Combien coûtent les employés? Les dépenses de l'employeur expliquées

‍

Comment calculer le coût d'un employé

Bien que la formule ci-dessus soit bonne pour une estimation à la volée, vous devrez approfondir les détails de ce qu'un employé vous coûtera réellement avant de continuer et de l'ajouter à votre masse salariale.

Voici une approche étape par étape pour y parvenir :​

1. Déterminez le salaire brut

Commencez par le revenu annuel brut de l'employé avant déductions. C'est le totalmontant qu'un employé gagne avant impôts et déductions comme les avantages sociaux.

• Exemple : Un développeur Full Stack de niveau intermédiaire à Austin, Texas, gagne 110 000 $ par an.

2. Calculer les charges sociales obligatoires

Ensuite, vous devrez calculer et déduire les charges sociales fédérales du montant du revenu annuel brut. En tant qu'employeur aux États-Unis, vous êtes légalement responsable de plusieurs cotisations légales, notamment :

• Sécurité sociale (6,2 % jusqu'à 176 100 $) : 6 820 $
• Medicare (1,45 %, sans plafond) : 1 595 $
• FUTA (0,6 % sur les premiers 7 000 $) : 42 $
• SUTA (Texas, 2,7 % sur les premiers 9 000 $) : 243 $
• Indemnisation des accidents du travail (0,90 $ en moyenne par tranche de 100 $ de masse salariale) : 990 $

Cela vous laisse avec un montant total de charges sociales et de cotisations obligatoires de

≈ 9 690 $ annuellement

3. Ajoutez des coûts supplémentaires pour les employés

Non pas que vous ayez déduit toutes les taxes nationales et fédérales nécessaires, vous devez tenir compte de tous les avantages offerts par votre entreprise et des coûts indirects :

• Assurance maladie (part de l'employeur, couverture unique) : ~ 7 500 $ par an
• Cotisation de retraite (correspondance de 3 %) : 3 300 $
• Intégration et formation : ~2 500 $ (les rôles technologiques nécessitent souvent des coûts de montée en puissance plus élevés)
• Équipement et logiciels (ordinateur portable, licences, support informatique) : ~3 000 $

Total supplémentaire coûts : ≈ 16 300 $ par an

4. Calculez le coût annuel total par employé

Combinez maintenant tous les composants et vous obtiendrez votre véritable coût de l'emploi :

• Salaire : 110 000 $
• Taxes sociales : 9 690 $
• Coûts supplémentaires : 16 300 $

Coût annuel total par employé : ≈ 136 000 $ par an

‍

‍

Comment calculer le coût horaire d'un employé ?

Une fois que vous avez calculé votre coût total réel de l'emploi, divisez le total jusqu'à un coût horaire, c'est assez simple. Cela donnera un niveau supplémentaire de compréhension en ce qui concerne  ce que coûte réellement une nouvelle embauche :

Étape 1 : Salaire horaire de base

• 110 000 $ ÷ 2 080 heures (40 heures × 52 semaines) = 52,88 $/heure

Étape 2 : Tout ajouter coûts

• 136 000 $ ÷ 2 080 heures = 65,38 $/heure

Résultat : Ce développeur full stack de 110 000 $ coûte en réalité à l'employeur environ 65 $/heure une fois les charges sociales, les avantages sociaux et les frais généraux inclus.

‍

‍

Variations des coûts des employés en fonction de l'emplacement et du niveau d'expérience

Tous les États, ni tous les employés, ne coûteront pas le même prix. Les salaires, les taux d'imposition et les avantages sociaux varient considérablement selon les régions, ce qui fait de l'emplacement l'un des principaux facteurs de coût de l'emploi.

