Abgrenzungslohn

Bei der aufgelaufenen Gehaltsabrechnung handelt es sich einfach um die Bezahlung, die Ihr Team bereits verdient hat, aber noch nicht auf seinem Bankkonto eingegangen ist. Es sind die Löhne, Gehälter, Prämien, Provisionen, Überstunden, Sozialleistungen und sogar die Lohnsteuer, die zwar geschuldet, aber noch unterwegs sind.

In Ihrer Bilanz werden die aufgelaufenen Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Verbindlichkeiten ausgewiesen, da bei der periodengerechten Buchführung Ausgaben erfasst werden, wenn die Arbeit anfällt, und nicht nur, wenn das Geld fließt. Von den USA über Europa bis zum asiatisch-pazifischen Raum sind die meisten mittelständischen bis großen Unternehmen gesetzlich verpflichtet, eine periodengerechte Buchführung gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu verwenden (GAAP) oder die International Financial Reporting Standards (IFRS), wodurch die aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung weltweit zur Norm wird.

Warum ist das wichtig? Durch die Verfolgung der aufgelaufenen Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie grenzüberschreitend die Vorschriften einhalten, den Cashflow sicher verwalten und Ihren Mitarbeitern das Vertrauen und die Klarheit geben, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen.

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Was ist eine aufgelaufene Vergütung im Vergleich zu einer aufgelaufenen Gehaltsabrechnung?

AufgelaufenEntschädigungist ein weit gefasster Begriff, der jede Form von Bezahlung umfasst, die Ihre Leute bereits verdient, aber noch nicht erhalten haben. Die aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Teilmenge der aufgelaufenen Vergütung und der spezifische Begriff, den Ihr Buchhaltungsteam verwendet, um die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Verbindlichkeiten zu beschreiben, die Sie Ihren Mitarbeitern schulden.

• Grundgehälter für freigestellte Mitarbeiter
• Stundenlohn für nicht steuerbefreite Arbeitnehmer‍
• Im Laufe der Zeit, Provisionen und leistungsabhängige Boni
• Arbeitgeberbeiträge zu Leistungen wie Krankenversicherung, Renten oder Rentenfonds

Wie das in der Praxis aussieht:

Wenn einer Ihrer Mitarbeiter in der letzten Januarwoche 25 US-Dollar pro Stunde verdient und 40 Stunden arbeitet und die Gehaltsabrechnung am 5. Februar erfolgt, verzeichnen Sie ab dem 31. Januar 1.000 US-Dollar an aufgelaufener Vergütung.

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Arten von Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Rückstellungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfassen jeden Dollar, jede Stunde oderNutzenSie haben bereits verdient, aber noch nicht erhalten. Die Art und Weise, wie Rückstellungen berechnet werden, hängt teilweise davon ab, ob Mitarbeiter von der Steuer befreit sind (bezahlt, in den USA und einigen anderen Gerichtsbarkeiten kein Anspruch auf Überstunden) oder nicht steuerbefreit (stündlich oder anderweitig für Überstunden anrechenbar).

Befreite Mitarbeiter sammeln in der Regel Teile ihres Festgehalts an, während die Rückstellungen nicht befreiter Mitarbeiter an geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Prämien gebunden sind. Zusammen erfassen diese Kategorien die verschiedenen Dimensionen der verdienten, aber nicht gezahlten Einkünfte.

Werfen wir einen Blick auf die Typen, mit denen Sie rechnen können:

Aufgelaufene Gehälter

Für steuerbefreite (Angestellte) Arbeitnehmer ist dies der Anteil ihres Festgehalts, den sie in der aktuellen Lohnperiode bereits erwirtschaftet, aber noch nicht erhalten haben. Wenn der Zahltag beispielsweise auf den 5. fällt, der Monat aber am 31. endet, müssen Sie für die letzten Januartage Rückstellungen bilden.

Aufgelaufene Löhne

Für nicht steuerbefreite (Stunden-)Arbeitnehmer wird der Lohn durch Multiplikation des Stundensatzes x der geleisteten Arbeitsstunden ermittelt. Die Komplexität ergibt sich hier aus Überstunden, Schichtunterschieden und länderspezifischen Regeln (z. B. in Mexiko mit doppelten oder dreifachen Überstunden).

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Aufgelaufene Zeit

Bezahlte Freizeit (Zapfwelle), Urlaubstage oder sogar „13. Monat„Gehaltsansprüche werden in manchen Ländern schrittweise erworben, aber oft später in Anspruch genommen oder ausgezahlt. Diese müssen angesammelt werden, damit die Haftung, die mit dem Besitz großer Löhne oder der Nichteinhaltung einhergeht, nicht auf Sie zukommt.

Aufgelaufene Steuern und Abzüge

Die Rückstellungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung beschränken sich nicht nur auf das Gehalt der Arbeitnehmer, sondern umfassen auch arbeitgeberseitige Verpflichtungen wie Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung in den USA oder staatliche Krankenversicherungsbeiträge in Ländern wie Deutschland und Frankreich.

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Lesen Sie alles, was Sie über Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuern in den USA wissen müssen.

