Remote-Work-Richtlinie

Mit vorbei32,6 MillionenAmerikaner, die aus der Ferne arbeiten,Fernarbeithat sich als mehr als nur eine Modeerscheinung erwiesen. Unternehmen auf der ganzen Welt führen flexible Arbeitsmodelle ein, nicht nur, um Top-Talente anzuziehen und die Mitarbeiter zufrieden zu stellen, sondern auch, um den CO2-Ausstoß beim Pendeln zu reduzieren.

Obwohl dieses Modell viele Vorteile für Unternehmen bietet, ist die Verwaltung einesverteiltes TeamDie Verteilung auf Remote-Arbeitsstandorte ist nicht ganz einfach. Wie hält man alle auf dem gleichen Stand? Wie schützen Sie vertrauliche Informationen? Wie geht es dir?sie effektiv verwalten? Hier kommt eine solide Fernarbeitsrichtlinie – manchmal auch Home-Office-Vereinbarung genannt – ins Spiel.

Es ist der Entwurf, der die Richtlinien und Erwartungen für Mitarbeiter umreißt, die außerhalb einer traditionellen Büroumgebung arbeiten. Die Richtlinie klärt alles von Arbeitszeiten und Kommunikationserwartungen bis hin zur Datensicherheit und dem Umgang mit sensiblen vertraulichen Informationen. Eine klare Richtlinie stellt sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, unabhängig davon, von wo aus er arbeitet.

‍

Brauchen alle Remote-Unternehmen eine Remote-Arbeitsrichtlinie?

Mit98 %Unter den Berufstätigen, die für den Rest ihrer Karriere zumindest teilweise aus der Ferne arbeiten möchten, wird das Fehlen eines Remote- oder Hybridmodells Ihr Unternehmen wahrscheinlich benachteiligen, wenn nicht jetzt, dann ganz sicher in der Zukunft.

Auch wenn Sie nur wenige Remote-Mitarbeiter haben oder ein Hybridmodell betreiben, bei dem die Mitarbeiter an manchen Tagen von zu Hause aus und an anderen im Büro arbeiten, ist eine Richtlinie für Remote-Arbeit dennoch von entscheidender Bedeutung.

Hier ist der Grund:

• Setzt klare Erwartungen:Eine Richtlinie setzt klare Grenzen für Mitarbeiter, die remote arbeiten, in Bezug auf Arbeitspläne, Verfügbarkeit, Kommunikation und Leistungserwartungen.
• Hält Sie legal:Ohne eine ordnungsgemäße Richtlinie laufen Sie Gefahr, wichtige Vorschriften in Bezug auf Steuern, Arbeitnehmerentschädigung und Datensicherheit zu verpassen, insbesondere bei Unternehmen mit internationalen Teams.
• Schützt Ihre Daten:Wenn Remote-Mitarbeiter von zu Hause aus auf Systeme zugreifen, benötigen Sie Regeln zum Schutz vertraulicher Informationen. Sie können Mandatstools wie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verwenden, um die Sicherheit zu gewährleisten.
• Sorgt für Fairness:Eine klare Richtlinie schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen, sodass alle Remote-Mitarbeiter wissen, was erwartet wird, was dazu beitragen kann, Vertrauen aufzubauen und die Teamarbeit zu fördern.

‍

Vereinfachen Sie die Remote-Arbeit mit Playroll

Mit den umfassenden Employer of Record-Diensten von Playroll wird Ihre Police zu einem Werkzeug zur Rationalisierung von Abläufen und zum sicheren Wachstum, egal wie global Ihr Team agiert.