Vous trouverez ci-dessous une comparaison état par état de certaines des répartitions salariales les plus complexes :

‍

‍

Coût moyen des employés en fonction des rôles professionnels

Chaque rôle est associé à un profil de coût différent. Les salaires varient, tout comme les attentes en matière d'avantages sociaux, les implications fiscales et les frais généraux. L'examen des postes moyens vous donne une idée plus claire de ce que signifie réellement le « coût total » et pourquoi il dépasse presque toujours le salaire de base de 25 à 40 %.

Jetons un coup d'œil à quatre rôles courants dans la main-d'œuvre américaine et leurs composantes salariales :

Ingénieur logiciel

Les talents technologiques restent l'une des catégories les plus chères, en particulier sur les principaux marchés.

• Salaire de base (niveau intermédiaire moyen aux États-Unis) : 110 000 $
• Avantages (≈30 % du salaire) : 33 000 $
• Taxes sociales (FICA, FUTA, SUTA, indemnités des travailleurs) : ~8 500 $
• Coûts indirects (équipement, intégration, frais généraux) : ~8 500 $

Coût total estimé : ~ 160 000 $ annuellement

Adjoint administratif

Les rôles de soutien ont des salaires inférieurs mais apportent quand même des avantages sociaux et des coûts fiscaux importants.

• Salaire de base : 40 000 $
• Avantages (≈30 %) : 12 000 $
• Taxes sociales : ~3 100 $
• Coûts indirects : ~10 000 $ (équipement, espace de travail, intégration, frais administratifs)

Coût total estimé : ~ 65 000 $ par an

Directeur des ventes

Les rôles de vente sont uniques car la rémunération comprend souvent des structures de commissions et de bonus.

• Salaire de base : 90 000 $
• Avantages (≈30 %) : 27 000 $
• Taxes sur les salaires : ~6 900 $
• Coûts indirects : ~12 000 $ (outils CRM, déplacements, intégration, risque de roulement plus élevé)

Coût total estimé : ~ 135 000 $ à 150 000 $ par an

Employé du commerce de détail (horaire)

Les employés horaires présentent différents défis : des salaires plus bas, mais toujours soumis aux impôts, aux avantages sociaux (s'ils sont à temps plein) et frais généraux indirects.

• Salaire horaire : 20 $/heure (~41 600 $ par an à 40 heures/semaine)
• Avantages sociaux (≈25 %, forfaits souvent plus légers) : 10 400 $
• Taxes sociales : ~3 200 $
• Coûts indirects : ~4 800 $ (équipement, uniformes, formation, risque de roulement élevé)

Coût total estimé : ~ 60 000 $ par an (~ 25 $ à 28 $/heure)

‍

‍

2. Optimiser les avantages sociaux des employés

Les avantages sociaux représentent une part importante du coût des employés. Mais « grand » ne veut pas dire « inflexible ». Évaluer les avantages que les employés utilisent réellement par rapport à ceux qu'ils attendent simplement vous donne une marge d'adaptation sans perturber le moral.

Actions à envisager :

Ces actions sont spécifiques aux États-Unis, mais les éléments que vous inclurez dans le calcul de vos coûts de personnel seront probablement similaires. Si vous envisagez de recruter dans un pays spécifique, nous vous recommandons de consulter nos guides spécifiques au pays.

• Introduisez des plans de santé à franchise élevée associés à des comptes d'épargne santé (HSA). Celles-ci transfèrent une partie du fardeau des coûts sur les employés, mais conservent des avantages fiscaux.
• Promouvoir les programmes de soins préventifs et de bien-être. Vous constaterez moins de réclamations et une inflation des soins de santé inférieure à long terme.
• Offrez des avantages sociaux flexibles ou (par exemple, travail à distance, allocations de garde d'enfants, allocations scolaires) plutôt que des avantages rigides et coûteux dont chacun bénéficie, qu'il les valorise ou non. non.

