Wie man Auftragnehmer in Angestellte umwandelt

Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern bietet viele Vorteile. Zum einen müssen Sie als Arbeitgeber keine Steuern und gesetzlichen Leistungen zahlen, und es kann eine effiziente Methode sein, projektbasierte Arbeit anzugehen oder schnell Zugang zu fundiertem Fachwissen zu erhalten.

Wenn Sie jedoch die Dienste eines Auftragnehmers langfristig in Anspruch nehmen, könnte die Umwandlung in einen Festangestellten der richtige Schritt sein, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken wie die falsche Einstufung von Auftragnehmern zu vermeiden. Ein Arbeitgeber of Record wie Playroll kann Ihnen helfen, diesen Prozess zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter korrekt eingestuft sind und gesetzeskonform arbeiten.

Hier ist Ihr Leitfaden, warum und wie Sie Auftragnehmer in Festangestellte umwandeln sollten, ganz einfach.

Die rechtlichen Unterschiede zwischen Auftragnehmern und Festangestellten

Wenn Sie entscheiden, ob Sie einen Auftragnehmer oder einen Festangestellten für Ihr Unternehmen benötigen, müssen Sie zunächst verstehen, wie das Gesetz zwischen diesen beiden Arten von Arbeitskräften unterscheidet. Dies ist besonders wichtig, um die rechtlichen und finanziellen Folgen der falschen Einstufung von Auftragnehmern.

Es gibt viele entscheidende rechtliche Unterschiede und geschäftliche Anforderungen. Diese werden in der Regel weltweit angewendet, aber jedes Land kann seine eigenen Besonderheiten haben.

Hier verwenden wir die USA als Beispiel, wenn es um länderspezifische Details geht:

Besteuerung

Für Angestellte:

• Arbeitgeber müssen Beiträge zur Sozialversicherung und zu den Medicare-Steuern leisten. Sie müssen auch Arbeitslosenversicherungsbeiträge zahlen.
• Angestellte erhalten am Ende des Jahres ein W-2-Formular, das ihre Einkünfte und einbehaltenen Steuern detailliert aufführt.

Für Auftragnehmer:

• Selbstständige Auftragnehmer und Freiberufler sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge für Selbstständige (die Medicare und Social Security abdecken).
• Auftragnehmer erhalten in der Regel ein 1099-NEC-Formular wenn sie in einem Jahr einen bestimmten Betrag von einem Kunden verdienen. In den USA wird das Formular ausgestellt, sobald der Auftragnehmer 600 $ oder mehr verdient hat.

Leistungen

Für Angestellte:

• Arbeitgeber müssen ihren Angestellten Pflichtleistungen anbieten. Dazu gehören die Zahlung von Arbeitsunfallversicherung, Krankenversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Die meisten Unternehmen bieten darüber hinaus Leistungen wie bezahlten Urlaub und Altersvorsorgepläne an.

Für Auftragnehmer:

• Selbstständige Auftragnehmer und Freiberufler haben keine Pflichtleistungen.

Kontrolle

Für Angestellte:

• Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, Art und Weise der Arbeitsausführung vorzugeben. Dies betrifft die Anweisung von Arbeitsmethoden, die Festlegung von Arbeitszeiten, die Bereitstellung von Werkzeugen und vieles mehr.
• Arbeitgeber haben auch mehr Einblick in das Verhalten ihrer Angestellten und eine bessere Kontrolle über das geistige Eigentum des Unternehmens.

Für Auftragnehmer:

• Selbstständige Auftragnehmer haben mehr Autonomie bei der Ausführung ihrer Arbeit. Sie können ihre Arbeitszeiten, Werkzeuge, ihren Zeitplan usw. selbst festlegen und auch für so viele Kunden arbeiten, wie sie möchten.
• Kunden müssen Auftragnehmer beaufsichtigen, um sicherzustellen, dass diese ihre Produkte und IPs ordnungsgemäß behandeln.

