Cómo contratar empleados internacionales sin una entidad local

¿Por qué contratar internacionalmente sin una entidad local?

Antes de entrar en el "cómo", vale la pena preguntar por qué tantas empresas se están alejando de establecer entidades en primer lugar. La realidad es simple: las entidades son lentas, caras y rígidas.startupsyPYMEPero si su empresa tiene planes a largo plazo en una región y su cronología es flexible, entonces la configuración de su propia entidad sigue siendo una opción viable. Vamos a profundizar un poco en el detalle:

¿Cuánto cuesta crear su propia entidad?

Para darle un sentido de escala: en muchos países, cuesta alrededor de Estados Unidos.15.000 a 20.000 dólares de los EE.UU.solo para establecer una entidad legal, y los costos anuales de mantenimiento (contabilidad, legal, cumplimiento, supervisión de nómina, recursos humanos locales, etc.) pueden llevarle más de US$60.000 (o más, dependiendo del número de personas y la complejidad del panorama legal en el país en el que se está expandiendo).

En muchos países europeos, por ejemplo, incluso antes de contratar personal, a menudo necesitarás pagar tasas de registro/licencia, configuración legal, un director local o un representante legal, y asegurar una oficina física o registrada. Por ejemplo, la creación de una entidad en Alemania suele costar entre 25.000 y 50.000 euros y tarda entre 3 y 6 meses en completarse.

En lugares como elReino Unido, por otro lado, la formación y registro de una empresa puede tener tasas de registro del gobierno relativamente bajas, pero usted todavía necesita presupuesto para asesoramiento legal, configuración del sistema de nómina, cumplimiento, contabilidad, programas de beneficios locales, y archivos legales en curso.

Estos costes conllevan otros inconvenientes:

• Lenta de lanzar: La creación de una nueva entidad puede tomar varios meses, a veces 4-12 meses dependiendo de la burocracia local, aprobaciones requeridas, configuración de cuentas bancarias, etc.
• Rigidez normativa: Una vez que estás en funcionamiento, estás obligado por las leyes laborales locales, protecciones laborales, mandatos de beneficios, reglas de pensiones o seguridad social, impuestos, informes, auditorías, etc. Estos varían ampliamente (y cambian a menudo), por lo que necesitarás equipos legales/HR o consultores locales para seguir cumpliendo.
• Costos fijos elevados: Incluso si contratas sólo a una o dos personas, tendrás que mantener el registro de la entidad, los archivos, la representación local, las obligaciones legales, y posiblemente la oficina local o la dirección registrada, todos los cuales están fijos independientemente de cuántos empleados tengas.

Si bien la creación de una entidad local sigue siendo una opción viable y a veces necesaria, especialmente si tienes certeza a largo plazo en una región, planeas construir un personal local más grande, quieres un control total o necesitas presencia física, es posible que no sea el mejor camino si estás experimentando, avanzando rápido o entrando.mercados múltiplesmás provisionalmente.

¿Cuál es la alternativa para establecer su propia entidad?

Si las entidades tradicionales son lentas y rígidas, ¿cuáles son sus otras opciones? Hoy en día, hay un par de modelos diferentes que hacen la contratación internacional más rápida y rentable:

• Employer of Record (Employer of Record):Un proveedor de terceros que se convierte en el empleador legal en su nombre, manejando nóminas, impuestos y cumplimiento mientras usted administra el trabajo diario del empleado. Esto le permite contratar en nuevos países en días en lugar de meses.
• Organización Profesional del Empleador (PEO):Similar a un Employer of Record pero normalmente requiere que usted ya tenga una entidad local. Un PEO co-emplea a sus trabajadores y gestiona recursos humanos, beneficios y cumplimiento junto a usted.
• Contratistas y freelancers:Para ciertas funciones, contratar contratistas independientes puede ser una forma flexible de probar un mercado.Riesgos de clasificación erróneasi la persona funciona como un empleado en virtud de la legislación local.
• Reubicar a su equipo:En algunos casos, la transferencia de empleados existentes al extranjero (con contratos de adscripción o de expatriación) puede llenar las lagunas de talento, aunque esto suele ser más caro y adecuado para funciones específicas de liderazgo o especialistas.

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3 maneras de emplear a empleados internacionales sin una entidad jurídica

No hay una sola manera decontratación mundial. Su elección depende de si necesita velocidad, cobertura de cumplimiento o flexibilidad. A continuación, vamos a caminar a través de tres métodos prácticos: contratar contratistas, utilizando un Employer of Record, y trabajar con un PEO.

Comparación: Employer of Record vs. PEO vs. Contratación de contratistas

1. Contratar contratistas internacionales

Para muchos fundadores, trabajar con contratistas internacionales es el primer paso natural en la contratación global. Es rápido, flexible y rentable. Puede redactar un contrato, pagar facturas y hacer que su nuevo compañero de equipo contribuya casi inmediatamente. Este enfoque es ideal para probar nuevos mercados o llenar lagunas de habilidades a corto plazo.

