Cómo pagar a los empleados: una guía completa para ejecutar la nómina de manera complaciente

Cómo pagar a los empleados: una lista de comprobación rápida

Antes de ejecutar su primera nómina, usted necesita algunos elementos esenciales en su lugar. Como mínimo, esto incluye registrar su negocio con fines fiscales (comoun EINen los EE.UU. o equivalente local), la recopilación de datos de empleados y formularios legales, y la confirmación de cómo realmente pagará a su equipo.

A continuación, definir su configuración de nómina para que funcione de forma consistente desde el primer día:

• Decidir sobre la frecuencia de pago:Decidir cómoa menudo pagarás a los empleados(semanal, quincenal, semimensual o mensual), pero asegúrese de que cumple con las leyes locales. En los EE.UU., por ejemplo, la ley federal no exige un horario, pero muchos estados lo hacen (por ejemplo, requisitos semanales o quincenales para ciertos tipos de trabajadores). En otros países, el salario mensual es estándar o legalmente requerido.
• Elija el tipo de compensación:Elija entre trabajadores asalariados y por hora, y defina cómo se manejarán las horas extraordinarias, los bonos o las comisiones.
• Identificar deducciones:Confirmar lo que debe ser retenido (impuestos, cotizaciones sociales) y lo que es opcional (beneficios, cotizaciones de jubilación), basado en las leyes locales.
• Decidir sobre un método de nómina:Considere si ejecutará la nómina manualmente, usará el software de nómina, o contratará a un expertoproveedor mundial de servicios de nómina de sueldos.
• Configurar un flujo de trabajo de nómina:Definir cómo funciona la nómina de sueldos de manera operativa, incluyendo cómo se rastrean las horas, quién aprueba la nómina de sueldos, cuándo se finalizan los cálculos y cómo se liberan los pagos
• Asegúrese de llevar registros exactos:Almacenar los pagos, las declaraciones de impuestos y los datos de los empleados en un sistema organizado desde el primer día. La mayoría de los países requieren varios años de retención, por lo que conseguir esto pronto reduce el riesgo más tarde

Establecer salarios competitivos desde el primer día

Antes de ejecutar la nómina, asegúrese de que su compensación se alinea con las tasas del mercado local. Playroll’s Salary Benchmarking Tool le da información en tiempo real para que pueda establecer el pago con confianza.

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8 pasos para pagar a sus empleados cuando usted está comenzando un negocio

Si usted es nuevo en la nómina, concéntrese en conseguir los fundamentos correctos. Estos pasos están diseñados para ayudarle a construir un sistema que funciona ahora y escala más tarde. Vamos a entrar en él.

Paso 1: Clasificar correctamente a los trabajadores

La clasificación errónea sigue siendo unade los errores de nómina más comunes y costosos. Usted tendrá que determinar si un trabajador debe ser clasificado como un empleado o contratista antes de pagarlos, porque esto define sus obligaciones legales y fiscales.

A un alto nivel:

• Los empleados a tiempo completo son parte de su nómina, lo que significa que usted retiene impuestos, contribuye a programas sociales y sigue las leyes laborales.
• Los contratistas, por otro lado, operan independientemente y manejan sus propios impuestos.

La distinción generalmente depende del control (cómo se hace el trabajo), la independencia financiera y la naturaleza de la relación. Si no estás seguro, no lo adivines: consigue asesoramiento profesional para evitar posibles consecuencias legales. Conseguir este derecho por adelantado evita pagos atrasados, sanciones y disputas legales más tarde.

Obtenga una consulta gratuita para acceder a su riesgo de clasificación errónea con nuestro equipo hoy mismo.

Empleado contra contratistas independientes por nómina

Importante:Vamos a usar los Estados Unidos como ejemplo. Tenga en cuenta que los detalles pueden diferir por jurisdicción.

La diferencia principal se reduce a la responsabilidad fiscal y la obligación legal. Con un empleado, usted retiene el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare de cada cheque de pago, y contribuye con los impuestos de nómina del lado del empleador. Con un contratista independiente, usted paga la cantidad facturada en su totalidad; sin retención, sin impuestos del empleador.

