Wie man Mitarbeiter bezahlt: Ein vollständiger Leitfaden, um Payroll konform zu laufen

Wie man Mitarbeiter bezahlt: Eine schnelle Checkliste

Bevor Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung führen, benötigen Sie ein paar wesentliche Dinge an Ort und Stelle. Dies beinhaltet mindestens die Registrierung Ihres Unternehmens für steuerliche Zwecke (wie z.B.eine EINin den USA oder lokalen Äquivalent), sammeln Mitarbeiter Details und gesetzliche Formulare, und die Bestätigung, wie Sie tatsächlich zahlen Sie Ihr Team.

Definieren Sie dann Ihre Gehaltsabrechnung, so dass es konsequent ab dem ersten Tag läuft:

• Entschließen Sie sich für die Zahlungsfrequenz:Entscheiden Sie, wieoft zahlen Sie Mitarbeiter(wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich), aber stellen Sie sicher, dass es mit den lokalen Gesetzen. In den USA, zum Beispiel, Bundesgesetz nicht Mandat einen Zeitplan, aber viele Staaten tun (zB wöchentliche oder zweiwöchentlich Anforderungen für bestimmte Arbeitnehmertypen). In anderen Ländern, monatliche Bezahlung ist Standard oder gesetzlich vorgeschrieben.
• Art der Entschädigung wählen:Wählen Sie zwischen angestellten und stündlichen Arbeitern und definieren Sie, wie Überstunden, Boni oder Provisionen behandelt werden.
• Abzüge identifizieren:Bestätigen Sie, was einbehalten werden muss (Steuern, Sozialbeiträge) und was fakultativ ist (Leistungen, Rentenbeiträge), basierend auf lokalen Gesetzen.
• Entscheiden Sie sich für eine Payroll-Methode:Überlegen Sie, ob Sie die Lohnliste manuell ausführen, Lohnliste-Software verwenden oder einen Experten auslagernGlobal Payroll-Dienstleister.
• Einrichtung eines Payroll Workflows:Definieren Sie, wie die Gehaltsabrechnung operativ läuft, einschließlich wie die Stunden verfolgt werden, wer die Gehaltsabrechnung genehmigt, wenn die Berechnungen abgeschlossen sind, und wie die Zahlungen freigegeben werden
• Genaue Aufzeichnung sicherstellen:Store payslips, Steuerunterlagen und Mitarbeiterdaten in einem organisierten System von Tag eins. Die meisten Länder erfordern mehrere Jahre der Aufbewahrung, so dass immer dieses Recht früh reduziert Risiken später

Wettbe werbliche Gehälter ab dem ersten Tag einstellen

Bevor Sie Gehaltsabrechnung laufen, stellen Sie sicher, dass Ihre Vergütung mit lokalen Marktraten übereinstimmt. Playroll. Gehalt Benchmarking Tool gibt Ihnen Echtzeit-Insights, so dass Sie zahlen zuversichtlich einstellen können.

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8 Schritte, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, wenn Sie ein Unternehmen gründen

Wenn Sie neu zu zahlen, konzentrieren Sie sich auf immer die Grundlagen rechts. Diese Schritte sind so konzipiert, dass Sie ein System, das jetzt funktioniert und skaliert später zu bauen. Let s get in it.

Schritt 1: Klassifizieren Sie Arbeiter richtig

Eine Fehlklassifizierung ist immer noch eineSie müssen feststellen, ob ein Arbeitnehmer als Angestellter oder Auftragnehmer eingestuft werden sollte, bevor er sie bezahlt, weil dies Ihre gesetzlichen und steuerlichen Verpflichtungen definiert.

Auf hohem Niveau:

• Vollzeit-Mitarbeiter sind Teil Ihrer Gehaltsliste, was bedeutet, dass Sie Steuern zurückhalten, zu sozialen Programmen beitragen und den Arbeitsrechten folgen.
• Auftragnehmer hingegen arbeiten unabhängig und steuern ihre eigenen Steuern.