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Warum die Rückstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen wichtig ist

Abgesehen davon, dass sie für den Aufbau von Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern von entscheidender Bedeutung sind, wirkt sich die Rückstellung der Gehaltsabrechnung auch auf Ihren Compliance-Status aus.

• Genaue Berichterstattung:Ohne Rückstellungen ergibt Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ein unvollständiges Bild. Ausgaben werden in den falschen Monat verschoben, wodurch die Rentabilität in einer Periode steigt und in der nächsten schrumpft. Das ist sowohl für Wirtschaftsprüfer als auch für Investoren ein Warnsignal.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:Lohnund die Steuergesetze sind streng. Wenn Sie zu wenig angesammelt haben und dann eine Verbindlichkeit versäumen (z. B. wenn Sie Sozialbeiträge zu niedrig ausweisen).Deutschland), riskieren Sie Bußgelder oder Strafen. Die Regulierungsbehörden erwarten eine präzise Berichterstattung, keine Schätzungen.
• Cashflow-Planung: Gehaltsabrechnungist oft der größte wiederkehrende Aufwand für ein Unternehmen. Rückstellungen helfen Finanzverantwortlichen dabei, künftige Abflüsse zu antizipieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen am Zahltag nicht in Verzug gerät.
• Operative Klarheit:Rückstellungen ermöglichen es der Führung, mit Zuversicht Prognosen zu erstellen. Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise im Dezember ein großes Geschäft abschließt, die Provisionen jedoch erst im Januar ausgezahlt werden, stellen Rückstellungen sicher, dass die Finanzdaten für Dezember die tatsächlichen Kosten dieses Umsatzes widerspiegeln.

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Bleiben Sie den Compliance-Risiken immer einen Schritt voraus

Vermeiden Sie Compliance-Fehltritte, die Bußgelder und Prüfungen nach sich ziehen und das Vertrauen Ihres Teams in Sie schädigen. Unsere Plattform automatisiert Rückstellungen, gleicht sie mit den lokalen Gesetzen in über 180 Ländern und allen 50 US-Bundesstaaten ab und verschafft Ihnen so einen vollständigen Überblick über Ihre globalen Verpflichtungen.

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Globaler Vergleich: Aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vergleich zu Alternativen

Die aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der globale Maßstab, einfach weil es sich um eine Methode handelt, die mit der Compliance skaliert und Vertrauen in Ihre Teams aufbaut. Hier ist der Vergleich mit der Kassenbuchhaltung und einem hybriden aufgelaufenen Modell:

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Wie aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einer Bilanz angezeigt werden

Die aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung befindet sich unter den kurzfristigen Verbindlichkeiten. Es spiegelt die Beträge wider, die innerhalb der nächsten 12 Monate an Mitarbeiter und Steuerbehörden geschuldet werden.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihr Lohn in Höhe von 50.000 US-Dollar am Monatsende nicht ausgezahlt wurde, und die Verbindlichkeiten erhöhen sich um diesen Betrag. Wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft, verringern sich die Verbindlichkeiten und die Barmittel.

Bei der aufgelaufenen Lohn- und Gehaltsabrechnung handelt es sich immer um einen Passivkontotyp. In Buchhaltungssoftware wie QuickBooks weisen Sie es als Verbindlichkeit zu, um Verpflichtungen genau zu verfolgen.

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So berechnen Sie die aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung

Rückstellungen können schnell kompliziert werden, insbesondere wenn es um variable Gehälter, Sozialleistungen und mehrere Währungen geht. Hier ist eine strukturierte Methode, um sie konsistent zu halten:

1. Grundgehalt berechnen:Multiplizieren Sie den Stundensatz mit den unbezahlten Stunden oder teilen Sie die Gehälter für Angestellte anteilig auf.
2. Variables Gehalt hinzufügen:Berücksichtigen Sie Provisionen, Boni und Überstunden (achten Sie auf länderspezifische Regeln wieMexikosMultiplikatorraten bzwFrankreichsSonntags-/Feiertagszuschläge).
3. Berücksichtigen Sie die Vorteile:Berücksichtigen Sie Arbeitgeberbeiträge zur Rente, zur Krankenversicherung oder aufgelaufene PTO. Bei globalen Teams variieren diese erheblich. In den USA beispielsweise bieten Arbeitgeber möglicherweise eine freiwillige Maßnahme an401(k)in den USA im Vergleich zu einer obligatorischen Altersvorsorge in Australien.
4. Arbeitgebersteuern einbeziehen:Für US-Unternehmen addieren Sie 7,65 % FICA. Weltweit gelten Äquivalente wie die UK National Insurance oder die japanische Shakai Hoken.
5. Gesamtverbindlichkeit erfassen:Veröffentlichen Sie Journaleinträge, damit Ihre Bücher sowohl die Kosten als auch die Verpflichtungen widerspiegeln.

• Am Periodenende:Lohnausgaben abbuchen, aufgelaufene Lohnverbindlichkeiten gutschreiben (erfasst die Kosten in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und die Verbindlichkeiten in Ihrer Bilanz).
• Am Zahltag:Aufgelaufene Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollen belastet werden, Bargeld wird gutgeschrieben (storniert die Rückstellung, sobald sie bezahlt ist).

