Comment embaucher des employés internationaux : guide complet pour les équipes mondiales

Réponse rapide : 7 étapes pour embaucher des employés internationaux

• Étape 1 : Décidez du type d'emploi (employé à temps plein ou entrepreneur)
• Étape 2 : Choisissez le pays en fonction du talent, des coûts et des fuseaux horaires
• Étape 3 : Sélectionnez votre structure d'embauche (entité, EOR ou entrepreneur)
• Étape 4 : Gérer les visas et les permis de travail si nécessaire.
• Étape 5 : Créer un contrat de travail conforme aux normes locales
• Étape 6 : Configurer les retenues à la source et les retenues fiscales
• Étape 7 : Intégrer les employés avec une communication et des outils clairs

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Quelles sont les façons d'embaucher à l'international Employés ?

L'embauche d'employés à l'international vous offre une certaine flexibilité dans la façon dont vous constituez votre équipe, et cette flexibilité est ce qui rend l'embauche mondiale si puissante. Dans le même temps, chaque approche comporte des compromis qui affectent la rapidité, le coût et la conformité.

La plupart des entreprises choisissent entre trois approches principales :

• Créer une entité locale pour un contrôle total et une présence à long terme
• Utiliser un employeur agréé pour un recrutement rapide et conforme
• Recruter des entrepreneurs indépendants pour plus de flexibilité et de besoins à court terme

La bonne option dépend sur ce que vous essayez d’accomplir. Certaines entreprises investissent à long terme sur un marché spécifique, tandis que d'autres testent de nouvelles régions ou n'embauchent qu'un ou deux employés à l'étranger.

Il n'y a pas de « meilleure » ​​configuration, seulement ce qui est logique pour votre étape, votre tolérance au risque et la rapidité avec laquelle vous devez évoluer. Décrivons comment chaque approche fonctionne dans la pratique.

Option 1 : Créer une entité locale

La création d'une entité locale vous donne la pleine propriété de vos opérations dans un pays, de l'emploi à la paie en passant par la conformité. Il s'agit du moyen le plus complet d'embaucher des employés à l'étranger et vous offre une stabilité à long terme sur ce marché.

Ce niveau de contrôle s'accompagne d'un investissement significatif en termes de temps, de coûts et d'efforts opérationnels.

Avantages

• Contrôle total sur l'embauche, la paie et la gestion des employés
• Forte protection de la propriété intellectuelle et des contrats
• Possibilité d'établir une présence à long terme dans un pays spécifique. marché

Coûts et défis

• Les délais de configuration peuvent varier de 3 à 9 mois
• Les coûts de configuration initiaux dépassent souvent 20 000 $
• La maintenance continue peut dépasser 50 000 $ par an
• Nécessite une expertise locale dans les domaines des ressources humaines, juridiques et financières

À retenir

Les entités fonctionnent bien lorsque vous êtes engagé à évoluer dans un pays. Ils peuvent vous ralentir si vous explorez ou recrutez encore en petit nombre.

Avez-vous besoin d'une entité pour embaucher des employés à l'étranger ?

L'embauche d'employés à l'étranger vous donne un contrôle direct sur les relations de travail et la conformité, c'est pourquoi les entités sont souvent considérées comme l'approche par défaut. Dans la plupart des pays, l'embauche directe d'une personne nécessite une présence légale enregistrée pour gérer la paie, les impôts et les obligations légales.

Consultez nos plus de 180 guides pour vérifier les coûts de création d'entité dans le pays de votre choix.

Cela dit, de nombreuses entreprises embauchent à l'échelle mondiale sans créer d'entités en faisant appel à un « employeur de référence ». Cela vous permet de rester conforme tout en avançant plus rapidement, en particulier dans les premiers stades de l’expansion. Cela nous amène à l'option 2.