Dicho esto, es importante estar al tanto de los riesgos. Muchos países tienen reglas estrictas alrededor de quién califica como contratista frente a un empleado. Si alguien está trabajando efectivamente como un empleado a tiempo completo, la clasificación errónea podría conducir a impuestos atrasados, penalizaciones o responsabilidad por beneficios perdidos. Usado pensativamente, sin embargo, los contratistas pueden ser una opción valiosa para expandirse a través de las fronteras, especialmente cuando se emparejan con elsocio de cumplimiento de derechos.

• Pros:Costo inicial más bajo, máxima flexibilidad, a bordo casi instantáneo.
• Contras:Alto riesgo de clasificación errónea, noprestacioneso protecciones, lealtad más débil a largo plazo.
• Mejor para:Freelancers, especialistas a tiempo parcial o proyectos a corto plazo donde la flexibilidad importa más que el cumplimiento.

2. Utilice un Employer of Record (Employer of Record)

Para la mayoría de las empresas en crecimiento, asociarse con unEmployer of Recordel mejor equilibrio entre velocidad, cumplimiento y escalabilidad. Usted gestiona el trabajo diario del empleado, mientras que el Employer of Record actúa como empleador legal – manejando el embarcamiento y el offboarding,nómina de sueldos mundial, contratos, beneficios y cumplimiento local. Es una forma de contratar "como una empresa local" sin establecer uno usted mismo. Además, puede acceder al talento en cualquier parte del mundo a través de la infraestructura de la entidad EORs.

• Pros:A bordo en días, incorporadocumplimiento, costos predecibles que se escalan con el número de personas.
• Contras: Más caroque los contratistas, y entregas algún control administrativo al Employer of Record.
• Mejor para:Empleados a tiempo completo y a largo plazo en mercados donde no quieres invertir en una entidad, pero todavía necesitas estabilidad.

3. Colaborar con una organización de empleadores profesionales (PEO)

A menudo se confunde un PEO con un Employer of Record, pero la diferencia es clave. Un PEO solo funciona si ya tienes una entidad local – no puede ser el empleador legal para ti. Lo que hace es asumir operaciones de RRHH, nómina y cumplimiento para esa entidad. Eso hace que sea una opción fuerte para las empresas que ya establecen filiales pero no quieren construir infraestructura de RRHH desde cero.

• Pros:Recursos humanos profesionales y apoyo de nómina, a menudo más barato que la construcción interna.
• Contras:No resuelve el problema de "ninguna entidad".
• Mejor para:Grandes empresas o escalas con filiales establecidas que quieren conocimientos de recursos humanos sin contratar un equipo interno completo.

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¿Cuánto cuesta contratar internacionalmente sin una entidad local?

Los costos de la contratación global dependen de la ruta que tomes –contratistas, un Employer of Record, trabajando con un PEO, o estableciendo una entidad.Cada uno tiene su propio perfil de costos iniciales vs. costos continuos, exposición al cumplimiento y sostenibilidad a largo plazo.

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¿Con qué rapidez puede contratar a un empleado internacional utilizando un Employer of Record?

Una de las mayores ventajas de asociarse con un Employer of Record es la velocidad. La configuración de la entidad por contraste es a la vez costosa y lenta.La mayoría de los estados de EE.UU.y otros países, formar una entidad legal toma de 3 a 9 meses. Eso es meses de llamadas de abogados, aprobaciones gubernamentales, cuentas bancarias locales y registros de nóminas antes de que su primer contrato de trabajo firme. Durante ese tiempo, su contrato de sueño está atascado esperando, o peor aún, han tomado otro papel.

Por el contrario, la contratación de Employer of Record ocurre en semanas, a veces días. Debido a que el Employer of Record maneja la configuración de la nómina local, los contratos de empleo y el cumplimiento de las leyes laborales locales, se salta la montaña de burocracia y se va directamente a bordo.

En Playroll, hemos visto esto de primera mano:

• KollenoEn pocos días pasaron de semanas de espera para el papeleo a incorporar personal internacional.
• ModelowiseMigró a Playroll desde otro proveedor y tuvo nuevos contratos totalmente conformes en 3 días.
• En general, Playroll ha ayudado a los clientes a contratar empleados a tiempo completo en tan solo 5 días hábiles, algo que es imposible si aún estás en el proceso de crear una entidad local.

Y esta velocidad no es una excepción única. Debido a que Playroll cubre más de 180 países, no es sólo "teoría", sino procesos basados en expertos que son repetibles a escala.

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Guía paso a paso para contratar internacionalmente con un Employer of Record

No es suficiente saber queEmployer of Records existen, usted necesita un libro de jugadas que va a ayudarle a eliminar el bien de la meh. Aquí está un proceso estructurado, experto que usted puede seguir para traer en su primer contrato internacional sin problemas y obedientemente cuando usted se asocia con un buen Employer of Record.