Die Unterscheidung hängt in der Regel von der Kontrolle (wie Arbeit geleistet wird), finanzielle Unabhängigkeit und die Art der Beziehung. Wenn Sie unsicher sind, raten Sie nicht – erhalten professionelle Beratung, um mögliche rechtliche Folgen zu vermeiden.

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Arbeitnehmer gegen unabhängige Vertragspartner für Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wichtig zu beachten:Wir werden die USA als Beispiel benutzen. Denken Sie daran, dass Details je nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich sein können.

Der Kernunterschied liegt in der steuerlichen Verantwortung und rechtlichen Verpflichtung. Mit einem Mitarbeiter, halten Sie Einkommensteuer, Sozialversicherung, und Medicare von jedem Gehaltsscheck, und tragen Arbeitgeber-Seite Lohn-Steuern an der Spitze. Mit einem unabhängigen Auftragnehmer, zahlen Sie ihren in Rechnung gestellten Betrag in voller Höhe; keine Quellen, keine Arbeitgeber-Steuern. Sie behandeln ihre eigenen Steuerpflichten.

Die praktischen Auswirkungen auf die Lohnsumme:

• Arbeitnehmer erhalten eineFormblatt W-2am Jahresende; die Auftragnehmer erhalten eineVordruck 1099-NEC(wenn über $600 in den USA bezahlt)
• Arbeitnehmer haben Anspruch auf Leistungen, Überstunden und arbeitsrechtlichen Schutz; Auftragnehmer sind nicht
• Die Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer setzt Sie auf Steuern, Strafen und Audits zurück, das IRS verwendet den ABC-Test, um die korrekte Klassifizierung zu bestimmen, wenn es umstritten ist

Schritt 2: Stellen Sie Ihr Payroll-System ein

Bevor Sie die Gehaltsabrechnung ausführen, benötigen Sie ein System, das sicherstellt, dass Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und Steuern ordnungsgemäß behandelt werden. Wir verwenden ein Beispiel in den USA: Der Prozess beginnt mit dem Verständnis, wie die Bezahlung von Brutto ins Netto fließt.

Jede Lohnsumme folgt der gleichen Struktur:

• BruttolohnGesamtverdienst (Verdienst oder geleistete Arbeitsstunden + etwaige Prämien)
• AbzügeBundeseinkommensteuer, Sozialversicherung (6,2%), Medicare (1,45%), und alle staatlichen Steuern oder Leistungen
• Nettolohn:Was der Arbeitnehmer tatsächlich nach Abzug erhält.

Sagen wir, Sie mieten Ihren ersten Mitarbeiter, Sarah, auf einem $ 60.000 Jahresgehalt. Wenn sheys monatlich bezahlt, ihr Bruttolohn beträgt $ 5.000, aber wenn sheys auf einem typischen US-zwei-Wochen-Zeitplan (26 Lohnperioden), ihr Bruttolohn wäre etwa $ 2.308 pro Gehaltssscheck.

Nach Steuern des Bundes und dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) Abzügen, zuzüglich jeglicher staatlichen Steuern, wird ihr Take-Home Gehalt niedriger sein, in der Regel in der ~ $ 3.500–$ 4.000 monatliche Äquivalent je nach ihrer Steuer-Setup.

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Um eingerichtet zu werden, müssen Sie:

• Beantragen Sie eineKennnummer des Arbeitgebers(EIN) mit dem IRS
• Register für staatliche Lohnsteuern (falls zutreffend)
• Sammeln einerFormblatt W-4(Arbeitnehmer) undFormblatt I-9(Zuschussfähigkeitsprüfung für Beschäftigung)
• Wählen Sie aus, wie Sie die Lohnliste (manuell, Software oder über ein Employer of Record ausgelagert) ausführen

Payroll-Verwaltung wählen

Es gibt keine One-Size-fits-all Antwort. Die richtige Option hängt von Ihrer Teamgröße, wo Ihre Mitarbeiter basieren, und wie viel Komplexität Sie bereit sind, intern zu verwalten. Sie haben ein paar große Optionen zur Auswahl.