Buchen Sie eine Demo

‍

Beispiel einer Remote-Arbeitsrichtlinie

Manchmal ist es einfacher, ein Konzept anhand eines praktischen Beispiels zu verstehen. Unten finden Sie ein Beispiel von aRichtlinie zur Fernarbeitdie Sie für Ihr eigenes Unternehmen anpassen können:

[Name Ihres Unternehmens] Übersicht über die Richtlinien für Remote-Arbeit

• Zweck:Diese Richtlinie beschreibt die Richtlinien für Mitarbeiter, die remote arbeiten, und trägt dazu bei, eine produktive und sichere Remote-Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
• Teilnahmeberechtigung:Remote-Arbeit steht Mitarbeitern zur Verfügung, deren Rollen dies zulassen. Dies hängt von den individuellen Verantwortlichkeiten und Geschäftsanforderungen ab.
• Arbeitszeiten:Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie [Standardzeiten] arbeiten und flexibel auf Zeitzonenunterschiede reagieren. Es können auch Kernstunden für die Zusammenarbeit im Team erforderlich sein.
• Kommunikation:Die Teamkommunikation sollte über [die vom Unternehmen bevorzugten Kommunikationstools] erfolgen. Antworten sollten innerhalb von [X] Stunden während der Arbeitszeit erfolgen.
• Datensicherheit:Mitarbeiter sind verpflichtet, beim Zugriff auf Unternehmensdaten sichere Netzwerke und VPNs zu nutzen. Alle sensiblen Informationen sollten auf sicheren, zugelassenen Plattformen gespeichert werden.
• Ausrüstung:[Firmenname] stellt den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge (Laptops, Softwarelizenzen etc.) zur Verfügung. Die Mitarbeiter sind für die Aufrechterhaltung einer funktionierenden Home-Office-Einrichtung verantwortlich.
• Leistung:Die Mitarbeiter werden anhand der gleichen Leistungskennzahlen bewertet wie die Mitarbeiter im Büro. Regelmäßige Check-Ins werden geplant, um sicherzustellen, dass die Leistung auf dem richtigen Weg bleibt.

‍

‍

Was sollte in einer Fernarbeitsrichtlinie enthalten sein?

Die Erstellung einer effektiven Fernarbeitsvereinbarung geht über die bloße Festlegung von Arbeitszeiten und Kommunikationsprotokollen hinaus. Es sollte Schlüsselbereiche abdecken, die eine effiziente und störungsfreie Arbeit gewährleisten und gleichzeitig sensible Unternehmensinformationen schützen und vor Sicherheitsrisiken schützen.

Hier sind die wichtigsten Abschnitte, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Berechtigung zur Fernarbeit

Nicht jeder Job kann remote erfolgen und nicht jeder Mitarbeiter ist dafür qualifiziert. Das Festlegen klarer Richtlinien stellt sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und sorgt dafür, dass alles auf der ganzen Linie fair bleibt.

Wer kann remote arbeiten?

Klären Sie, welche Rollen für Remote-Arbeit in Frage kommen. Beispielsweise ist eine Position, die eine persönliche Zusammenarbeit erfordert (z. B. eine Kundendienststelle oder ein Lagerarbeiter), möglicherweise nicht für Remote-Arbeit geeignet. Während eine Rolle, die sich auf das Schreiben oder die Datenanalyse konzentriert, möglicherweise ideal für Remote-Setups ist.

So beantragen Sie Remote-Arbeit

Definieren Sie, wie Mitarbeiter sich für Remote-Arbeit bewerben können. Sollten sie einen formellen Antrag an die Personalabteilung stellen? Ist eine Genehmigung des Managers erforderlich? Wird es eine Probezeit oder eine Leistungsbewertung geben? Machen Sie den Prozess klar.

‍

‍

2. Arbeitszeiten und Zeitpläne

Remote-Arbeit bietet Flexibilität, aber das bedeutet nicht, dass bei der Terminplanung alles möglich ist. Die Festlegung klarer Arbeitszeiten trägt dazu bei, dass Teams koordiniert und produktiv bleiben, auch wenn sie über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.

Arbeitszeiten standardisieren

Auch wenn Remote-Arbeit Flexibilität bietet, ist es wichtig, Standardarbeitszeiten festzulegen (z. B. 9:00–17:00 Uhr). Wenn Ihr Team über verschiedene Länder verteilt ist, müssen Sie berücksichtigen, wie sich Zeitzonen auf die Planung auswirken können, und natürlich sicherstellen, dass die Arbeitspläne diese Unterschiede berücksichtigen. Klare Richtlinien zur Verfügbarkeit tragen dazu bei, dass Ihr Team über verschiedene Regionen hinweg effektiv zusammenarbeiten kann. Ein Teil der Umsetzung könnte darin bestehen, sich überschneidende Stunden festzulegen, wenn Sie Teams in unterschiedlichen Zeitzonen haben, in denen jeder zu bestimmten Tageszeiten online ist.