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Beispiel für eine aufgelaufene Lohn- und Gehaltsabrechnung

Normalerweise ist es einfacher, ein Konzept anhand eines praktischen Beispiels zu verstehen.  Lassen Sie uns eines durchgehen:

1. Berechnen Sie das Grundgehalt

• Ein Mitarbeiter hat in den letzten Tagen des Monats unbezahlte Stunden im Wert von 10.000 US-Dollar geleistet.
• Dies ist Ihr Ausgangspunkt, die geschuldeten Kernlöhne oder -gehälter.

2. Fügen Sie Arbeitgebersteuern hinzu

• In den USA müssen in den Lohn- und Gehaltsabrechnungen FICA-Steuern (Sozialversicherung + Medicare) in Höhe von 7,65 % des Lohns enthalten sein.
• 10.000 $ × 7,65 % = 765 $
• Weltweit variiert dieser Schritt:

Vereinigtes Königreich: Sozialversicherungsbeiträge

Deutschland: Arbeitgeberrente + Krankenversicherungsbeiträge

Brasilien: Soziale Sicherheit zu höheren Sätzen

3. Berücksichtigen Sie die Vorteile

• Vom Arbeitgeber gezahlte Leistungen wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge oder aufgelaufene PTO erhöhen die Rückstellung um weitere 500 US-Dollar.
• Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Haftung die widerspiegeltwahre Kostender Arbeit, nicht nur der Bezahlung zum Mitnehmen.

4. Erfassen Sie die Gesamtverbindlichkeit

• Unbezahlter Lohn = 10.000 $
• Arbeitgebersteuern = 765 $
• Vorteile = 500 $
• Aufgelaufene Gesamtlohnsumme = 11.265 $

Diese Methode stellt sicher, dass Sie keine versteckten Verbindlichkeiten übersehen, die sich auf Ihr Endergebnis oder Ihren Compliance-Status auswirken können.

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Häufige Fehler und Best Practices

Selbst die erfahrensten Finanz- und HR-Teams können bei der Abrechnung von Gehaltsabrechnungen ins Stolpern geraten. Die Regeln variieren von Land zu Land, die Mathematik wird schnell komplex und kleine Versäumnisse können zu komplizierten Compliance-Problemen führen.

Hier sind die Fallstricke, die wir am häufigsten sehen, und die Vorgehensweisen, mit denen Sie und Ihr Team vor dem Steuermann auf der sicheren Seite sind:

Häufige Fehler

• Arbeitgebersteuern aus den Rückstellungen ausschließen:Das Vergessen der Arbeitgebersteuern (wie FICA in den USA, Sozialversicherung im Vereinigten Königreich oder Sozialbeiträge in Deutschland) führt dazu, dass die Verbindlichkeiten niedrig angesetzt werden und Sie sich hohen Risiken aussetzenCompliance-Risiken.Wenn Ihre Gehaltsabrechnung nicht den örtlichen Vorschriften entspricht, drohen Ihnen Strafen, Bußgelder, regelmäßigere Prüfungen und sogar strafrechtliche Anklagen.
• Fehlberechnung der aufgelaufenen Stunden für Stundenpersonal:Fehler entstehen häufig durch Überstunden, Schichtunterschiede oder unterschiedliche Zeitpläne. Zum Beispiel inMexikoÜberstunden werden mit dem Doppelten oder Dreifachen des Normalsatzes berechnet. Wird dies versäumt, entstehen sowohl finanzielle Verzerrungen als auch potenzielle rechtliche Sanktionen.
• Unter Berücksichtigung globaler Compliance-Anforderungen:Jedes Land hat seine eigenen Regeln für Rückstellungen, von obligatorischen Gehältern für den 13. Monat auf den Philippinen bis hin zu Superannuation in Australien. Das Ignorieren dieser Unterschiede kann zu Lohnstreitigkeiten und Bußgeldern führen.

Best Practices

• Automatisieren Sie die GehaltsabrechnungRückstellungen mit Software:Manuelle Berechnungen sind fehleranfällig, insbesondere inglobale Lohn- und GehaltsabrechnungProzesse. Integrierte Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme reduzieren Fehler, sorgen für lokale Compliance und erleichtern die Abstimmung.
• Konten monatlich abgleichen:Durch einen regelmäßigen Abgleich wird sichergestellt, dass die Rückstellungen mit den tatsächlichen Auszahlungen und Steuerüberweisungen übereinstimmen.
• Schulen Sie Finanz- und HR-Teams in Bezug auf lokale Regeln:Sowohl Ihre Finanz- als auch Ihre Personalabteilung müssen die Rückstellungsverpflichtungen verstehen. Für die Personalabteilung ist es besonders wichtig, wenn es um Sozialleistungen und Freizeit geht. Eine gute Schulung beider Teams wird Ihnen helfen, Ihre Prozesse konform zu halten, auch wenn Sie global expandieren.

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12 umsetzbare Tipps für die Leitung globaler Teams als Führungsanfänger.