Mitarbeiter bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden für eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung

Mitarbeiter bezahlen: Eine kurze Checkliste

Bevor Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung durchführen, benötigen Sie einige grundlegende Dinge. Mindestens dazu gehört die Registrierung Ihres Unternehmens für Steuerzwecke (wie z.B. eine EIN in den USA oder ein lokales Äquivalent), das Sammeln von Mitarbeiterdaten und gesetzlichen Formularen sowie die Bestätigung, wie Sie Ihr Team tatsächlich bezahlen werden.

Definieren Sie dann Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung so, dass sie vom ersten Tag an konsistent läuft:

• Legen Sie die Zahlungshäufigkeit fest: Entscheiden Sie, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich), stellen Sie jedoch sicher, dass dies den lokalen Gesetzen entspricht. In den USA schreibt das Bundesgesetz beispielsweise keinen Zeitplan vor, viele Bundesstaaten jedoch (z. B. wöchentliche oder zweiwöchentliche Anforderungen für bestimmte Arbeitnehmertypen). In anderen Ländern ist die monatliche Zahlung Standard oder gesetzlich vorgeschrieben.
• Wählen Sie die Vergütungsart: Wählen Sie zwischen festangestellten und stundenbasierten Mitarbeitern und legen Sie fest, wie Überstunden, Boni oder Provisionen gehandhabt werden.
• Ermitteln Sie Abzüge:Bestätigen Sie, was einbehalten werden muss (Steuern, Sozialabgaben) und was optional ist (Leistungen, Altersvorsorgebeiträge), basierend auf lokalen Gesetzen.
• Entscheiden Sie sich für eine Gehaltsabrechnungsmethode: Überlegen Sie, ob Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, Gehaltsabrechnungssoftware verwenden oder an einen Experten für globale Gehaltsabrechnungsdienste auslagern.
• Richten Sie einen Gehaltsabrechnungsworkflow ein: Definieren Sie, wie die Gehaltsabrechnung operativ abläuft, einschließlich der Zeiterfassung, wer die Gehaltsabrechnung genehmigt, wann Berechnungen abgeschlossen werden und wie Zahlungen freigegeben werden
• Sorgen Sie für eine genaue Aufzeichnung: Speichern Sie Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und Mitarbeiterdaten vom ersten Tag an in einem organisierten System. Die meisten Länder verlangen eine Aufbewahrungsfrist von mehreren Jahren, daher verringert ein frühzeitiges korrektes Vorgehen spätere Risiken

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8 Schritte, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, wenn Sie ein Unternehmen gründen

Wenn Sie neu in der Gehaltsabrechnung sind, konzentrieren Sie sich darauf, die Grundlagen richtig zu machen. Diese Schritte sollen Ihnen helfen, ein System aufzubauen, das jetzt funktioniert und später skaliert werden kann. Lassen Sie uns beginnen.

Schritt 1: Mitarbeiter korrekt klassifizieren

Fehlklassifizierung ist immer noch eine der häufigsten und kostspieligsten Fehler in der Lohnbuchhaltung. Sie müssen vor der Bezahlung festlegen, ob ein Arbeitnehmer als Angestellter oder Auftragnehmer einzustufen ist, da dies Ihre rechtlichen und steuerlichen Pflichten bestimmt.

Im Großen und Ganzen:

• Vollzeitangestellte sind Teil Ihrer Lohnbuchhaltung, was bedeutet, dass Sie Steuern einbehalten, zu Sozialprogrammen beitragen und Arbeitsgesetze einhalten müssen.
• Auftragnehmer hingegen arbeiten selbstständig und kümmern sich um ihre eigenen Steuern.

Die Unterscheidung hängt in der Regel von der Kontrolle (wie die Arbeit ausgeführt wird), der finanziellen Unabhängigkeit und der Art der Beziehung ab. Wenn Sie unsicher sind, raten Sie nicht – holen Sie sich professionellen Rat, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Wenn Sie dies von vornherein richtig machen, vermeiden Sie spätere Nachzahlungen, Strafen und Rechtsstreitigkeiten.