Flexibilität

Einer der GrößtenVorteile der Fernarbeitist die Flexibilität, die es den Mitarbeitern bietet. Erlauben Sie ihnen, ihre Arbeitszeiten nach Bedarf anzupassen, aber legen Sie unbedingt Kernverfügbarkeitszeiten fest, zu denen das Team bei Bedarf zu Besprechungen zusammenkommen und an Projekten zusammenarbeiten kann.

‍

‍

3. Kommunikationsprotokolle

Da Teammitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten, ist es wichtig, Kanäle einzurichten, die alle auf dem Laufenden halten. Eine klare Kommunikation trägt dazu bei, das Zusammengehörigkeitsgefühl aufrechtzuerhalten und sorgt dafür, dass die Arbeit reibungslos und ohne Unterbrechungen abläuft. Durch den Einsatz von Maßnahmen und Richtlinien zur Bekämpfung schlechter Kommunikation kann Ihr Unternehmen auch einige der häufigen Nachteile der Fernarbeit, wie Isolation und mangelndes Engagement, abmildern.

Zu verwendende Werkzeuge

Geben Sie an, welche Kommunikationstools Ihr Unternehmen nutzt, sei es Slack, Zoom oder andere Plattformen. Es ist wichtig, Erwartungen an diese Tools zu formulieren, einschließlich wann und wie sich Mitarbeiter melden sollten.

Erwartungen an die Reaktionszeit

In diesen schnelllebigen Umgebungen möchten Sie möglicherweise Erwartungen an die Reaktionszeiten festlegen. Bitten Sie beispielsweise Mitarbeiter, während der Arbeitszeit innerhalb von 2 Stunden zu antworten. Dadurch bleibt der Ball bei Entscheidungen am Laufen und stellt sicher, dass die Kommunikation die Dynamik nicht bremst, unabhängig davon, ob Ihr Team auf der anderen Straßenseite oder auf der ganzen Welt sitzt.

Regelmäßige Check-Ins

Ganz gleich, ob es sich um tägliche Standups oder wöchentliche Teambesprechungen handelt – regelmäßige Check-ins sorgen dafür, dass alle auf dem Laufenden bleiben und engagiert bleiben. Es trägt dazu bei, dass Ihre Remote-Mitarbeiter mit dem Team und den Unternehmenszielen in Kontakt bleiben.

‍

‍

4. Leistungserwartungen

Auch wenn Remote-Arbeit nichts an der Notwendigkeit hoher Leistung ändert, bedeutet dies, dass Sie gezielter darauf achten müssen, Ihre Erwartungen klar zu kommunizieren und sich regelmäßig zu melden. Wenn Sie nicht hin und wieder oder überhaupt nicht persönlich interagieren, ist es einfacher, dass Aufgaben untergehen oder Fortschritte unbemerkt bleiben.

Aufgabenbereiche

Seien Sie sich über Ihre beruflichen Verantwortlichkeiten im Klaren, einschließlich der Erwartungen an die Arbeitsqualität, die Projektfristen und die Kommunikation, und stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig nachfragen, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist.

Leistungskennzahlen

Durch die Einrichtung von Leistungsmetriken wie KPIs, Projektfristen und Feedback von Kollegen erhalten Sie und Ihr Team messbare Ziele, auf die Sie hinarbeiten können. Regelmäßige Check-ins ermöglichen Anpassungen und stellen sicher, dass alle auf dem Laufenden und motiviert bleiben

‍

Bauen Sie Ihr internationales Team mit unseren globalen Einstellungsleitfäden auf.