1. Lohnfortzahlung vor Ort:Sie behalten die volle Kontrolle über die Lohnsumme und schützen sensible Daten in Ihren Räumlichkeiten. Allerdings übernehmen Sie die Verantwortung für die Verwaltung von Software, bleiben auf der Spitze der geänderten Gesetze, und müssen erhebliche Zeit und Ressourcen investieren.
2. Payroll-Software: Automatisiert Berechnungen, Steuer-Updates und Reporting. Es reduziert Fehler und spart Zeit. Aber Sie verlassen sich auf die Software und können Setup-Kosten oder Support-Probleme.
3. Outsourced Payroll Provider oder Employer of Record: Spart Zeit und Kosten, indem Sie Experten an Bord bringen, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten und die Einhaltung über Grenzen hinweg zu handhaben.
4. Pro Tipp:Suchen Sie nach Software, die eine einfache Annahme ermöglicht und synchronisiert sich mit Ihren bestehenden Workflows, so dass Ihr Team weiter aufbauen kann.

Laufen Payroll überall, ohne die Komplexität

Da Ihr Team über einen Standort hinaus wächst, wird die Lohnabrechnung schwieriger zu verwalten. Playroll vereint Ihre globalen Lohnabrechnungsoperationen in einem Dashboard, mit integrierter Compliance, Echtzeit-Sichtbarkeit und nahtlosen Zahlungen.

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Schritt 3: Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherstellen

In den USA wird die Lohn- und Gehalts-Compliance durch Bundes-, Staats- und manchmal lokale Gesetze getrieben. Selbst mit einem Mitarbeiter sind Sie dafür verantwortlich, ihnen zu folgen.

Mindestens müssen Sie:

• Erfüllung der Mindestlohngesetze (Bundes- oder Staat, je nachdem, welcher Staat höher ist)
• Zahlüberstunden (1,5x) für anspruchsberechtigte Stundenbeschäftigte über 40 Stunden/Woche
• Einbehaltung und Übertragung von Bundes- und Landeslohnsteuern
• Dateiberichte wie Formular 941 (vierteljährlich) und W-2s (jährlich)

Wenn Sarah ist eine angestellte, befreite Mitarbeiter, Sie won-t müssen Überstunden verfolgen. Aber wenn sie stündlich waren, you-d need to track hours carefully and pay Überstunden, wenn sie 40 Stunden in einer Woche übersteigt.

Schauen Sie sich unsere US-Staatsführer für staatliche Arbeitsgesetze an.

Schritt 4: Bestimmen Sie die Art der Entschädigung, die Sie anbieten Mitarbeiter

Bevor Sie die Gehaltsliste führen, müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Für die meisten Unternehmen kommt dies auf eine einfache Wahl zwischen angestellten und stündlichen Mitarbeitern.

Salaried vs Stündliche Mitarbeiter für Gehaltsabrechnung

Die Arbeitnehmer erhalten in jedem Arbeitszyklus einen festen Gehaltsscheck, während die Stundenbeschäftigten auf der Grundlage der geleisteten Arbeitszeit bezahlt werden und sich für Überstunden qualifizieren können.

• gesalzen:Vorhersehbare Bezahlung, einfachere Gehaltsabrechnung
• Stündlich:Flexibel, erfordert Zeiterfassung und Überstundenberechnungen

Sagen wir, Sie entscheiden, Sarah ein $60.000 Gehalt zu zahlen, bezahlt zwei Wochen. Das bedeutet, sie verdient etwa $2.308 pro Gehaltsscheck, unabhängig von der geleisteten Stunden.

Schritt 5: Berechnen der Lohn- und Steuerabzüge der Arbeitnehmer

Jetzt berechnen Sie, was Ihr Mitarbeiter tatsächlich mit nach Hause nimmt. In den USA, dies beinhaltet Bundessteuern und FICA-Beiträge.

Von Sarahs $ 2.307 zweiwöchentlich Gehaltsscheck:

• ~$176 geht an die Sozialversicherung
• $33 geht an Medicare
• Bundes- und Staatssteuern werden auf der Grundlage ihrer W-4 einbehalten

Ihre letzte take-home Gehalt wird niedriger als brutto, aber alle erforderlichen Steuern sind abgedeckt. Als Arbeitgeber, You-sell auch mit Sozialversicherung und Medicare Beiträge auf ihrem Gehalt.