‍

‍

3. Investir dans des programmes de rétention

Le turnover ne s'accompagne pas seulement du casse-tête du recrutement et de la formation des nouvelles recrues, il perturbe complètement les équipes, ralentit la productivité et coûte de l'argent réel. Remplacer un bon employé peut coûter jusqu'à un tiers de son salaire annuel, surtout si l'on inclut la perte de connaissances institutionnelles et le temps de montée en puissance. Les employés veulent voir un avenir pour C'est quelque chose que vous pouvez mettre en œuvre dans votre stratégie de rétention de quelques manières simples :

Des mesures de rétention qui aident :

• Établissez des parcours de carrière clairs avec des promotions et des augmentations de salaire visibles. Les employés sont beaucoup plus susceptibles de rester s'ils peuvent voir à quoi ressemble l'avancement.
• Reconnaître et récompenser régulièrement les réalisations des employés (pas seulement au moment des évaluations). Une reconnaissance fréquente et opportune renforce la fidélité et l'engagement plus efficacement que les évaluations annuelles. De simples gestes comme des remerciements publics ou de petites récompenses peuvent avoir un impact plus important que vous ne l'imaginez.
• Prendre en charge les modèles de travail flexibles et hybrides est désormais une attente, et non un avantage, et il est prouvé qu'elle réduit le turnover. satisfaction.
• Offrez des opportunités d'apprentissage et de développement à vos équipes. S'ils voient que vous investissez dans leur croissance, ils sont moins susceptibles de chercher ailleurs. Les budgets de formation, les mentorats ou les certifications envoient tous le message que leur avenir compte.

‍

‍

Playroll : le meilleur pour le recrutement et la conformité à l'échelle mondiale

Le gestionnaire de paie mondial de Playroll vous donne un aperçu instantané des coûts de paie par région dans un tableau de bord centralisé, vous aidant à comprendre le coût réel de chaque embauche dans plus de 180 pays. Au-delà de la visibilité, Playroll propose une analyse des écarts pour détecter rapidement les erreurs de paie et garantir la conformité, réduisant ainsi le risque d'erreurs coûteuses.

La plateforme se synchronise également de manière transparente avec vos fournisseurs existants et vos systèmes internes, afin que vous puissiez gérer les salaires, les impôts et les avantages sociaux sans aucune interruption du flux de travail de votre équipe. En tant qu'EOR, Playroll gère la conformité, la paie et les contrats, ce qui rend le recrutement international plus rapide, plus sûr et bien plus rentable que l'ouverture d'entités locales.

‍

Consultez les critiques G2 de Playroll pour une perspective impartiale.

‍

Gusto : le meilleur pour l'administration des avantages sociaux

Gusto est conçu pour les petites et moyennes entreprises. Il combine la paie, les avantages sociaux et la déclaration de revenus sur une seule plateforme facile à utiliser. Si vous recrutez au niveau national et souhaitez automatiser la paie et l'administration des ressources humaines sans avoir besoin d'une équipe RH interne complète, Gusto est un choix rentable. En revanche, si vous recrutez à l'échelle mondiale, vous trouverez peut-être la plateforme un peu limitée.

‍

Consultez les critiques du G2 de Gusto pour une perspective impartiale.

‍

QuickBooks : idéal pour les équipes axées sur la finance

QuickBooks Payroll s'intègre directement à la comptabilité QuickBooks, offrant aux équipes financières une vue unique de la masse salariale et la trésorerie globale. Il automatise les calculs de salaire, les retenues fiscales et les déclarations de conformité, tout en gardant vos rapports financiers précis et à jour. Cela le rend particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent que la paie soit étroitement liée à la comptabilité. Toutefois, si vous êtes une grande entreprise, vous constaterez peut-être que le manque d’outils avancés de gestion des ressources humaines et des effectifs constitue un obstacle.

‍

Consultez les critiques G2 de Quickbooks pour une perspective impartiale.

‍

Prenez le contrôle des coûts liés aux employés avec Playroll

L'expansion sur de nouveaux marchés ne nécessite pas nécessairement le prix élevé de la création d'entités juridiques, de systèmes de paie locaux ou d'équipes RH nationales. Avec Playroll comme Employeur de référence, vous pouvez embaucher à l'international sans assumer ces coûts fixes.