Option 2 : Utiliser un Employeur officiel

L'utilisation d'un Employeur officiel vous permet d'embaucher rapidement des employés internationaux tout en restant conforme aux lois locales. C'est devenu une option incontournable pour les entreprises qui souhaitent se développer à l'échelle mondiale sans construire d'infrastructures dans chaque pays.

Vous gérez toujours le travail quotidien de l'employé, tandis que l'EOR gère l'emploi légal, la paie et la conformité.

Ce qu'un EOR permet

• Recruter dans de nouveaux pays en quelques jours
• Se développer sans créer d'entités locales
• Rester conforme aux exigences du travail local. lois

Ce qu'un EOR gère

• Contrats de travail conformes au niveau local : Les contrats sont adaptés aux lois du travail de chaque pays, y compris les clauses obligatoires, les avantages sociaux et les conditions de licenciement, vous ne vous appuyez donc pas sur des modèles uniques.
• Paie, impôts et Avantages légaux : L'EOR gère le paiement des salaires, les retenues d'impôt et les cotisations de l'employeur, en s'assurant que tout est calculé et classé correctement.y selon les exigences locales.
• Conformité au droit du travail et licenciements : Des périodes d'essai aux exigences de préavis et aux indemnités de départ, l'EOR veille à ce que les pratiques d'emploi soient conformes aux réglementations locales tout au long du cycle de vie des employés.
• Paiements multidevises : Les employés sont payés dans leur devise locale, tandis que vous gérez les coûts dans la devise de votre choix, ce qui contribue à simplifier les paiements transfrontaliers et à réduire les frictions opérationnelles.

Quand utiliser un EOR

• Recruter vos premiers employés à l'étranger : Il vous permet de démarrer rapidement sans avoir besoin de construire une infrastructure juridique ou opérationnelle dans un nouveau pays.
• Tester de nouveaux marchés : Vous pouvez explorer l'embauche dans une région, valider la demande et évaluer les performances de l'équipe avant de décider d'établir une présence permanente.
• Supporter les équipes distantes : Il vous permet d'embaucher les meilleurs talents, quel que soit le lieu. emplacement, tout en maintenant la cohérence dans la façon dont les employés sont gérés et payés.
• Transition des sous-traitants vers les employés : Vous pouvez convertir les sous-traitants à long terme en employés à temps plein de manière conforme, réduisant ainsi le risque d'erreur de classification tout en conservant les membres précieux de l'équipe.

Points clés à retenir

Les EOR rendent le recrutement mondial accessible et rapide. À mesure que votre présence dans un pays se développe, vous pouvez toujours passer à une structure d'entité lorsque cela est financièrement judicieux.

Option 3 : embaucher des entrepreneurs indépendants

L'embauche d'entrepreneurs vous donne un accès rapide à des talents mondiaux et fonctionne bien pour des rôles basés sur des projets ou spécialisés. C’est souvent le moyen le plus rapide de commencer à recruter à l’international, surtout lorsque la flexibilité est importante. Cette flexibilité fonctionne mieux lorsque la relation est clairement définie et véritablement indépendante.

Avantages

• Intégration rapide et configuration minimale
• Frais généraux inférieurs à ceux des employés à temps plein
• Idéal pour le travail à court terme ou basé sur des projets

Risques et considérations

• Risque d'erreur de classification si les sous-traitants sont traités comme des employés
• Contrôle limité sur les heures et la structure de travail
• Besoin de contrats solides pour protéger la propriété intellectuelle et la conformité

Principaux points à retenir

Les sous-traitants sont utiles pour la flexibilité. Ils deviennent risqués lorsqu'ils sont utilisés comme substitut à long terme aux employés.

Comparaison des méthodes d'embauche

Utilisez ce tableau comme guide pour décider si vous avez besoin d'un employé ou d'un entrepreneur pour vos besoins :

Prêt à embaucher à l'étranger sans créer d'entité ?

Avec la solution Employeur de référence de Playroll, vous pouvez intégrer rapidement des employés internationaux pendant que nous gérons la paie, les impôts et la conformité dans le pays.