1. Paso 1: ¿Cómo defino mis metas de contratación?Sea claro sobre el rol, ubicación y presupuesto. Decida qué beneficios ofrecerá y si el empleado necesitará visa oinmigraciónapoyo.
2. Paso 2: ¿Cómo elijo un socio Employer of Record?Mira la cobertura (¿operan donde necesitas?), la experiencia en cumplimiento y las tarifas. Los precios transparentes importan porque necesitas asegurarte de entender exactamente lo que está incluido y lo que no.
3. Paso 3: ¿Cómo puedo verificar el cumplimiento?Asegúrese de que los contratos de empleo se alineen con las leyes laborales locales. Controle los beneficios legales, los plazos de aviso y las obligaciones de impuestos sobre nóminas.
4. Paso 4: ¿Cómo a bordo de mi empleado?Enviar la oferta, finalizar el contrato, y establecer beneficios, todo a través de laPlataforma Employer of Record. Hágalo sin problemas para que su nuevo contrato se sienta parte del equipo desde el primer día.
5. Paso 5: ¿Cómo puedo administrar nóminas e impuestos?El Employer of Record maneja deducciones, comprobación de varianza y contribuciones de beneficios. Usted se centra en la gestión del trabajo diario.
6. Paso 6: ¿Cómo puedo monitorear las regulaciones?LocalesDerecho laboralUn Employer of Record fuerte le mantendrá actualizado con paneles de control y alertas de cumplimiento.
7. Paso 7: ¿Cómo puedo escalar con confianza?Una vez que hayas clavado el modelo en un país, puedes replicarlo en otros, todo sin repetir los dolores de cabeza de establecer una entidad local.

Preguntas clave a hacer al evaluar a su socio Employer of Record:

• ¿Son dueños de sus entidades o dependen de socios locales?
• ¿El precio es transparente, sin cargos ocultos?
• ¿Qué nivel de apoyo práctico recibirán usted y sus empleados?
• ¿Cómo garantizan el cumplimiento y la protección contra riesgos de clasificación errónea?
• ¿Es la nómina exacta, puntual y fácil de rastrear?

Nunca te pierdas una actualización de cumplimiento, en ningún lugar.

Migrando de otros métodos de contratación a un Employer of Record

Si ya has estado contratando internacionalmente utilizando contratistas, creando entidades legales locales o incluso trabajando con un mosaico de proveedores de nómina locales, no estás solo. Muchas startups y pymes comienzan de esta manera porque se siente más rápido o más flexible a corto plazo. Pero a medida que tu equipo crece, estos métodos a menudo se vuelven complicados, arriesgados y costosos.

Cambio a un Employer of Recordconsolida estos desafíos bajo un solo socio. Además, puede mantener su talento a bordo y mantener su presencia en el mercado durante la transición. Esto desbloquea grandes eficiencias incluyendo:

• Reducción del riesgo jurídico y financiero.
• Costes simplificados en comparación con la configuración de la entidad.
• Una experiencia constante y profesional de los empleados a nivel mundial.
• Experiencia bajo demanda en leyes y regulaciones laborales locales.
• Carga de administración más ligera, riesgo reducido de error humano.

Tal vez es hora de cambiar las cosas...

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Navegar por los riesgos de cumplimiento sin una entidad local

Contratar internacionalmente sin las estructuras adecuadas en su lugar puede exponer su negocio a riesgos legales, financieros y de reputación significativos. A continuación se presentan algunos de los escollos de cumplimiento más comunes y cómo un Employer of Record como Playroll ayuda a mitigarlos a través de apoyo de recursos humanos global de clase mundial.

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Comience con las soluciones globales de contratación de Playroll

Contratar globalmente no tiene que ser complicado o demasiado caro. Con el socio adecuado, usted puede evitar los altos costos de la configuración de la entidad, empleados a bordo en días en lugar de meses, y mantenerse en conformidad con las leyes locales en constante cambio. Lo más importante, usted puede dar a sus miembros del equipo internacional la misma experiencia profesional como si estuvieran sentados en su sede.

En promedio, el establecimiento de una entidad puede costar entre 20 y 100 millones de dólares en gastos iniciales y anuales de cumplimiento, de acuerdo con los parámetros de empleo globales.Agregue a esto los 3 y 9 meses que a menudo toma obtener la aprobación de las autoridades locales, cuentas bancarias abiertas y licencias seguras, y su cronología de expansión puede detenerse antes de que su primer alquiler esté incluso a bordo.

Modelo Employer of Record de PlayrollLa diferencia es tangible: un cliente de Playroll, una empresa de fintech, informó que ahorraba dinero en la compra de los productos de la empresa.20% en costes de contratacióndespués de pasar de entidades a Employer of Record mientras simultáneamente aceleran su tiempo de contratación.