Oui, il y a des frais de service mensuels, mais cela ne représente qu'une fraction de ce que vous dépenseriez pour l'enregistrement de l'entité, la gestion de la conformité et l'administration continue. Vous évitez également des mois de retards d'installation, ce qui signifie que vous pouvez commencer à opérer sur de nouveaux marchés presque immédiatement.

En fonction de votre stratégie, vous économiserez également sur les frais généraux cachés : maintenir un bureau physique, payer les prestataires de paie locaux ou jongler avec les exigences de conformité entre les juridictions. Playroll s'occupe de tout, de la paie et des impôts aux contrats et avantages sociaux, afin que vous puissiez vous concentrer sur la constitution de votre équipe et la croissance de votre entreprise. Réservez une démo avec notre équipe dès aujourd'hui pour commencer.

ABOUT THE AUTHOR

Jaime Watkins

Jaime est un spécialiste du contenu chez Playroll, spécialisé dans les tendances et la conformité RH mondiales. Forte d'une solide expérience en langues et en rédaction, elle transforme les problèmes complexes d'emploi en informations claires pour aider les employeurs à garder une longueur d'avance dans une main-d'œuvre mondiale en constante évolution.

FAQ sur les coûts des employés

Combien coûte l’embauche de personnel?

La réponse courte : plus que le salaire annoncé. Aux États-Unis, les avantages sociaux et les charges sociales ajoutent 25 à 40 % au salaire de base, ce qui signifie qu'un employé de 60 000 $ pourrait en réalité coûter plus près de 78 000 $ une fois inclus les soins de santé, les cotisations de retraite, la sécurité sociale, l'assurance-maladie et les impôts sur le chômage. Ajoutez les coûts indirects tels que le recrutement, l'intégration et l'équipement, et le « coût total pour l'employeur » augmente encore plus.

Y a-t-il des coûts cachés lors de l’embauche d’un employé?

Oui, il y a des coûts cachés lors de l'embauche d'un employé ? Ils surprennent souvent les chefs d’entreprise. Au-delà des salaires et des avantages sociaux, vous devrez prévoir les frais de recrutement, le temps d'intégration et de formation, l'équipement de travail, les licences de logiciels et les frais généraux tels que l'espace de bureau ou l'administration des ressources humaines.

Un turnover élevé est une autre dépense cachée à laquelle vous devez faire attention. Remplacer un employé peut coûter jusqu'à un tiers de son salaire annuel. La prise en compte de ces coûts dès le départ vous donne une image plus réaliste de votre budget d'emploi.

‍

Est-ce qu'embaucher un freelance est moins cher qu'un employé à temps plein?

À court terme, les indépendants coûtent souvent moins cher car vous n'êtes pas responsable des charges sociales, de l'assurance maladie ou des cotisations de retraite. Mais les taux horaires des pigistes qualifiés sont généralement plus élevés et vous faites des compromis sur la cohérence, la fidélité et la productivité à long terme.

Les employés à temps plein entraînent des coûts initiaux plus élevés, mais ils offrent souvent une meilleure fidélisation, une meilleure connaissance institutionnelle et un meilleur alignement culturel. Le bon choix dépend de vos objectifs de croissance et de la stabilité dont vous avez besoin.

‍

Quels outils peuvent m'aider à budgétiser les coûts liés au personnel ?

Le Calculateur de coûts par employé gratuit de Playroll est un excellent point de départ. Il vous donne une répartition instantanée des salaires, des impôts des employeurs et des avantages sociaux dans plus de 180 pays, vous aidant ainsi à comparer le « coût réel » entre les marchés. Associez cela aux outils d'analyse comparative des salaires et à la plateforme de gestion de la paie de Playroll, et vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour budgétiser avec précision, rester conforme et embaucher en toute confiance.