Las consecuencias prácticas para la nómina de sueldos:

• Los empleados reciben unaFormulario W-2al final del año; los contratistas reciben unaFormulario 1099-NEC(si pagó más de $600 en los EE.UU.)
• Los empleados tienen derecho a prestaciones, horas extraordinarias y protección laboral; los contratistas no son
• La clasificación errónea de un empleado como contratista le expone a pagar impuestos, sanciones y auditorías, el IRS utiliza la prueba ABC para determinar la clasificación correcta cuando se discute

Paso 2: Configurar su sistema de nómina

Antes de ejecutar la nómina, necesita un sistema que asegure que los empleados se pagan correctamente y los impuestos se manejan correctamente. Usaremos un ejemplo en los EE.UU.: el proceso comienza con entender cómo fluye el salario de bruto a neto.

Cada nómina sigue la misma estructura:

• Salario bruto:Ganancias totales (salarios u horas trabajadas + bonificaciones)
• Deducciones:Impuesto federal sobre la renta, Seguro Social (6,2%), Medicare (1,45%) y cualquier impuesto o beneficio estatal
• Paga neta:Lo que el empleado realmente recibe después de las deducciones.

Digamos que usted contrata a su primer empleado, Sarah, con un salario anual de $60,000. Si ella es pagada mensualmente, su salario bruto es de $5,000, pero si ella está en un horario típico de EE.UU. quincenal (26 períodos de pago), su salario bruto sería de aproximadamente $2,308 por cheque de pago.

Después de los impuestos federales y las deducciones de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), además de cualquier impuesto estatal, su paga para llevar a casa será menor, típicamente en el equivalente mensual de ~3,500–4,000 dólares dependiendo de su configuración tributaria.

Descargue nuestra plantilla gratuita de talón de pago para empleados de EE.UU.

Para prepararte, tendrás que:

• Solicitar unaNúmero de identificación del empleador(EIN) con el IRS
• Inscríbase para los impuestos estatales sobre la nómina de sueldos (si procede)
• Recoger unFormulario W-4(Certificado de retención del empleado) yFormulario I-9(Verificación de la elegibilidad para el empleo)
• Elija cómo ejecutará la nómina (manual, software o externalizado a través de un Employer of Record)

Elija Administración de la nómina

No hay una respuesta única. La opción correcta depende del tamaño de su equipo, donde se basan sus empleados, y la cantidad de complejidad que está dispuesto a gestionar internamente. Usted tiene algunas opciones excelentes para elegir.

1. Nómina de sueldos en el hogar:Usted mantiene el control total sobre la nómina y protege los datos sensibles en sus instalaciones. Sin embargo, usted asume toda la responsabilidad de administrar el software, mantenerse al tanto de las leyes cambiantes, y debe invertir tiempo y recursos considerables.
2. Software de nómina: Automatiza cálculos, actualizaciones de impuestos y reportes. Reduce errores y ahorra tiempo. Pero usted confía en el software y puede enfrentar costos de configuración o problemas de soporte.
3. Proveedor de nóminas externalizado o Employer of Record: Ahorra tiempo y costo al traer expertos a bordo para ejecutar el procesamiento de nóminas y manejar el cumplimiento a través de las fronteras. Le da escala sin tener que construir un equipo interno.
4. Consejo Pro:Busque software que permita una adopción fácil y se sincronice con sus flujos de trabajo existentes para que su equipo pueda seguir construyendo.

Ejecutar la nómina en cualquier lugar, sin la complejidad

A medida que su equipo crece más allá de una ubicación, la nómina se vuelve más difícil de administrar. Playroll unifica sus operaciones globales de nómina en un solo tablero, con cumplimiento integrado, visibilidad en tiempo real y pagos sin interrupciones.

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Paso 3: Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales

En los Estados Unidos, el cumplimiento de la nómina es impulsado por leyes federales, estatales y a veces locales. Incluso con un empleado, usted es responsable de seguirlas.

Como mínimo, es necesario:

• Cumplir con las leyes del salario mínimo (federal o estatal, cualquiera que sea más alto)
• Pagar horas extraordinarias (1,5x) para los empleados por hora elegibles más de 40 horas/semana
• Retención y remisión de impuestos federales y estatales sobre la nómina
• Informes de archivos como los formularios 941 (trimestral) y W-2 (anualmente)

Si Sarah es una empleada asalariada, exenta, usted no tendrá que seguir las horas extras. Pero si ella fuera por hora, usted tendría que seguir las horas cuidadosamente y pagar las horas extras si ella supera 40 horas en una semana.