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Comment embaucher des employés internationaux (étape par étape)

L'embauche d'employés internationaux devient beaucoup plus gérable lorsque vous la divisez en étapes claires. La plupart des entreprises qui évoluent à l’échelle mondiale suivent un processus similaire. La différence réside dans la façon dont ils exécutent chaque étape.

Étape 1 : Décidez du type d'emploi

Commencez par décider de la manière dont vous souhaitez intégrer cette nouvelle personne dans votre équipe. Vont-ils être un employé à temps plein ou un entrepreneur ?

Cette décision façonne tout ce qui va suivre. Cela affecte :

• La façon dont vous gérez la personne au quotidien.
• Ce dont vous êtes légalement responsable.
• La flexibilité dont vous disposez à mesure que votre équipe se développe.

Une bonne règle de base à suivre est que si le poste est à long terme et essentiel à votre entreprise, il est généralement logique de le traiter comme un plein emploi dès le départ.

Étape 2 : Choisissez le pays

Recruter à l'échelle mondiale, vous avez accès aux talents presque partout, mais dans la pratique, certains pays sont beaucoup plus faciles à embaucher que d'autres.

Avant de vous engager, prenez du recul et regardez la situation dans son ensemble :

• Quelles sont les principales lois du travail locales que vous devez suivre et dans quelle mesure sont-elles strictes ?
• Quelles taxes d'employeur devez-vous payer et comment cela affecte-t-il le coût total de l'emploi en plus du salaire de votre employé ?
• Où se trouvent les talents que vous recherchez et dans quelle mesure le marché est-il compétitif ?
• Le fuseau horaire dans lequel vit ce talent chevauche-t-il le fuseau horaire de votre équipe existante ?

Prenons par exemple si vous recherchez des talent aux Pays-Bas. C'est un marché qui vous donne accès à des talents hautement qualifiés et à un environnement commercial solide. Dans le même temps, il s'accompagne de protections d'emploi plus strictes et de coûts pour les employeurs plus élevés que sur de nombreux autres marchés.

Étape 3 : Choisissez votre structure d'embauche

Une fois que vous avez décidé où embaucher, l'étape suivante consiste à déterminer comment vous emploierez légalement cette personne. C’est là que le recrutement mondial commence à paraître plus « réel », car votre structure détermine comment tout se déroule en coulisses.

Comme nous l'avons vu, vous pouvez soit créer votre propre entité et employer directement, soit embaucher via un EOR, soit embaucher des sous-traitants. Certaines entreprises optimisent pour la vitesse, d’autres pour le contrôle à long terme. La plupart finissent par utiliser une combinaison d'approches à mesure qu'elles s'étendent à travers les régions.

Votre choix ici a un impact :

• Si vous devez créer une entité locale
• Comment la paie, les impôts et les avantages sociaux sont gérés
• Votre niveau de risque de non-conformité
• La rapidité avec laquelle vous pouvez intégrer quelqu'un

Étape 4 : Gérer les visas et le travail Permis

Si votre employé travaillera dans un pays où il n'a pas encore le droit de travailler, vous devrez répondre aux exigences d'immigration.

Cela implique généralement :

• Obtenir le visa ou le permis de travail approprié
• Vérifier les documents relatifs au droit de travailler

Même lorsque les employés travaillent à distance depuis leur pays d'origine, vous devez toujours confirmer qu'ils sont légalement autorisés à travailler. là. Cette étape peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois selon le pays, il vaut donc la peine d'en tenir compte dès le début dans votre calendrier d'embauche.

Étape 5 : Créer un contrat conforme

L'une des erreurs les plus courantes commises par les entreprises est de supposer que les contrats de leur pays d'origine s'appliqueront aux embauches internationales. Les contrats de travail doivent refléter les lois du travail locales, qui peuvent différer considérablement d'un pays à l'autre.

