I-9-Formular

Das I-9-Formular, offiziell bekannt als Employment Eligibility Verification Form, ist ein Dokument, das Arbeitgeber ausfüllen müssen, um die Identität und Beschäftigungserlaubnis von Personen zu überprüfen, die für eine Arbeit in den USA eingestellt werden. Dieser Prozess wird von der U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) vorgeschrieben und ist für die Einhaltung der Bundeseinwanderungsgesetze unerlässlich.

Wenn Sie beispielsweise einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen sowohl Sie als auch der Mitarbeiter das Formular I-9 ausfüllen. Der Mitarbeiter muss akzeptable Dokumente wie einen Reisepass oder Führerschein und eine Sozialversicherungskarte vorlegen, um seine Identität und Arbeitserlaubnis nachzuweisen. Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, diese Dokumente auf ihre Echtheit zu prüfen und das ausgefüllte Formular I-9 für Ihre Unterlagen aufzubewahren. Das Versäumnis, die I-9-Formulare ordnungsgemäß auszufüllen und aufzubewahren, kann zu rechtlichen Strafen und Bußgeldern führen.

Wer muss das Formular I-9 ausfüllen?

Jeder Mitarbeitereingestellt, um in den Vereinigten Staaten zu arbeitenmüssen das Formular I-9 ausfüllen, unabhängig davon, ob sie US-Bürger sind oder nicht. Das Formular wird von der US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde (USCIS) benötigt, um sowohl die Identität des Arbeitnehmers als auch seine Berechtigung zur legalen Arbeit im Land zu überprüfen. Das bedeutet, dass ein neuer Mitarbeiter an oder vor seinem ersten Arbeitstag Abschnitt 1 des Formulars ausfüllen muss, während der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, Abschnitt 2 auszufüllen, nachdem er die Dokumente des Arbeitnehmers überprüft hat, die seine Identität und Arbeitsberechtigung belegen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die I-9-Anforderung für alle gilt, von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten bis hin zu Saisonkräften. Bestimmte Gruppen, wie beispielsweise unabhängige Auftragnehmer und Einzelpersonen, die für gelegentliche Hausarbeiten in einem Privathaushalt eingestellt werden, sind jedoch ausgenommen. Arbeitgeber müssen auch keine I-9s für Personen ausfüllen, die nicht physisch in den USA arbeiten. Für Unternehmen ist die Sicherstellung, dass jeder berechtigte Mitarbeiter einen I-9 ausfüllt, nicht nur eine Formalität – es ist eine gesetzliche Verpflichtung, und Fehler oder Unterlassungen können zu kostspieligen Strafen führen.

Wann muss das Formular I-9 ausgefüllt werden?

Das Formular I-9 muss sehr früh im Einstellungsprozess ausgefüllt werden, um die Einhaltung der Bundesgesetze sicherzustellen. Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 des Formulars spätestens am ersten Tag ihrer Beschäftigung ausfüllen. Sie können es jedoch auch ausfüllen, nachdem sie ein Stellenangebot angenommen haben. Arbeitgeber hingegen müssen die Unterlagen des Arbeitnehmers prüfen und Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers ausfüllen. Dieser enge Zeitrahmen stellt sicher, dass beide Parteien die Arbeitsberechtigung schnell bestätigen und potenzielle rechtliche Probleme vermeiden.

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise an einem Montag seine Arbeit aufnimmt, hat der Arbeitgeber bis Donnerstag derselben Woche Zeit, den Überprüfungsprozess abzuschließen. Arbeitgeber, die diese Frist nicht einhalten, riskieren im Rahmen einer Prüfung Bußgelder und andere Strafen. Deshalb bauen viele HR-Teams den I-9-Prozess direkt in das Onboarding ein, um sicherzustellen, dass er nicht übersehen wird. Das fristgerechte Ausfüllen des Formulars ist nicht nur ein rechtliches Kästchen, das angekreuzt werden muss, sondern ein entscheidender Schritt zur Aufrechterhaltung eines konformen und verantwortungsvollen Arbeitsplatzes.

Wie funktioniert das Formular I-9?

Das Ausfüllen eines I-9-Formulars erfordert die Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

1. Zunächst muss ein Mitarbeiter seine gesetzliche Berechtigung zum Arbeiten in den Vereinigten Staaten durch die Bereitstellung korrekter Mitarbeiterinformationen nachweisen.
2. Anschließend müssen sie ihrem Arbeitgeber eine Reihe akzeptabler Dokumente vorlegen, zu denen Ausweisdokumente und Arbeitsgenehmigungsdokumente (EAD) gehören können, um sowohl ihre Identität als auch ihre Arbeitserlaubnis nachzuweisen.
3. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, diese Dokumente sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass sie echt sind und mit dem Arbeitnehmer übereinstimmen, der sie vorlegt. Die Einzelheiten dieser Dokumente werden dann im Formular I-9 des Mitarbeiters erfasst.

In bestimmten Fällen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, ein vom DHS autorisiertes alternatives Verfahren zur Fernprüfung dieser Dokumente zu nutzen, was auf dem Formular entsprechend angegeben werden muss. Dieser umfassende Überprüfungsprozess unterstreicht die Bedeutung der Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen und der Antidiskriminierungsbestimmungen, um den rechtlichen Beschäftigungsstatus von Arbeitnehmern in den USA zu schützen.