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Angestellte vs. unabhängige Auftragnehmer für die Lohnbuchhaltung

Wichtig zu beachten: Wir werden die USA als Beispiel verwenden. Beachten Sie, dass die Details je nach Gerichtsbarkeit abweichen können.

Der Hauptunterschied liegt in der steuerlichen Verantwortung und den rechtlichen Verpflichtungen. Bei einem Angestellten behalten Sie von jedem Gehaltsscheck Einkommensteuer, Sozialversicherung und Medicare ein und leisten zusätzlich arbeitgeberseitige Lohnsteuern. Bei einem unabhängigen Auftragnehmer zahlen Sie den in Rechnung gestellten Betrag vollständig aus; kein Einbehalt, keine Arbeitgebersteuern. Sie kümmern sich selbst um ihre steuerlichen Pflichten.

Die praktischen Auswirkungen für die Lohnbuchhaltung:

• Angestellte erhalten ein W-2-Formular am Jahresende; Auftragnehmer erhalten ein 1099-NEC-Formular (wenn in den USA über 600 $ gezahlt wurden)
• Angestellte haben Anspruch auf Leistungen, Überstunden und Arbeitsschutz; Auftragnehmer nicht.
• Die falsche Einstufung eines Angestellten als Auftragnehmer setzt Sie Nachzahlungen, Strafen und Prüfungen aus; der IRS verwendet den ABC-Test, um die korrekte Einstufung bei Streitigkeiten zu bestimmen.

Schritt 2: Richten Sie Ihr Lohnabrechnungssystem ein

Bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen, benötigen Sie ein System, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt und die Steuern ordnungsgemäß abgewickelt werden. Wir verwenden ein Beispiel aus den USA: Der Prozess beginnt mit dem Verständnis, wie das Gehalt vom Brutto zum Netto fließt.

Jede Lohnabrechnung folgt der gleichen Struktur:

• Bruttogehalt: Gesamtverdienst (Gehalt oder geleistete Arbeitsstunden + etwaige Boni)
• Abzüge: Bundessteuer, Sozialversicherung (6,2 %), Medicare (1,45 %) und etwaige staatliche Steuern oder Leistungen
• Nettogehalt: Was der Arbeitnehmer nach Abzügen tatsächlich erhält.

Angenommen, Sie stellen Ihre erste Mitarbeiterin, Sarah, mit einem Jahresgehalt von 60.000 US-Dollar ein. Wenn sie monatlich bezahlt wird, beträgt ihr Bruttogehalt 5.000 US-Dollar. Wenn sie jedoch nach einem typischen US-amerikanischen zweiwöchentlichen Zahlungsplan (26 Gehaltsperioden) bezahlt wird, würde ihr Bruttogehalt pro Gehaltsscheck etwa 2.308 US-Dollar betragen.

Nach Bundessteuern und Abzügen gemäß dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) sowie etwaigen staatlichen Steuern wird ihr Nettogehalt niedriger ausfallen, typischerweise im monatlichen Äquivalent von ca. 3.500–4.000 US-Dollar, abhängig von ihrer Steuerkonfiguration.

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Um alles einzurichten, müssen Sie:

• Beantragen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beim IRS
• Sich für staatliche Lohnsteuern registrieren (falls zutreffend)
• Sammeln Sie ein Formular W-4 (Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug des Arbeitnehmers) und Formular I-9 (Nachweis der Arbeitsberechtigung)
• Wählen Sie, wie Sie die Lohnbuchhaltung durchführen möchten (manuell, Software oder ausgelagert über einen EOR)

Lohnbuchhaltungsverwaltung auswählen

Es gibt keine Patentlösung. Die richtige Option hängt von Ihrer Teamgröße, dem Standort Ihrer Mitarbeiter und dem Grad der Komplexität ab, den Sie intern verwalten möchten. Ihnen stehen einige hervorragende Optionen zur Auswahl.

