P45-Formular

Als Geschäftsinhaber oder Personalleiter stoßen Sie möglicherweise in Diskussionen über Mitarbeiterabgänge auf den Begriff „P45-Formular“. Ein P45 ist ein Dokument, das ein Arbeitgeber ausstellt, wenn ein Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz verlässt und in dem das Einkommen des Arbeitnehmers und die im laufenden Steuerjahr gezahlten Steuern aufgeführt sind. Dieses Formular ist sowohl für den ausscheidenden Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber von wesentlicher Bedeutung, da genaue Steuerunterlagen gewährleistet sind und der Übergang des Arbeitnehmers zu einer Beschäftigung oder zu neuen Leistungen erleichtert wird. Das Verständnis des Formulars P45 ist wichtig, da es dazu beiträgt, die Steuervorschriften einzuhalten und sicherzustellen, dass Mitarbeiter bei späteren Beschäftigungen nicht überfordert werden.

Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer kündigt, stellt ihm der Arbeitgeber eine P45 aus. Der Arbeitnehmer legt dieses Formular dann seinem neuen Arbeitgeber vor, der anhand der Informationen die korrekte Steuerkennzahl ermittelt und korrekte Steuerabzüge sicherstellt. Durch diesen Prozess wird verhindert, dass der Mitarbeiter in ein Notsteuerkennzeichen eingestuft wird, was zu einer Überzahlung von Steuern führen könnte.

Bedeutung eines P45-Formulars

Das Formular P45 dient als offizielle Einkommens- und Steuerbescheinigung, die sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den neuen Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung ist. Für Arbeitnehmer ist es ein Dokument, das sicherstellt, dass sie bei ihrer neuen Anstellung die richtige Steuerkennzahl haben, da es dabei hilft, etwaige geschuldete oder für eine Rückerstattung fällige Steuern genau zu berechnen.

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Schlüsselkomponenten eines P45-Formulars

Als Arbeitgeber oder Personalmanager ist es wichtig, mit dem Formular P45 vertraut zu sein, das Arbeitnehmer von ihrem vorherigen Arbeitgeber erhalten, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Dieses Formular enthält Angaben zur Höhe der vom Arbeitnehmer im laufenden Steuerjahr (6. bis 5. April) gezahlten Steuern. Der P45 ist in vier Teile unterteilt: Teil 1, Teil 1A, Teil 2 und Teil 3. Der ehemalige Arbeitgeber sendet Teil 1 an HM Revenue and Customs (HMRC) und gibt die anderen Teile an den Arbeitnehmer weiter.

Zu den Hauptbestandteilen des P45-Formulars gehören:

• Arbeitgeber-PAYE-Referenz
• Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
• Angaben zum Mitarbeiter (Anrede, Name, Vorname)
• Abreisedatum
• Abzüge für Studentendarlehen
• Steuerkennzeichen am Austrittsdatum
• Letzte Einträge im Lohn-/Abzugsarbeitsblatt
• Bisherige Gesamtvergütung
• Bisherige Gesamtsteuer
• Privatadresse des Mitarbeiters
• Angaben zum neuen Arbeitgeber (PAYE-Referenz des Arbeitgebers, Betriebsnummer/Lohnnummer)
• Geschlecht
• Geburtsdatum

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Wie Unternehmen das P45-Formular effektiv generieren können

Nutzen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, um diese Formulare zu erstellen, es sei denn, Ihre Software verfügt nicht über diese Funktion oder Sie sind von der Online-Einreichung ausgenommen. Unternehmen wie Playroll, die Employer of Record (Employer of Record) bereitstellen, können bei der Ausstellung des P45 nach der Kündigung behilflich sein, um den Prozess zu optimieren.

Wenn ein Mitarbeiter Ihrer Organisation beitritt und Teil 2 und 3 seines P45 vorlegt, helfen Ihnen diese Abschnitte dabei, den richtigen Steuercode für sein Gehalt zu ermitteln. Wenn ein Mitarbeiter keinen P45 hat, weil er beispielsweise seine erste Anstellung antritt oder diesen nicht von seinem vorherigen Arbeitgeber erhalten konnte, müssen Sie bestimmte Informationen von ihm einholen. Dazu gehören Angaben zu anderen Jobs, erhaltenen Leistungen und etwaigen Studiendarlehen. Diese Informationen werden normalerweise über eine „Starter-Checkliste“ gesammelt. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass die Steuerkennzahl des Mitarbeiters genau berechnet wird und der richtige Steuerbetrag von seinem Gehalt abgezogen wird.