I-9 Formularbeispiel

Sehen Sie sich das Formular I-9 an, ausgestellt von den U.S. Citizenship and Immigration Services des Department of Homeland Security.auf diesem Link. Dieses obligatorische Dokument dient zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung in den Vereinigten Staaten. Es schreibt vor, dass Arbeitgeber den Arbeitnehmern die Anweisungen des Formulars zur Verfügung stellen und dessen Anforderungen erfüllen, wobei das Verbot der Diskriminierung aufgrund der Staatsbürgerschaft, des Einwanderungsstatus oder der nationalen Herkunft im Dokumentationsprozess betont wird.

Schlüsselkomponenten des I-9-Formulars

Das von der U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) vorgeschriebene Formular I-9 ist in vier Teile unterteilt, die jeweils einem bestimmten Zweck im Beschäftigungsüberprüfungsprozess dienen.

• Seite 1ist sowohl für den neuen Arbeitnehmer als auch für seinen Arbeitgeber konzipiert. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Beschäftigungsberechtigung zu bescheinigen und Dokumente vorzulegen, die seine Identität und Arbeitsberechtigung belegen. Die Aufgabe des Arbeitgebers besteht darin, diese Dokumente auf Echtheit zu prüfen und die Einzelheiten in Abschnitt 2 festzuhalten. Insbesondere gibt es eine Bestimmung für Arbeitgeber, die sich dafür entscheiden, Dokumente im Rahmen eines vom DHS genehmigten Verfahrens aus der Ferne zu prüfen, diese Wahl auf dem Formular anzugeben.
• Seite 2listet akzeptable Dokumente auf, die der Arbeitnehmer vorlegen kann und zu deren Bereitstellung der Arbeitgeber verpflichtet ist, entweder in Papierform oder über einen Hyperlink. Es ist jedoch nicht erforderlich, dass diese Seite zusammen mit der Dokumentation zu Form I-9 aufbewahrt wird.
• Seite 3enthält Ergänzung A, die sich auf die Zertifizierung von Vorbereitern und/oder Übersetzern für diejenigen Mitarbeiter konzentriert, die Unterstützung beim Ausfüllen von Abschnitt 1 benötigen. Diese Seite muss ausgefüllt und zusammen mit dem Formular I-9 aufbewahrt werden, falls verwendet.
• Seite 4enthält Ergänzung B, die sich mit der erneuten Überprüfung und Wiedereinstellung befasst. Dieser Abschnitt wird nur dann ausgefüllt und aufbewahrt, wenn die Beschäftigungsberechtigung eines Mitarbeiters erneut überprüft werden muss oder im Falle einer Wiedereinstellung.

Darüber hinaus sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die erforderlichen Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars I-9 verfügen und diese in Papierform oder per Hyperlink verfügbar machen. Es ist wichtig, dass alle ausgefüllten Seiten des Formulars I-9 für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, damit sie für die Einsichtnahme durch autorisierte Regierungsbeamte zugänglich sind. Die spanischsprachige Version des Formulars I-9 steht zur Verwendung in Puerto Rico und als Übersetzungsleitfaden anderswo zur Verfügung, um die Antidiskriminierungsbestimmungen anzuerkennen und ein integrativeres Arbeitsumfeld zu fördern.

Da das Formular I-9 ausfüllbar ist, müssen alle Unterschriften manuell unterzeichnet werden, wobei die DHS-Standards einzuhalten sind, um mögliche Strafen zu vermeiden.

I-9-Formular vs. W-4-Formular

Obwohl die Formulare I-9 und W-4 beide Standardbestandteile der Unterlagen für Neueinstellungen sind, dienen sie sehr unterschiedlichen Zwecken. Das Formular I-9 konzentriert sich auf die Überprüfung der Identität einer PersonBerechtigung, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Es verlangt von den Arbeitnehmern die Vorlage von Unterlagen, die sowohl ihre Identität als auch ihre Arbeitserlaubnis belegen, während der Arbeitgeber diese Angaben bestätigt und aufzeichnet. DerW-4-FormularIm Gegensatz dazu dreht sich alles um Steuern. Darin wird dem Arbeitgeber mitgeteilt, wie viel Bundeseinkommenssteuer er vom Gehalt des Arbeitnehmers einbehalten muss, basierend auf Faktoren wie Familienstand, Angehörigen und anderen persönlichen finanziellen Erwägungen.

In der Praxis bedeutet dies, dass der I-9 Arbeitgeber schützt, indem er sicherstellt, dass ihre Arbeitskräfte gesetzlich zugelassen sind, während der W-4 Arbeitnehmer bei der Bewältigung ihrer Steuerpflichten unterstützt. Beide sind gleich wichtig, befassen sich jedoch mit völlig unterschiedlichen Aspekten der Beschäftigung: Einhaltung des Einwanderungsrechts versus Einhaltung des Steuerrechts. Für einen reibungslosen Onboarding-Prozess sollten Arbeitgeber bereit sein, den Unterschied zu erklären, damit neue Mitarbeiter verstehen, warum sie aufgefordert werden, beide Formulare auszufüllen und wie sich jedes auf ihre Arbeit und ihr Gehalt auswirkt.

I-9 Formular in Kürze

• Für alle Mitarbeiter verpflichtend:Sowohl US-Bürger als auch Nicht-Staatsbürger müssen es bei der Einstellung ausfüllen.
• Verifizierungsanforderung:Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeiterdokumente aus den Listen A, B oder C zu überprüfen.
• Aufbewahrung und Inspektion:Arbeitgeber müssen ausgefüllte Formulare aufbewahren und sie auf Anfrage autorisierter Regierungsbeamter zur Einsicht vorlegen.