1. Interne Lohnbuchhaltung: Sie behalten die volle Kontrolle über die Lohnbuchhaltung und schützen sensible Daten in Ihren Räumlichkeiten. Allerdings übernehmen Sie die gesamte Verantwortung für die Softwareverwaltung, die Einhaltung sich ändernder Gesetze und müssen erhebliche Zeit und Ressourcen investieren.
2. Lohnbuchhaltungssoftware: Automatisiert Berechnungen, Steueraktualisierungen und Berichterstattung. Dies reduziert Fehler und spart Zeit. Sie sind jedoch auf die Software angewiesen und können mit Einrichtungskosten oder Supportproblemen konfrontiert sein.
3. Externer Lohnbuchhaltungsdienstleister oder EOR: Spart Zeit und Kosten, indem Experten hinzugezogen werden, um die Lohnabrechnung durchzuführen und die Einhaltung von Vorschriften grenzüberschreitend zu gewährleisten. Es ermöglicht Ihnen Skalierbarkeit, ohne ein internes Team aufbauen zu müssen.
4. Profi-Tipp: Suchen Sie nach Software, die eine einfache Einführung ermöglicht und sich mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen synchronisiert, damit Ihr Team weiter produktiv sein kann.

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Schritt 3: Einhaltung der Arbeitsgesetze gewährleisten

In den USA wird die Einhaltung der Lohn- und Gehaltsvorschriften durch Bundes-, Landes- und manchmal auch lokale Gesetze bestimmt. Selbst mit nur einem Mitarbeiter sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich.

Sie müssen mindestens:

• Mindestlohngesetze einhalten (Bundes- oder Landesgesetze, je nachdem, welches höher ist)
• Überstunden (1,5-fach) für berechtigte Stundenlohnempfänger zahlen, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten
• Bundes- und Landeslohnsteuern einbehalten und abführen
• Berichte wie Formular 941 (vierteljährlich) und W-2s (jährlich) einreichen

Wenn Sarah eine festangestellte, von Überstundenregelungen ausgenommene Mitarbeiterin ist, müssen Sie keine Überstunden erfassen. Wäre sie jedoch eine Stundenlohn-Mitarbeiterin, müssten Sie die Arbeitszeiten sorgfältig erfassen und Überstunden bezahlen, wenn sie in einer Woche mehr als 40 Stunden arbeitet.‍

Check out our U.S. state guides for state-specific labor laws.

Schritt 4: Die Art der Vergütung festlegen, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten

Bevor Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen möchten. Für die meisten Unternehmen läuft dies auf eine einfache Wahl zwischen festangestellten und stundenbasierten Mitarbeitern hinaus.

Festangestellte vs. Stundenlohn-Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung

Festangestellte erhalten in jedem Abrechnungszeitraum ein festes Gehalt, während Stundenlohn-Mitarbeiter nach geleisteten Stunden bezahlt werden und möglicherweise Anspruch auf Überstundenvergütung haben.

• Festangestellte: Vorhersehbares Gehalt, einfachere Gehaltsabrechnung
• Stundenlohn-Mitarbeiter: Flexibel, erfordert Zeiterfassung und Überstundenberechnungen

Nehmen wir an, Sie entscheiden sich, Sarah ein Jahresgehalt von 60.000 $ zu zahlen, das alle zwei Wochen ausgezahlt wird. Das bedeutet, sie verdient etwa 2.308 $ pro Gehaltszahlung, unabhängig von den geleisteten Stunden.

Schritt 5: Mitarbeitergehalt und Steuerabzüge berechnen

Nun berechnen Sie, was Ihr Mitarbeiter tatsächlich netto erhält. In den USA umfasst dies Bundessteuern und FICA-Beiträge.

Von Sarahs zweiwöchentlichem Gehaltsscheck von 2.307 $:

• ~176 $ gehen an die Sozialversicherung
• ~33 $ gehen an Medicare
• Bundes- und Landessteuern werden basierend auf ihrer W-4-Erklärung einbehalten

Ihr endgültiges Nettogehalt wird niedriger sein als das Bruttogehalt, aber alle erforderlichen Steuern sind abgedeckt. Als Arbeitgeber zahlen Sie zusätzlich zu ihrem Gehalt auch Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare in gleicher Höhe.