‍

5. Technologie und Ausrüstung

Von der Bereitstellung der notwendigen Technik für die Mitarbeiter bis hin zur Unterstützung bei der Einrichtung ihres Heimbüros ist es wirklich wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Team vollständig ausgestattet ist, um Frustrationen vorzubeugen und dafür zu sorgen, dass Ihr Team Höchstleistungen erbringt.

Vom Unternehmen bereitgestellte Ausrüstung

Listen Sie die Ausrüstung auf, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, einschließlich Laptops, Software oder Zugang zu einem VPN. Machen Sie deutlich, welche Werkzeuge für die Remote-Arbeit erforderlich sind, und klären Sie, wer für Wartung oder Austausch verantwortlich ist.

Rückerstattungsrichtlinien

Wenn von Mitarbeitern erwartet wird, dass sie Werkzeuge oder Geräte (z. B. Bürostühle oder Home-Office-Schreibtische) kaufen, erläutern Sie Ihre Erstattungsrichtlinien. Wenn Sie Zuschüsse für Internetkosten oder andere arbeitsbedingte Ausgaben anbieten, machen Sie Angaben dazu, wie Mitarbeiter eine Erstattung beantragen können.

‍

‍

6. Datensicherheit und Vertraulichkeit

Remote-Arbeit erhöht die Anforderungen an den Schutz vertraulicher Informationen. Sie müssen klare Richtlinien für Datensicherheit, sichere Netzwerke und Vertraulichkeit festlegen, um vertrauliche Informationen zu schützen und sicherzustellenHR-Compliancemit allen Datenschutzgesetzen.

Datenschutzrichtlinien

Mit Remote-Arbeit steigt das Risiko von Datenschutzverletzungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Richtlinien zur Verwendung sicherer Netzwerke, VPNs und verschlüsselter Kommunikation einschließen. Machen Sie deutlich, wie wichtig die Datensicherheit zum Schutz vertraulicher Informationen ist.

Vertraulichkeit

Da Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, ist die Sicherung von Unternehmensdaten wichtiger denn je. Ihre Richtlinie sollte klare Erwartungen für die Verwendung sicherer Netzwerke, VPNs und verschlüsselter Kommunikation beim Zugriff auf Unternehmenssysteme festlegen. Es ist auch wichtig, die Mitarbeiter daran zu erinnern, firmeneigene Daten und Kundendaten vertraulich zu behandeln, mit klaren Konsequenzen für etwaige Verstöße.

Nachdem Sie alle diese Vorschriften und Richtlinien umgesetzt haben, müssen Sie Ihr Team darin schulen, diese einzuhalten!

‍

‍

7. Recht und Compliance

Aus geschäftlicher Sicht sind die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Datensicherheit wohl die beiden wichtigsten Bereiche, die Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Remote-Arbeitsrichtlinie richtig angehen müssen. Wenn beides nicht richtig durchgeführt wird, kann dies zu kostspieligen Wiederherstellungsmaßnahmen für Ihr Unternehmen führen.

Rechtliche Überlegungen

Besonders kompliziert kann es werden, wenn Sie Telearbeiter in den USA einstellen, wo Gesetze wie der Fair Labor Act (FSLA) Regeln für Mindestlohn, Überstunden und die Führung von Aufzeichnungen für Telearbeiter festlegen.

Wenn Sie alternativ in Europa einstellen, legt die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) strenge Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten fest, die sich darauf auswirken können, wie Sie Informationen zu Mitarbeitern oder Kunden speichern und verarbeiten.

Ihre Police muss von Fall zu Fall überprüft werden, abhängig von der Gerichtsbarkeit oder der RegionArbeitsgesetze, besonders wenn Sie es sindBeschäftigung von Remote-Mitarbeitern in mehreren Ländern.

• Steuerliche Auswirkungen:In bestimmten Regionen kann es je nach Standort des Mitarbeiters erforderlich sein, Steuern unterschiedlich einzubehalten und abzuführen.
• Arbeitnehmerentschädigung:In einigen Bereichen ist vorgeschrieben, dass Telearbeiter durch eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung abgedeckt sein müssen, auch wenn sie von zu Hause aus oder in einem nicht-traditionellen Büroraum arbeiten.
• Arbeitsrecht:Unabhängig davon, ob es sich um bezahlten Urlaub, Urlaub aus familiären Gründen oder Kündigungsverfahren handelt, können in verschiedenen Regionen unterschiedliche arbeitsrechtliche Standards gelten, die Sie befolgen müssen.