Au minimum, votre contrat doit couvrir :

• Avantages et droits légaux
• Horaires de travail et politiques en matière de congés
• Conditions et préavis de licenciement périodes
• Confidentialité et protection de la propriété intellectuelle

Le fait de bien faire les choses dès le départ permet d'économiser beaucoup de complexité plus tard, surtout si vous devez apporter des modifications à la relation de travail ultérieurement.

Étape 6 : Configurer la paie et les impôts

PaiementEnvoyer quelqu'un dans un autre pays implique bien plus que simplement transférer son salaire.

Selon l'endroit où vous vous trouvez dans le monde, vous devrez :

• Retenir correctement l'impôt sur le revenu local
• Payer les cotisations de l'employeur (qui peuvent être importantes dans certains pays)
• Traiter la paie dans la devise locale de l'employé
• Rester en conformité avec les exigences de déclaration locales

Étape 7 : Intégrer Employés

Une fois que tout est configuré, l'intégration est ce qui transforme une nouvelle recrue en un membre productif de l'équipe. Pour les employés internationaux, cette étape est encore plus importante car ils rejoignent à distance et souvent dans différentes cultures.

Concentrez-vous sur :

• Des normes et attentes de communication claires
• L'alignement des fuseaux horaires et des heures de travail
• Le contexte culturel et la dynamique d'équipe
• L'accès aux outils, aux systèmes et à la documentation

Une intégration bien effectuée aide votre nouvelle recrue à se sentir en confiance et connectée dès le premier jour. Et au fil du temps, cela a un impact direct sur la rétention et les performances, en particulier dans les équipes distribuées.

Votre guide ultime des outils à distance qui vous aideront à les gérer efficacement.

Coût d'embauche d'employés internationaux

L'embauche à l'international vous donne accès à des talents mondiaux et peut créer de réelles économies de coûts, en particulier lorsque vous vous développez au-delà des marchés à coûts élevés. Dans le même temps, le coût total de l’emploi comprend plusieurs éléments différents dont vous ne prenez peut-être pas encore compte.

Voici les principaux domaines de coûts à planifier, avec des exemples de la façon dont vous les verrez probablement apparaître.

1. Coûts de création d'entité

Si vous décidez de créer votre propre entité en Allemagne, le premier coût auquel vous devrez faire face est l'établissement, c'est-à-dire l'enregistrement de votre entité.

Vous pourriez dépenser :

• 15 000 $ à 25 000 $ pour la configuration juridique, l'enregistrement et la constitution en société
• Plusieurs mois pour que tout soit opérationnel

En plus de cela, vous aurez probablement besoin de :

• 2 000 $ à 5 000 $ par mois pour l'assistance en matière de comptabilité, de paie et de conformité.

Cela signifie qu'avant même que votre employé ne commence, vous vous engagez déjà à verser plus de 40 000 $ au cours de votre première année.

Avec un EOR, en revanche, il n'y a pas de frais d'installation. Vous pouvez embaucher immédiatement et payer un forfait mensuel à la place.

2. Paie et obligations fiscales

Une fois votre employé embauché, le salaire n'est qu'une partie de l'équation. Examinons cela en regardant un exemple, en Allemagne :

• Les cotisations de l'employeur (sécurité sociale, assurance, etc.) peuvent ajouter 20 à 25 % au salaire

Ce qui signifie qu'un salaire de 70 000 $ devient :

• ~84 000 à 87 500 $ de coût total pour l'employeur

Cela s'applique que vous utilisez une entité ou un EOR, mais la différence est de savoir qui gère la complexité. Avec une entité, vous êtes responsable du calcul, du dépôt et de la conformité.
Avec un EOR, cela est géré pour vous dans le cadre du service.

3. Avantages sociaux et exigences légales

Le droit du travail allemand comprend un certain nombre d'avantages et de protections obligatoires.