Schritt 6: Wählen Sie die richtigen Zahlungsmethoden

Sobald Sie gewählt haben, wie Sie die Gehaltsabrechnung durchführen (manuell, über Software oder über einen ausgelagerten Anbieter), ist der nächste Schritt die Entscheidung, wie Mitarbeiter tatsächlich bezahlt werden. In den meisten Fällen wird Ihre Gehaltsabrechnung die Optionen bestimmen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Für U.S.-basierte Teams, die in-house Lohnliste laufen, sind die Standardmethoden:

• Direkte Einlagen:Dies ist die häufigste Option. Wenn Sie mit Payroll-Software oder einem ausgelagerten Anbieter, Zahlungen sind in der Regel eingebaut, so dass, sobald die Payroll genehmigt ist, Ihr Mitarbeiter (wie Sarah) istautomatisch planmäßig bezahlt.Wenn Sie laufen Payroll manuell, you?ll müssen Sie jede Banküberweisung selbst initiieren.
• Papierprüfungen:Diese werden immer noch von einigen kleinen Unternehmen verwendet, aber der Prozess ist vollständig manuell. Sie müssen die Lohnsumme berechnen, Überprüfungen vornehmen und die Lieferung verwalten, was das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern erhöht.
• Zahlungskarten:Dies sind Prepaid-Karten, auf die Löhne geladen werden, so dass sie nützlich für Mitarbeiter ohne Bankkonten. Sie werden in der Regel durch Lohnabrechnungsanbieter statt manuellen Setups unterstützt.

Da Ihr Team wächst, vor allem an verschiedenen Standorten, wird die Koordinierung Zahlungen manuell schwieriger zu verwalten. Das ist in der Regel, wenn Unternehmen in Richtung Payroll-Systeme oder Anbieter, die Payroll, Zahlungen, unddetaillierte Multi-Vendor-Berichterstattungan einem Ort.

Schritt 7: Einstellen eines Lohnplans

Der richtige Lohnplan hängt von Ihrer Branche und Ihrem Team ab – und es kann den Unterschied machen, wie glatt sich die Lohnrechnung anfühlt. Lassen Sie uns die häufigsten Termine und die Auswahl treffen, die zu Ihren globalen Operationen passen:

• Wöchentlich:Das bedeutet, jede Woche eine Gehaltsabrechnung zu führen, was für Stunden- oder Frontarbeiter gut funktioniert. Es braucht mehr Arbeit, aber es passt zu Cash Payments-First Operationen.
• Zwei Wochen lang:Sie zahlen alle zwei Wochen (26 Mal im Jahr). Dies ist der häufigste Lohnrhythmus in den USA, mit 43 Prozent der Unternehmen mit ihm. Sie können unsere kostenlose herunterladenLohnordnung hier.
• Halbmonatlich:Sie zahlen zweimal im Monat (24 Mal jährlich), in der Regel um den 1. und 15.. Es passt sich gut mit der monatlichen Berichterstattung.
• Monatlich:Sie zahlen einmal im Monat. Dies ist die am wenigsten verbreitete Wahl in den USA (nur etwa 4% der Unternehmen verwenden es). Diese Bezahlung Zeitplan ist einfach auf Admin, aber härter für Cashflow und härter für Stundenarbeiter.

Schritt 8: Aufzeichnung und Berichterstattung

Payroll beendet nicht, wenn Sie die Zahlung senden. Sie sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Dateiberichte mit dem IRS und staatlichen Agenturen zu halten.

Halten Sie mindestens:

• Gehaltsabrechnungen und Gehaltsabrechnungen
• Steueranmeldungen (z. B. Formblatt 941, W-2s)
• Arbeitnehmerformulare (W-4, I-9)

Aufbewahrungspflichten:

• IRS:Mindestens 4 Jahre
• Abteilung für Arbeit:2–3 Jahre je nach Rekordart

Sie halten alle Sarah, Gehaltsliste Aufzeichnungen digital gespeichert, einschließlich ihrer Gehaltsgeschichte und Steuerunterlagen, so dass Sie vorbereitet sind, wenn das IRS jemals Ihr Geschäft überprüft.