‍

‍

8. Gesundheit und Sicherheit

Das Wohlbefinden in einer Remote-Umgebung kann für einige Mitarbeiter ein Balanceakt sein, da sie sich möglicherweise überanstrengen oder sich vom Rest des Teams isoliert fühlen. Förderung einer gesundenWork-Life-BalanceDas Anbieten von Ressourcen zur psychischen Gesundheit trägt dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter gesund und glücklich bleiben.

Arbeitsbereich-Setup

Mitarbeiter sollten einen sicheren und ergonomischen Remote-Arbeitsbereich einrichten. Wenn Ihr Unternehmen Zuschüsse für Heimbüroausstattung gewährt, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, was für eine Erstattung in Frage kommt. Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und über einen sicheren Arbeitsplatz verfügen.

Unterstützung der psychischen Gesundheit

Zwei Drittel der Mitarbeiter empfinden Remote-Arbeit gelegentlich als isolierend17 %Sie fühlen sich ständig einsam. Daher ist es unglaublich wichtig, dass Ihr Unternehmen regelmäßige Check-ins durchführt, gelegentlich ein geselliges Beisammensein (persönlich oder virtuell) organisiert und Ihren Mitarbeitern Ressourcen für die psychische Gesundheit zur Verfügung stellt.

Wenn Ihre Organisation dies anbietetfreiwillige LeistungenDer Zugang zu Wellnessprogrammen oder psychischer Unterstützung als Teil des Angebots kann einen großen Beitrag zum allgemeinen Wohlbefinden Ihrer Remote-Teams leisten.

‍

‍

9. Vergütung und Zusatzleistungen

Remote-Mitarbeiter verdienen die gleiche Vergütung undVorteilewie im Büro, plus einige weitere spezifische Leistungen, von denen einige gesetzlich vorgeschrieben sind. Dazu können Home-Office-Stipendien und -Erstattungen sowie Arbeitnehmerentschädigungen gehören.

Faire Vergütung

Remote-Mitarbeiter sollten erhaltendie gleiche Vergütungund Vorteile als interne Mitarbeiter, einschließlichbezahlte Freizeit(PTO) und Krankenversicherung. Wenn Ihr Unternehmen Remote-spezifische Vorteile wie Home-Office-Stipendien anbietet, stellen Sie sicher, dass Sie diese klar darlegen.

Anpassungen für Remote-Arbeit

Wenn Remote-Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Arbeit von zu Hause aus Kosten entstehen, wie z. B. erhöhte Internetkosten, stellen Sie sicher, dass Sie angeben, ob das Unternehmen ihnen diese Kosten erstattet oder nicht.

‍

‍

Vereinfachen Sie die Remote-Einstellung mit einer HR-Lösung, die die Komplexität bewältigt.

‍

10. Überprüfung und Kündigung der Richtlinien

Mit der Weiterentwicklung der Remote-Arbeit sollten sich auch Ihre Richtlinien weiterentwickeln. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Remote-Arbeitsrichtlinie bleiben diese relevant und entsprechen den sich ändernden Geschäftsanforderungen und -vorschriften.

Überprüfungsprozess

Wenn sich geschäftliche Anforderungen und lokale Gesetze weiterentwickeln, sollte sich auch Ihre Police weiterentwickeln. Erwägen Sie, Ihre Police regelmäßig, idealerweise halbjährlich oder jährlich, zu überprüfen, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Kündigungsbedingungen

Machen Sie sich klar, unter welchen Bedingungen eine Fernarbeitsvereinbarung beendet werden kann. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter die Leistungserwartungen nicht erfüllt oder gegen Unternehmensrichtlinien verstößt, kann die Vereinbarung zur Fernarbeit angepasst oder ganz gekündigt werden.