Cela inclut :

• Congés payés (généralement plus de 20 jours minimum, souvent plus dans la pratique)
• Congés de maladie et protections sociales
• Cotisations de retraite et d'assurance maladie

Celles-ci sont déjà intégrées dans les coûts de votre employeur ci-dessus, mais elles également affectent :

• Comment les contrats sont structurés
• Ce que vous êtes légalement tenu d'offrir
• Comment vous gérez les attentes des employés au niveau local

Avec une entité, vous devez concevoir et gérer cela vous-même. Avec un EOR, ces exigences sont intégrées à la configuration de l'emploi.

4. Coûts juridiques et de conformité

L'embauche en Allemagne signifie que vos contrats et vos processus doivent être conformes au droit du travail local.

En pratique, cela signifie souvent :

• 1 000 à 3 000 $ pour rédiger un contrat de travail conforme
• Une assistance juridique continue en cas de modification de la réglementation ou de problèmes

Le droit du travail allemand comprend également des règles strictes en matière de licenciement, de délais de préavis et de protection des employés.

Avec une entité, vous ferez probablement appel à un conseiller juridique externe. Avec une EOR, des contrats et des processus conformes sont déjà en place.

5. Change de devises et paiements

Si vous payez votre employé allemand depuis l'étranger, vous devrez également gérer les paiements transfrontaliers.

Cela peut inclure :

• Les frais de conversion de devises (souvent 1 à 3 % par transfert)
• Paiement international frais
• Fluctuations des taux de change au fil du temps

Sur un salaire de 70 000 $, même une petite différence en pourcentage peut signifier des milliers de dollars par an.

6. Outils et infrastructure

Gérer un employé international au sein de votre propre entité signifie généralement assembler plusieurs systèmes.

Vous pourriez avoir besoin :

• Logiciel de paie
• Systèmes RH
• Outils de suivi de la conformité
• Support comptable local

Même pour une petite équipe, cela peut ajouter entre 500 $ à 1 500 $ par mois en outils et services.

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Quels outils peuvent vous aider à embaucher des employés internationaux ?

Les plateformes d'employeur de référence sont parmi les plus populaires des solutions pour recruter à l’international sans créer d’entité juridique dans chaque pays. Ces plateformes agissent en tant qu'employeur légal en votre nom, gérant la conformité, la paie et les avantages sociaux. Les plateformes RH Global Payroll & aident à gérer la rémunération dans plusieurs devises et juridictions. Des systèmes de suivi des candidats (ATS) dotés de capacités internationales complètent la pile de recrutement de base.

Voici les principales catégories d'outils et exemples à prendre en compte :

• Employeur officiel (EOR) : Playroll, Deel, Rippling, Remote ; ils gèrent l'emploi légal, les contrats et la conformité dans les pays étrangers.
• Global Payroll : Playroll, Papaya Global, Oyster HR, Gusto Global ; ils gèrent la paie et les déclarations de revenus multidevises.
• RH & Plateformes d'intégration : BambooHR, Workday, Lattice ; ils centralisent les données des employés et les flux de travail d'intégration dans toutes les régions.
• Immigration & Gestion des visas : Envoy Global, Fragomen ; ils aident avec les permis de travail et le traitement des visas.
• Outils de vérification des antécédents : Checkr, Sterling ; ces outils effectuent des vérifications d'antécédents conformes dans différents pays.
• Communication & Collaboration : Slack, Notion, Zoom ; des outils essentiels pour gérer des équipes internationales distribuées.

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Juridique, fiscal et conformité lors d'un recrutement international Exigences juridiques pour l'embauche d'employés dans différents pays

Vous savez maintenant où, comment embaucher et quelles sont vos options en matière de modèles d'embauche. Voyons maintenant comment naviguer dans un réseau complexe d'obligations juridiques, fiscales et de conformité que vous rencontrerez.