Arbeitsrecht

Für Angestellte:

• Mitarbeiter sind weltweit durch zahlreiche faire Arbeitsgesetze geschützt. Diese Gesetze regeln in der Regel Mindestlohn, Überstundenvergütung, Arbeitslosenversicherung und vieles mehr.
• Antidiskriminierungsgesetze regeln auch Bereiche wie ethnische Zugehörigkeit, Alter, Religion und Behinderungen. Diese stellen sicher, dass jeder Arbeitnehmer unabhängig von seinen Umständen oder seinem Hintergrund gleich behandelt wird.

Für Auftragnehmer:

• Die meisten Arbeitsgesetze, wie Mindestlohn und Überstundenvergütung, gelten nicht für Auftragnehmer.
• Sie sind an Verträge gebunden, die ihre Rechte und Pflichten sowie ihre Vergütung festlegen.

Haftung

Für Arbeitnehmer:

• In den meisten Ländern haften Arbeitgeber für die Handlungen ihrer Mitarbeiter auf dem Firmengelände oder während der Arbeitszeit.
• Arbeitgeber müssen eine Arbeitnehmerunfallversicherung zahlen für den Fall von Krankheiten oder Verletzungen, die am Arbeitsplatz auftreten.

Für Auftragnehmer:

• Sofern die Verträge nichts anderes besagen, sind Auftragnehmer für ihre eigenen Handlungen und Haftungen verantwortlich.
• Sie sind nicht durch die Arbeitnehmerunfallversicherung abgedeckt.

Wann Sie Auftragnehmer für Ihr Unternehmen einstellen sollten

Selbstständige Auftragnehmer können Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen ohne Ihren gesamten Betrieb umzustellen. Es ist sinnvoll, Auftragnehmer einzustellen, wenn Sie kurzfristige Projekte dringend abschließen müssen oder wenn Sie Expertenwissen oder Fähigkeiten benötigen, die schwer zu beschaffen sind. 

Hier sind einige der besten Wege, um Auftragnehmer für Ihr Unternehmen einzustellen:

• ‍Marktplätze: Es gibt viele Online-Plattformen, die Sie mit vielen talentierten Freiberuflern verbinden. Bekannte Beispiele für Marktplätze sind Fiverr, Upwork und Toptal.
• ‍Agenturen: Spezialagenturen, die Teams von Auftragnehmern für projektbezogene Arbeiten oder zur vorübergehenden Vertretung einsetzen können, zum Beispiel wenn Mitarbeiter in einem längeren Mutterschafts- oder Krankenstand sind.
• ‍Dienstleistungen für das Auftragnehmer-Management: Nutzen Sie globale HR-Lösungen, die HR-Herausforderungen reduzieren und das Auftragnehmer-Management optimieren, um Compliance und Effizienz zu gewährleisten. Playroll bietet eine Auftragnehmer-Management-Lösung , die es Ihnen ermöglicht, Auftragnehmer in über 180 Ländern rechtskonform einzustellen, maßgeschneiderte Auftragnehmerverträge zu erstellen und pünktliche Zahlungenzu tätigen – alles auf einer Plattform.

Wann Sie in Betracht ziehen sollten, Auftragnehmer in Festangestellte umzuwandeln

Der Übergang von der Zusammenarbeit mit Freiberuflern zur Beschäftigung von Vollzeitmitarbeitern ist eine bedeutende Veränderung der Geschäftsstrategie. Wenn Sie viele der unten genannten Punkte abhaken können, könnte es an der Zeit sein, einen Auftragnehmer in einen Festangestellten umzuwandeln.

