking-Hürden:Ohne Konto eröffnen die meisten US-Banken kein Geschäftskonto.
• Compliance-Probleme:Das Versäumnis, Steuern mit allen korrekten Informationen einzureichen, hat zur FolgeStrafen vom IRS.

Damit können Sie:

• Bezahlen Sie Mitarbeiter legal:Erforderlich für Lohnmeldungen und Quellensteuern.
• Gewerbesteuer einreichen:Für Arbeits-, Körperschafts- oder Verbrauchssteuern.
• Eröffnen Sie in den USA ansässige Bankkonten:Unverzichtbar für lokale Zahlungen und den Aufbau von Krediten.
• Beantragen Sie eine Gewerbelizenz:Einige staatliche und lokale Genehmigungen in Branchen wie Gesundheit und Sicherheit, Einzelhandel und Baugewerbe erfordern beispielsweise eine EIN.
• Separates Geschäft & Persönliche Finanzen:Schützen Sie Ihre persönliche SSN und reduzieren Sie das Risiko von Identitätsdiebstahl.

Für globale Unternehmen vereinfacht ein EIN auch den Papierkram für Formulare wieW-2(Mitarbeiterlohnmeldung),W-8BEN(ausländischer Status) und941(vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers).

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1099 oder W-2? Erfahren Sie den Unterschied und warum er wichtig ist.

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EIN vs. andere Steueridentifikationsnummern

Das US-Steuersystem verwendet mehrere unterschiedliche Steueridentifikatoren. So vergleicht ein EIN:

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Wenn Sie ein Unternehmen sind, insbesondere ein ausländisches Unternehmen, das in den USA Mitarbeiter anstellt, haben Sie es fast immer mit einer EIN zu tun, nicht mit einer SSN oder ITIN.

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Wer braucht eine EIN?

Sie müssen wahrscheinlich eine Bundesidentitätsnummer beantragen, wenn Ihr Unternehmen:

• Stellt Mitarbeiter in den USA ein (sogar einen Teilzeitarbeiter)
• Fungiert als Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder LLC mit mehreren Mitgliedern
• Leitet eine gemeinnützige Organisation in den USA.
• Hält Steuern für Nicht-US-Personen ein
• Möchte ein US-Geschäftsbankkonto eröffnen
• Benötigt staatliche oder bundesstaatliche Geschäftslizenzen oder -genehmigungen, insbesondere wenn Sie im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, in der Gastronomie oder im Alkoholverkauf tätig sind

Auch wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, lohnt es sich oft, trotzdem einen Antrag zu stellen, insbesondere um Ihre Glaubwürdigkeit bei Banken, Anbietern und allen in den USA ansässigen Partnern zu stärken. Vieleglobale GründerSichern Sie sich eine EIN als Teil ihrer Checkliste für die frühe Expansion.

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So beantragen Sie eine EIN

Die gute Nachricht ist, dass die Beantragung einer EIN kostenlos ist und der Prozess einfacher ist, als die meisten Menschen erwarten. Allerdings müssen Sie damit rechnen, dass die Bearbeitung internationaler Anträge etwas länger dauert, da nicht alle Methoden außerhalb der USA verfügbar sind.

So sieht der Prozess von Anfang bis Ende aus.

1. Prüfen Sie, ob Sie eines benötigen.

Wenn Sie US-Mitarbeiter bezahlen, ein Bankkonto eröffnen oder in den USA Steuern einreichen, dann tun Sie es!

2. Sammeln Sie Ihre Informationen.

• Juristischer Firmenname
• Physische Adresse und Postanschrift
• Name und SSN/ITIN Ihrer „verantwortlichen Partei“ (einer Person, die im Namen des Unternehmens handeln kann)

3. Wählen Sie Ihre Bewerbungsmethode.

Online

Dies ist der schnellste Weg, eine EIN zu erhalten, da Ihre Nummer sofort ausgestellt wird, sobald Sie den Antrag ausgefüllt haben. Es steht jedoch nur Unternehmen zur Verfügung, die eine US-Adresse und eine verantwortliche Partei mit einer gültigen, in den USA ausgestellten Steuernummer (SSN, ITIN oder EIN) haben.

Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, können Sie sich direkt über den Beamten bewerbenIRS-Website.