Maîtriser ces bases est extrêmement important si vous souhaitez développer votre équipe mondiale sans vous heurter à des problèmes coûteux :

Types de visa et permis de travail

L'un des premiers obstacles au recrutement international est obtenir le bon visa ou permis de travail pour que votre employé puisse travailler aux États-Unis ou dans d'autres pays. Les catégories courantes de visas américains incluent, par exemple :

• Visa H-1B : pour les travailleurs spécialisés dans des domaines tels que l'informatique, l'ingénierie ou la finance, le H-1B permet aux employeurs américains d'embaucher des travailleurs étrangers ou des employés étrangers pour une période spécifique, généralement jusqu'à six ans.
• Visa L-1 : ce visa facilite les transferts intra-entreprise, permettant aux employés de se déplacer entre une société mère et sa succursale ou filiale étrangère.

D'autres pays ont leur propre système de visa avec des exigences variables. Il est essentiel de s'y conformer en faisant appel aux services d'immigration pour éviter des amendes ou des poursuites judiciaires.

Lois du travail spécifiques aux pays

Les lois du travail façonnent le fonctionnement de l'emploi dans chaque pays, de la manière dont vous embauchez à la manière dont vous gérez les performances et même à la manière dont vous licenciez les employés. Comprendre ces différences dès le départ vous permet d'éviter des erreurs coûteuses plus tard.

À un niveau élevé, voici comment cela tend à varier selon les régions :

• Europe : des pays comme la France, l'Allemagne et les Pays-Bas ont des règles strictes en matière de contrats, d'heures de travail et de licenciement. Les licenciements nécessitent souvent de fairejustification documentée, procédures formelles et, dans certains cas, implication du gouvernement.
• États-Unis : Les États-Unis fonctionnent en grande partie selon un régime d'emploi « à volonté », ce qui signifie que chaque partie peut mettre fin à la relation avec relativement peu de restrictions (en dehors de la discrimination ou des obligations contractuelles).
• Amérique latine (LATAM) : Des pays comme le Brésil et le Mexique exigent des primes obligatoires (comme le 13e mois de salaire), des indemnités de départ et des protections détaillées pour les employés qui augmentent le coût total et la complexité de l'emploi.

Implications fiscales et accords de double imposition

Lorsque vous embauchez des employés dans un autre pays, vous entrez dans le système fiscal de ce pays et cela s'accompagne bien sûr de responsabilités permanentes.

Au minimum, vous devrez: gérer :

• Retenue d'impôt sur le revenu basée sur les taux d'imposition locaux
• Cotisations sociales des employeurs (qui peuvent aller de 10 % à 40 % et plus)
• Exigences locales de déclaration et de déclaration liées à la paie

En plus de cela, l'embauche transfrontalière introduit le concept de double imposition. Les conventions de double imposition (CDI) sont conçues pour garantir que les revenus ne sont pas imposés deux fois dans les pays, mais leur application correcte dépend de facteurs tels que :

• Là où réside l'employé
• Là où l'entreprise est enregistrée
• Comment la relation de travail est structurée

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Recrutez rapidement des employés internationaux avec Playroll

Recruter à l'international vous donne accès à de meilleurs talents, à une expansion plus rapide et à plus de flexibilité dans la façon dont vous constituez votre équipe. Ce qui ralentit généralement les entreprises, c'est de devoir gérer les exigences de conformité, de paie et légales dans plusieurs pays.

Playroll rassemble tout cela en un seul endroit. Avec un tableau de bord mondial unifié, des contrôles de conformité intégrés et des entités locales détenues, vous pouvez embaucher dans plus de 180 régions sans mettre en place d'infrastructure. À mesure que votre équipe s'agrandit, vous conservez visibilité et contrôle sans frais opérationnels et vous êtes soutenu par des experts internes à chaque étape du processus.

Si vous cherchez à simplifier le recrutement international et à développer votre équipe sans la complexité habituelle, réservez une discussion avec notre équipe dès aujourd'hui.