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Was ist der beste Weg, um Mitarbeiter zu bezahlen: Manuelle Payroll vs. Payroll Software?

Der beste Weg, um Mitarbeiter zu zahlen, hängt von Ihrer Stufe als Unternehmen. Manuelle Lohnliste kann arbeiten, wenn SieIch fange gerade erst an, aber die meisten Teams schnell überwachsen es als Komplexität ergibt sich.

Wenn manuelles Payroll Sinn macht

Manuelle Lohnabrechnung funktioniert, wenn Sie ein oder zwei Mitarbeiter haben, einfache Gehälter und minimale Compliance-Anforderungen. Es gibt Ihnen die volle Kontrolle und vermeidet Softwarekosten, aber es bedeutet auch, dass Sie für Berechnungen, Einreichungen verantwortlich sind und mit den Steuervorschriften auf dem neuesten Stand bleiben.

Für die meisten Unternehmen ist dies eine kurzfristige Lösung. Es ist einfach, hier zu beginnen, aber es wird zeitaufwendig und riskant, sobald sich alles ändert. Es bedeutet auch, dass Sie wahrscheinlich einen internen, lokalen Lohn- und Gehaltsexperten einstellen müssen, oder Sie werden stark von der Steigerung neuer Menschen abhängig sein, wie Sie skalieren.

Wenn Payroll Software Sinn macht

Payroll Software wird die bessere Option, sobald Sie weniger manuelle Arbeit und Genauigkeit im Maßstab wollen. Es automatisiert Steuerberechnungen, Abzüge, Einreichungen und Berichterstattung, reduziert das Risiko von Fehlern und verpasste Fristen.

Wenn Sie wachsen, Einstellung über Staaten, oder planen,international expandieren,Qualitätssoftware wird oft zu einem Must-have. Plattformen wie Playroll nehmen dies weiter, indem Sie eine einzige Ansicht über alle Lohn-und Gehalts-Operationen, die Ihnen helfen, die Einhaltung zu bleiben, ohne den operativen Overhead hinzuzufügen.

Was kostet Payroll eigentlich den Arbeitgeber jenseits der Löhne?

Arbeitnehmerlöhne sind nur ein Teil der Gesamtkosten der Lohnliste. Als Arbeitgeber müssen Sie auch für Steuern, Beiträge und Leistungen, die auf dem Gehalt sitzen, Budget.

In den USA umfassen die größten Mehrkosten:

• Lohn- und Gehaltssteuern der Arbeitgeber:Sie entsprechen den Beiträgen der Sozialversicherung (6,2%) und der Medicare (1,45%) nach dem Bundesversicherungsbeitragsgesetz (FICA)
• Bundes- und Staatsabgaben bei Arbeitslosigkeit:Bundesgesetz über die Arbeitslosigkeit (FUTA) und staatliches Gesetz über die Arbeitslosigkeit (SUTA) Beiträge variieren nach Staat und Arbeitgeber Geschichte
• Arbeitnehmer-Versicherung:In den meisten Staaten erforderlich, mit Kosten abhängig von Rollenrisiko
• Leistungen (falls angeboten):Krankenversicherung, Rentenbeiträge (z. B. 401(k)), Prämien und bezahlter Urlaub

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Vereinfachen und skalieren Sie Ihre Lohnsumme, wenn Sie wachsen

Payroll wird komplexer, wenn Ihr Unternehmen wächst, vor allem wenn Sie anfangen, über Staaten oder Länder zu mieten. Was als einfacher Prozess beginnt, kann schnell in mehrere Systeme, fragmentierte Daten und zunehmende Compliance-Risiko verwandeln.

Playroll hilft Ihnen, alles an einen Ort zu bringen. Sie können Payroll-Daten in einem Dashboard zusammenführen, Berechnungen und Compliance-Checks automatisieren und die Echtzeit-Sichtbarkeit in jeder Region, in der Sie tätig sind, beibehalten, ohne Ihre bestehenden Anbieter zu ersetzen.

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