Echa un vistazo a nuestras guías estatales de EE.UU. para leyes laborales específicas del estado.

Paso 4: Determine el tipo de compensación que ofrece a los empleados

Antes de ejecutar la nómina, usted necesita decidir cómo va a pagar a sus empleados. Para la mayoría de las empresas, esto se reduce a una simple elección entre empleados asalariados y por hora.

Salarios contra empleados por hora para nómina

Los empleados asalariados reciben un sueldo fijo cada ciclo, mientras que los empleados por hora se pagan en función del tiempo trabajado y pueden tener derecho a horas extraordinarias.

• Salados:Salario previsible, nómina más sencilla
• Hora:Flexible, requiere seguimiento de tiempo y cálculos de horas extras

Digamos que usted decide pagar a Sarah un salario de $60,000, pagado quincenalmente. Eso significa que ella gana alrededor de $2,308 por cheque de pago, independientemente de las horas trabajadas.

Paso 5: Calcular la remuneración de los empleados y las deducciones fiscales

Ahora usted calcula lo que su empleado realmente lleva a casa. En los EE.UU., esto incluye impuestos federales y contribuciones de la FICA.

De la paga quincenal de Sarah $2,307:

• ~176 va a la Seguridad Social
• ~33 dólares va a Medicare
• Los impuestos federales y estatales son retenidos en base a su W-4

Su paga final será menor que la paga bruta, pero todos los impuestos requeridos están cubiertos. Como empleador, usted también igualará las contribuciones del Seguro Social y Medicare además de su salario.

Paso 6: Elija los métodos de pago correctos

Una vez que haya elegido cómo está ejecutando la nómina (manualmente, a través de software, o a través de un proveedor subcontratado), el siguiente paso es decidir cómo los empleados realmente reciben pago. En la mayoría de los casos, su configuración de nómina determinará las opciones disponibles para usted.

Para los equipos con base en Estados Unidos que ejecutan la nómina en la casa, los métodos estándar son:

• Depósito directo:Esta es la opción más común. Si usted está utilizando el software de nómina o un proveedor subcontratado, los pagos se suelen incorporar, por lo que una vez que la nómina es aprobada, su empleado (como Sarah) espaga automáticamente en el horario.Si usted está ejecutando la nómina manualmente, tendrá que iniciar cada transferencia bancaria usted mismo.
• Comprobaciones en papel:Estos son utilizados por algunas pequeñas empresas, pero el proceso es completamente manual. Usted necesitará calcular la nómina, emitir cheques, y administrar la entrega, lo que aumenta el riesgo de retrasos o errores.
• Tarjetas de nómina:Estas son tarjetas de prepago en las que se cargan los salarios, lo que las hace útiles para los empleados sin cuentas bancarias. Por lo general, se apoyan a través de proveedores de nómina en lugar de configuraciones manuales.

A medida que su equipo crece, especialmente en diferentes ubicaciones, la coordinación de pagos manualmente se vuelve más difícil de administrar. Eso es generalmente cuando las empresas se mueven hacia sistemas de nómina o proveedores que pueden manejar nómina, pagos yInformación detallada sobre múltiples proveedoresen un solo lugar.

Paso 7: Establecer un calendario de nóminas

El horario de nómina adecuado depende de su industria y de las preferencias de su equipo, y puede hacer toda la diferencia en lo suave que se siente la nómina. Desglosemos los horarios más comunes y cómo elegir uno que se ajuste a sus operaciones globales:

• Semanal:Esto significa que la nómina funciona cada semana, lo que funciona bien para los trabajadores por hora o en primera línea. Se necesita más trabajo, pero se ajusta a los pagos en efectivo primero operaciones.
• quincenalmente:Usted paga cada dos semanas (26 veces al año). Este es el ritmo de pago más común en los EE.UU., con el 43 por ciento de las empresas que lo utilizan.Plan de nóminas aquí.
• Semimensual:Usted paga dos veces al mes (24 veces al año), por lo general alrededor de la primera y la 15a. Se alinea bien con los informes mensuales.
• Mensual:Usted paga una vez al mes. Esta es la opción menos común en los EE.UU. (sólo alrededor del 4% de las empresas lo utilizan). Este horario de pago es fácil en el administrador, pero más difícil para el flujo de efectivo y más difícil para los trabajadores por hora.