• Verbesserte Kontrolle und höheres Engagement: Sie wünschen sich eine engere Aufsicht über die tägliche Arbeit eines Auftragnehmers und ein volles Engagement für Ihre Geschäftsziele, anstatt dass diese für mehrere Kunden arbeiten.
• Rechtliche Compliance: Sie beginnen, die Dienste eines Auftragnehmers für längerfristige Projekte in Anspruch zu nehmen und müssen die lokalen Arbeitsgesetze einhalten, um die Risiken einer falschen Einstufung von Auftragnehmern zu vermeiden. In diesem Fall ist die Umwandlung von Auftragnehmern eine Notwendigkeit, um hohe Geldstrafen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
• Talentbindung: Sie möchten Top-Talente halten und deren Arbeitszufriedenheit steigern, indem Sie wettbewerbsfähige Leistungen anbieten.
• Schutz des geistigen Eigentums: Die Arbeit des Auftragnehmers beginnt, sensible Informationen zu umfassen, die durch klarere Vertragsbedingungen geschützt werden müssen.
• Teamzusammenhalt: Sie möchten eine starke, kollaborative Teamdynamik fördern, die eine stärkere Vollzeit-Einbindung zwischen Ihren Teammitgliedern erfordert.
• Karriereentwicklung: Sie möchten dem Auftragnehmer mehr berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem stabilen Umfeld bieten.

Wie man einen Auftragnehmer mit Playroll in einen Vollzeitmitarbeiter umwandelt

Sie können einen Auftragnehmer auf zwei Arten in einen Mitarbeiter umwandeln. Ist der Mitarbeiter lokal ansässig, müssen Ihr HR-Team und der Auftragnehmer die notwendige Verwaltung erledigen, die für das jeweilige Land relevant ist. In den USA beispielsweise muss dazu ausgefüllt werden form W-4, das die Höhe der vom Gehalt eines Mitarbeiters einzubehaltenden Bundeseinkommensteuer festlegt. Zusätzlich füllt Ihr neuer Mitarbeiter das Formular I-9 aus, das als Nachweis dient, dass sie in den Vereinigten Staaten arbeiten dürfen.

Wenn Sie es jedoch mit globalen Mitarbeitern zu tun haben, wird es kompliziert und teuer, wenn Sie keine juristische Person im Land haben.

Das muss jedoch kein umständlicher Prozess sein. Eine der besten Alternativen ist die Nutzung eines Employer of Record (EOR). Diese Dienstleistungen übernehmen die globale Compliance, die Gehaltsabrechnung und die gesamte Personalverwaltung im Namen eines Unternehmens. Sie ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeiter in neuen Märkten einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung gründen zu müssen, indem sie stattdessen die Netzwerke des EOR-Anbieters nutzen.

Mit einem guten Auftragnehmer-Managementsystem ist der Prozess der Umwandlung eines Auftragnehmers in einen Mitarbeiter unkompliziert. Wir vereinfachen den Übergangsprozess, übernehmen die Verwaltung in Ihrem Namen und stellen die vollständige rechtliche Compliance sicher, wenn Sie Ihr neues Teammitglied zur Plattform hinzufügen.

‍Kontaktieren Sie unser Team , um zu erfahren, wie wir die Umwandlung von Auftragnehmern vereinfachen können, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen einem Auftragnehmer und einem Mitarbeiter?

Auftragnehmer sind an kein bestimmtes Unternehmen gebunden, sodass sie zu ihren eigenen Bedingungen und für so viele Kunden arbeiten können, wie sie möchten. Das bedeutet jedoch, dass sie nicht geschützt sind durch Arbeitsgesetze und nicht die vollen Leistungen erhalten, die Angestellte haben.

Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

Ein 1099-Mitarbeiter ist ein anderer Begriff für einen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler in den USA. Sie erhalten ihr Einkommen in Form eines 1099-MISC- oder 1099-NEC-Steuerformulars, anstatt eines W-2-Formulars, das für Vollzeitangestellte verwendet wird.

Was ist ein W-4-Steuerformular? 

Das W-4-Steuerformular, offiziell bekannt als Employee's Withholding Certificate, ist ein wichtiges Dokument, das in den Vereinigten Staaten von Arbeitgebern verwendet wird, um den korrekten Betrag der Bundeseinkommensteuer zu bestimmen, der vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters einbehalten werden soll.

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