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Navigieren in der Komplexität von P45-Formularen

Use the Starter-Checkliste(online), um den richtigen Notfallsteuercode zuzuweisen und den entsprechenden Steuerbetrag für die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres neuen Mitarbeiters zu berechnen. Diese Checkliste erweist sich als besonders nützlich für Personen, die kürzlich zum Arbeiten im Vereinigten Königreich angekommen sind oder eine neue Stelle beginnen, ohne einen P45 aus ihrer früheren Beschäftigung. 

Zu den wesentlichen Informationen auf der Checkliste gehören die vollständige Adresse des Arbeitnehmers, die Sozialversicherungsnummer, die Art des Studienkreditplans sowie alle seit dem 6. April erhaltenen Einkünfte aus anderen Jobs oder Renten. Die Integration dieser Checkliste in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist von entscheidender Bedeutung für die Führung korrekter Steuerunterlagen und die Sicherstellung der Einhaltung der HM Revenue & Zollbestimmungen.

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P45-Formular vs. P60-Formular

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vereinigten Königreich müssen Arbeitgeber im Rahmen des PAYE-Systems zwischen den Formularen P45 und P60 unterscheiden. Der P45 wird Mitarbeitern ausgehändigt, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlassen, und enthält Angaben zu ihrem Gehalt und den bis zu diesem Zeitpunkt gezahlten Steuern. Dieses Formular wird benötigt, um den korrekten Steuercode für Mitarbeiter festzulegen, die eine neue Stelle antreten. Der P45, der in mehrere Teile gegliedert ist, enthält Informationen, wobei Teil 1 an HMRC gesendet wird und die anderen Teile dem Arbeitnehmer zur Weitergabe an seinen neuen Arbeitgeber oder zur Aufbewahrung für persönliche Aufzeichnungen übergeben werden.

Der P60, der den Mitarbeitern am Ende des Steuerjahres (5. April) ausgehändigt wird, fasst das Gehalt und die Steuern für das Jahr zusammen. Es wird für Steuererklärungen und Finanzanträge verwendet. Der P45 erfasst die Steuern bis zum Ende eines Arbeitsverhältnisses, während der P60 eine jährliche Zusammenfassung für laufende Mitarbeiter ist. Arbeitgeber müssen diese Informationen verwenden, um die HMRC-Regeln einzuhalten und Steuern korrekt zu melden.

Für Neueinstellungen ohne P45 wird die „Starter-Checkliste“ anstelle des inzwischen nicht mehr existierenden P46-Formulars verwendet, um Steuerdetails zu sammeln und so Probleme wie Notfallsteuerkennzeichen zu vermeiden.

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P45 Formularbeispiele

Um besser zu verstehen, wie ein P45-Formular aussieht und welche spezifischen Informationen es enthält, sehen Sie sich die anVon der Website der Regierung genehmigte Versionen des Formulars P45.

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P45 Formular-FAQs

Wer ist für ein P45-Formular qualifiziert?

Ausscheidende Mitarbeiter qualifizieren sich für ein P45-Formular, das von ihrem vorherigen Arbeitgeber bereitgestellt wird.

Was passiert, wenn ich kein P45-Formular erhalte?

Laut Gesetz müssen Arbeitgeber ausscheidenden Mitarbeitern einen P45 ausstellen. Für neue Mitarbeiter, die nicht über das Formular P45 verfügen, sollte der Arbeitgeber ein Formular verwenden„Starter-Checkliste“. 

Welche Informationen sind in einem P45-Formular enthalten?

Das Formular P45 enthält wichtige Informationen, wie z. B. den Steuerbetrag, den der Arbeitnehmer während des Steuerjahres gezahlt hat, seine Sozialversicherungsnummer und Einzelheiten zu einem etwaigen Studienkredit.

Stellen Employer of Record (Employer of Record)-Dienste im Vereinigten Königreich Formulare P45 aus?

Ja, EORs wie Playroll stellen im Rahmen des Offboarding-Prozesses P45-Formulare aus. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und sich gleichzeitig auf Employer of Record-Dienste zu verlassen. Darüber hinaus verlangen EORs P45s für das Onboarding neuer Mitarbeiter und integrieren diese in die Onboarding-Checkliste, um die Einhaltung sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter sicherzustellen.