Paso 8: Mantenimiento de registros y presentación de informes

La nómina no termina cuando se envía el pago. Usted está obligado a mantener registros y presentar informes con el IRS y las agencias estatales.

Como mínimo, conservar:

• Registros de nóminas y cuentas de pago
• Presentación de impuestos (por ejemplo, formulario 941, W-2)
• Formularios de empleados (W-4, I-9)

Requisitos de retención:

• IRS:Al menos 4 años
• Departamento de Trabajo:2-3 años dependiendo del tipo de registro

Usted mantiene todos los registros de nómina de Sarah almacenados digitalmente, incluyendo su historial de pago y archivos de impuestos, por lo que está preparado si el IRS alguna vez audita su negocio. El uso de software de nómina hace esto mucho más fácil almacenando y organizando registros automáticamente.

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¿Cuál es la mejor manera de pagar a los empleados: Nómina manual vs. software de nómina?

La mejor manera de pagar a los empleados depende de su etapa como un negocio.sólo empezando, pero la mayoría de los equipos rápidamente superarlo como la complejidad se suma.

Cuando la nómina manual tiene sentido

La nómina manual funciona cuando tiene uno o dos empleados, salarios sencillos y requisitos mínimos de cumplimiento. Le da control total y evita costos de software, pero también significa que usted es responsable de los cálculos, archivos, y mantenerse al día con las reglas de impuestos.

Para la mayoría de las empresas, esta es una solución a corto plazo. Es fácil empezar aquí, pero se vuelve muy largo y arriesgado tan pronto como algo cambia. También significa que es probable que necesite contratar a un experto interno, local de nómina, o que va a ser altamente dependiente de mejorar la capacidad de nuevas personas a medida que escala. Ambas opciones son de recursos intensivos.

Cuando el software de nómina tiene sentido

El software de nómina se convierte en la mejor opción tan pronto como usted desea menos trabajo manual y precisión a escala. Automatiza cálculos de impuestos, deducciones, archivos y informes, reduciendo el riesgo de errores y plazos incumplidos.

Si usted está creciendo, contratando a través de los estados, o planeandoampliar a nivel internacional,software de calidad a menudo se convierte en una necesidad.. Plataformas como Playroll llevar esto más lejos, dándole una sola vista en todas las operaciones de nómina, lo que le ayuda a mantenerse en cumplimiento sin añadir gastos generales operacionales.

¿Qué cuesta realmente la nómina al empleador más allá de los salarios?

Los salarios de los empleados son sólo una parte del costo total de la nómina. Como empleador, usted también necesita presupuestar para impuestos, contribuciones y beneficios que se sientan encima del salario.

En los Estados Unidos, los mayores costos adicionales incluyen:

• Impuestos sobre la nómina de los empleadores:Coincide con el Seguro Social (6,2%) y Medicare (1,45%) contribuciones bajo la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA)
• Impuestos federales y estatales sobre el desempleo:Las contribuciones a la Ley federal de impuestos sobre el desempleo (FUTA) y a la Ley estatal de impuestos sobre el desempleo (SUTA) varían según el estado y la historia de los empleadores
• Seguro de Compensación de Trabajadores:Requerido en la mayoría de los estados, con costos dependiendo del nivel de riesgo de rol
• Prestaciones (si se ofrecen):Seguro de enfermedad, cotizaciones a la jubilación (por ejemplo, 401 k)), primas y vacaciones pagadas

Compare los costos de contratación por país con nuestra calculadora de costos de los empleados

Simplifica y escala tu nómina a medida que creces

La nómina se vuelve más compleja a medida que su negocio crece, especialmente cuando usted comienza a contratar a través de estados o países. Lo que comienza como un proceso simple puede convertirse rápidamente en múltiples sistemas, datos fragmentados, y aumentar el riesgo de cumplimiento.

Playroll le ayuda a poner todo en un solo lugar. Puede consolidar los datos de nómina en un solo panel de control, automatizar los cálculos y las comprobaciones de cumplimiento, y mantener la visibilidad en tiempo real en cada región en la que opera, sin reemplazar a sus proveedores existentes.

El resultado es menos errores, menos administración, y la plena confianza de que su nómina está funcionando correctamente, ya sea que tenga un empleado o un equipo global. Si eso suena como algo que le gusta,reservar una demostracióncon nuestro equipo de hoy y vamos a empezar.