Schritt 6: Die richtigen Zahlungsmethoden wählen

Sobald Sie entschieden haben, wie Sie die Gehaltsabrechnung durchführen (manuell, über Software oder über einen externen Dienstleister), besteht der nächste Schritt darin zu entscheiden, wie die Mitarbeiter tatsächlich bezahlt werden. In den meisten Fällen bestimmt Ihre Gehaltsabrechnungseinrichtung die Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen.

Für Teams mit Sitz in den USA, die die Gehaltsabrechnung intern durchführen, sind die Standardmethoden:

• Direktüberweisung: Dies ist die gängigste Option. Wenn Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware oder einen externen Dienstleister nutzen, sind Zahlungen in der Regel integriert, sodass Ihr Mitarbeiter (wie Sarah) nach Genehmigung der Gehaltsabrechnung automatisch pünktlich bezahlt wird. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung manuell durchführen, müssen Sie jede Banküberweisung selbst veranlassen.
• Schecks: Diese werden noch von einigen Kleinunternehmen verwendet, aber der Prozess ist vollständig manuell. Sie müssen die Gehaltsabrechnung berechnen, Schecks ausstellen und die Zustellung verwalten, was das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern erhöht.
• Gehaltskarten: Dies sind Prepaid-Karten, auf die Gehälter geladen werden, was sie für Mitarbeiter ohne Bankkonto nützlich macht. Sie werden in der Regel über Lohnbuchhaltungsdienstleister und nicht über manuelle Einrichtungen unterstützt.

Wenn Ihr Team wächst, insbesondere über verschiedene Standorte hinweg, wird die manuelle Koordination von Zahlungen schwieriger zu handhaben. Dann wechseln Unternehmen in der Regel zu Lohnbuchhaltungssystemen oder -anbietern, die Gehaltsabrechnungen, Zahlungen und detailliertes Multi-Vendor-Reporting an einem Ort abwickeln können.

Schritt 7: Einen Gehaltsabrechnungsplan einrichten

Der richtige Gehaltsabrechnungsplan hängt von Ihrer Branche und den Präferenzen Ihres Teams ab – und er kann entscheidend dazu beitragen, wie reibungslos die Gehaltsabrechnung abläuft. Werfen wir einen Blick auf die gängigsten  Zeitpläne und wie Sie den passenden für Ihre globalen Operationen auswählen können:

• Wöchentlich: Das bedeutet, die Gehaltsabrechnung jede Woche durchzuführen, was gut für Stunden- oder Frontline-Mitarbeiter funktioniert. Es ist zwar aufwendiger, passt aber gut zu Betrieben, die vorrangig Barzahlungen abwickeln.
• Zweiwöchentlich: Sie zahlen alle zwei Wochen (26 Mal im Jahr). Dies ist der gängigste Zahlungsrhythmus in den USA, wobei 43 Prozent der Unternehmen ihn nutzen. Sie können unseren kostenlosen Gehaltsabrechnungsplan hier herunterladen.
• Halbmonatlich: Sie zahlen zweimal im Monat (24 Mal jährlich), üblicherweise um den 1. und 15. herum. Das passt gut zur monatlichen Berichterstattung.
• Monatlich: Sie zahlen einmal im Monat. Dies ist die am wenigsten verbreitete Option in den USA (nur etwa 4 % der Unternehmen nutzen sie). Dieser Zahlungsplan ist administrativ einfach, aber schwieriger für den Cashflow und für Stundenlöhner.

Schritt 8: Aufzeichnungen und Berichterstattung

Die Lohnbuchhaltung endet nicht mit dem Versand der Zahlung. Sie sind verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen und Berichte beim IRS und den staatlichen Behörden einzureichen.

Bewahren Sie mindestens Folgendes auf:

• Lohnunterlagen und Gehaltsabrechnungen
• Steuerunterlagen (z. B. Formular 941, W-2s)
• Mitarbeiterformulare (W-4, I-9)

Aufbewahrungsfristen:

• IRS: Mindestens 4 Jahre
• Arbeitsministerium: 2–3 Jahre je nach Art der Aufzeichnung

Sie bewahren alle Lohnunterlagen von Sarah digital auf, einschließlich ihrer Gehaltshistorie und Steuererklärungen, damit Sie vorbereitet sind, falls der IRS Ihr Unternehmen prüft. Der Einsatz von Lohnabrechnungssoftware erleichtert dies erheblich, indem sie Aufzeichnungen automatisch speichert und organisiert.