Per Telefon

Dies ist die primäre Methode für internationale Bewerber, die weder eine US-Adresse noch einen Steuerausweis haben. Sie können das IRS zwischen 6 und 23 Uhr unter +1-267-941-1099 anrufen. Eastern Time, Montag bis Freitag.

Sobald Ihr Antrag telefonisch geprüft und genehmigt wurde, wird Ihre EIN sofort ausgestellt. Rufen Sie am besten an, sobald die Telefonleitungen geöffnet sind, um lange Wartezeiten zu vermeiden, und lassen Sie Ihren Termin erledigenFormular SS-4als Referenz vor Ihnen.

Per Fax

Sie können abschließenFormular SS-4und senden Sie es per Fax an das IRS. US-Antragsteller sollten die Nummer 855-641-6935 verwenden, während internationale Antragsteller ihre Formulare an die Nummer 304-707-9471 faxen sollten.

Die Bearbeitung dauert in der Regel etwa vier Werktage. Wenn Sie eine Rückfaxnummer angeben, sendet der IRS Ihre EIN-Bestätigung per Fax zurück.

Per Post

Dies ist die langsamste Option, funktioniert aber sowohl für US-amerikanische als auch für internationale Bewerber. Senden Sie Ihr ausgefülltes Formular SS-4 per Post an das IRS-Büro in Cincinnati, Ohio (Die Adressdaten sind auf der IRS-Website aufgeführt).

Die Bearbeitung dauert in der Regel bis zu vier Wochen, kann jedoch in steuerintensiven Zeiten auch länger dauern. Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie nicht in Eile sind und die gesamte Dokumentation lieber in Papierform aufbewahren möchten.

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Häufige EIN-Herausforderungen für internationale Arbeitgeber

Auch wenn der Erhalt einer EIN kostenlos und relativ einfach zu beantragen ist, können internationale Arbeitgeber auf einige Hürden stoßen. Wenn Sie diese im Voraus kennen und wissen, wie Sie sie vermeiden können, sparen Sie Zeit, Geld und viel Frust.

1. Begrenzter Online-Zugriff

Das Online-Antragssystem des IRS steht nur Unternehmen mit einer US-Adresse und einer verantwortlichen Partei zur Verfügung, die über einen gültigen, in den USA ausgestellten Steuerausweis verfügt. Dies bedeutet, dass die meisten Nicht-US-Unternehmen von der schnellsten Bewerbungsmethode ausgeschlossen sind.

Stattdessen müssen Sie sich per Telefon, Fax oder Post bewerben. Jede dieser Optionen funktioniert, ist jedoch langsamer und kann mehr Vorbereitung erfordern – insbesondere, wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone befinden oder den Papierkram über mehrere Teams hinweg koordinieren müssen.

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2. Lange Haltezeiten

Wenn Sie sich telefonisch bewerben, rufen Sie anIRS Business & Sondersteuerliniefür internationale Bewerber. Die Warteschlange ist für ihre langen Wartezeiten berüchtigt – in der Hauptsteuersaison manchmal über eine Stunde.

Da die Telefonleitung in der US-Ostküstenzeit betrieben wird, müssen internationale Bewerber möglicherweise außerhalb Ihrer regulären Geschäftszeiten anrufen.

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3. Betrugswebsites

Da EINs so wichtig sind, geben zahlreiche inoffizielle Websites vor, Ihnen bei der Beantragung zu „helfen“ – gegen eine Gebühr. Das IRS tut dies nicht Für EIN-Anträge fallen Gebühren an. Daher handelt es sich bei jeder Website, die dies tut, entweder um einen Mittelsmann, der unnötige Kosten verursacht, oder um einen regelrechten Betrug.

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4. Sie benötigen ein neues EIN

Nach der Ausstellung verbleibt eine EIN in der Regel ein Leben lang bei Ihrem Unternehmen. Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie einen neuen Antrag stellen müssen. Dazu gehören:

• Sie ändern Ihre Unternehmensstruktur (z. B. von einem Einzelunternehmen zu einer Kapitalgesellschaft)
• Du bisterworben oder fusionierenmit einer anderen Firma
• Ihr Unternehmen wird eine Tochtergesellschaft eines anderen Unternehmens
• Es gibt einen kompletten Eigentümerwechsel

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