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Wie bezahlt man Mitarbeiter am besten: Manuelle Lohnabrechnung vs. Lohnabrechnungssoftware?

Die beste Art, Mitarbeiter zu bezahlen, hängt von der Phase Ihres Unternehmens ab. Eine manuelle Lohnabrechnung kann funktionieren, wenn Sie gerade erst anfangen, aber die meisten Teams wachsen schnell darüber hinaus, wenn die Komplexität zunimmt.

Wann manuelle Lohnabrechnung sinnvoll ist

Manuelle Lohnabrechnung funktioniert, wenn Sie ein oder zwei Mitarbeiter, einfache Gehälter und minimale Compliance-Anforderungen haben. Sie bietet Ihnen volle Kontrolle und vermeidet Softwarekosten, bedeutet aber auch, dass Sie für Berechnungen, Einreichungen und die Einhaltung der Steuervorschriften verantwortlich sind.

Für die meisten Unternehmen ist dies eine kurzfristige Lösung. Es ist einfach, hier zu beginnen, aber es wird zeitaufwändig und riskant, sobald sich etwas ändert. Es bedeutet auch, dass Sie wahrscheinlich einen internen, lokalen Lohnabrechnungsexperten einstellen müssen, oder Sie werden stark davon abhängig sein, neue Mitarbeiter bei der Skalierung weiterzubilden. Beide Optionen sind ressourcenintensiv.

Wann Lohnabrechnungssoftware sinnvoll ist

Lohnabrechnungssoftware wird zur besseren Option, sobald Sie weniger manuelle Arbeit und Genauigkeit im großen Maßstab wünschen. Sie automatisiert Steuerberechnungen, Abzüge, Einreichungen und Berichte, wodurch das Risiko von Fehlern und verpassten Fristen reduziert wird.

Wenn Sie wachsen, Mitarbeiter in verschiedenen Bundesstaaten einstellen oder planen, zu international zu expandieren, wird hochwertige Software oft zu einem Muss. Plattformen wie Playroll gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Ihnen einen einzigen Überblick über alle Lohnabrechnungsvorgänge bieten und Ihnen helfen, compliant zu bleiben, ohne zusätzlichen operativen Aufwand.

Was kostet die Lohnabrechnung den Arbeitgeber tatsächlich über die Löhne hinaus?

Die Löhne der Mitarbeiter sind nur ein Teil der Gesamtkosten der Lohnabrechnung. Als Arbeitgeber müssen Sie auch Steuern, Beiträge und Leistungen einplanen, die zusätzlich zum Gehalt anfallen.

In den USA gehören zu den größten zusätzlichen Kosten:

• Lohnsteuern des Arbeitgebers: Sie zahlen entsprechende Beiträge zur Sozialversicherung (6,2 %) und Medicare (1,45 %) gemäß dem Federal Insurance Contributions Act (FICA)
• Bundes- und staatliche Arbeitslosenversicherungsbeiträge: Die Beiträge gemäß dem Federal Unemployment Tax Act (FUTA) und dem State Unemployment Tax Act (SUTA) variieren je nach Bundesstaat und Arbeitgeberhistorie
• Arbeitnehmerunfallversicherung: In den meisten Bundesstaaten vorgeschrieben, wobei die Kosten vom Risikograd der Tätigkeit abhängen
• Leistungen (falls angeboten): Krankenversicherung, Altersvorsorgebeiträge (z. B. 401(k)), Boni und bezahlter Urlaub

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Die Lohnabrechnung wird komplexer, wenn Ihr Unternehmen wächst, besonders wenn Sie beginnen, Mitarbeiter über Bundesstaaten oder Länder hinweg einzustellen. Was als einfacher Prozess beginnt, kann sich schnell in mehrere Systeme, fragmentierte Daten und ein steigendes Compliance-Risiko verwandeln.

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