Wie wählt man zwischen einem EOR und einem Rechtsträger und den Kosten

Was ist der Unterschied zwischen einem Employer of Record und der Gründung einer Tochtergesellschaft?

Die Wahl zwischen einem EOR und einer Tochtergesellschaft hängt von den langfristigen Geschäftszielen, den finanziellen Ressourcen und dem gewünschten Kontrollniveau des Unternehmens ab. Ein EOR ist im Allgemeinen besser geeignet für Unternehmen, die einen schnellen, flexiblen Markteintritt ohne hohe Investitionen anstreben. Im Gegensatz dazu ist die Gründung einer Tochtergesellschaft für Unternehmen, die eine dauerhafte, substanzielle Präsenz in einem ausländischen Markt anstreben, besser geeignet.

Einsatz eines Employer of Record 

Anbieter von Employer of Record (EOR) Dienstleistungen sind Drittorganisationen, die es Unternehmen ermöglichen, Mitarbeiter in ausländischen Ländern zu beschäftigen, ohne eine lokale Einheit gründen zu müssen. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber im Namen eines anderen Unternehmens und kümmert sich um alles, was mit Compliance, Steuern und arbeitsrechtlichen Pflichten zusammenhängt.

Hauptaufgaben eines EOR umfassen:

• Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Ihre internationalen Mitarbeiter, um pünktliche und genaue Zahlungen unter Einhaltung der lokalen Steuervorschriften zu gewährleisten.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen in jedem Land die lokalen Arbeitsgesetze, Steuerbestimmungen und Arbeitnehmerrechte einhält.
• Verwalten Sie die Sozialleistungen für Mitarbeiter wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge und andere lokale Vergünstigungen.
• Kümmern Sie sich um Arbeitsverträge und stellen Sie sicher, dass diese den lokalen rechtlichen Standards entsprechen.
• Unterstützen Sie bei der Einarbeitung neuer internationaler Mitarbeiter und verwalten Sie bei Bedarf das Offboarding und Kündigungen.

Gründung einer Tochtergesellschaft

Wenn Sie eine juristische Person gründen, etabliert Ihr Unternehmen eine lokale Gesellschaft im Ausland. Diese Gesellschaft stellt dann legal Mitarbeiter ein und kümmert sich um die Einhaltung aller lokalen Regeln und Vorschriften.

Arten von juristischen Personen umfassen:

• Tochtergesellschaften: Eine eigenständige juristische Person, die sich im Besitz der Muttergesellschaft befindet, aber in Bezug auf Betrieb und Haftung eigenständig ist.
• Zweigniederlassung: Ein lokales Büro, das Teil der Muttergesellschaft ist und dieselbe rechtliche Identität besitzt.
• Repräsentanzbüros: Typischerweise genutzt für Marketing-, Forschungs- oder Verbindungszwecke, ohne die Möglichkeit, Direktverkäufe zu tätigen.
• Joint Ventures: Eine Partnerschaft mit einem lokalen Unternehmen, um Ressourcen, Risiken und Gewinne zu teilen.
• Lokale Kapitalgesellschaften: Die komplexeste Struktur, die oft erhebliche rechtliche und finanzielle Ressourcen erfordert.

Die Gründung einer juristischen Person in einem ausländischen Markt bedeutet typischerweise, dass Sie sich mit Folgendem auseinandersetzen müssen:

• Rechtsgebühren und Kosten: Gründung, lokale Lizenzen und Genehmigungen.
• Compliance und Auditing: Sicherstellung der Einhaltung aller lokalen und internationalen Vorschriften.
• Lokale Steuervertretung: Die Komplexität lokaler Steuergesetze und der Mehrwertsteuer meistern.
• Personalverwaltung: Verwaltung von Rekrutierung, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen.
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Wie man sich zwischen einem EOR und der Gründung einer juristischen Person entscheidet

Die Entscheidung zwischen der Nutzung eines Employer of Record und der Gründung einer juristischen Person hängt stark davon ab, was Ihr Unternehmen am meisten schätzt und wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen möchten. Wenn Sie Wert auf Geschwindigkeit und Flexibilität legen, ist ein EOR eine ausgezeichnete Lösung. Ist hingegen langfristige Kontrolle oberste Priorität, könnte die Gründung einer juristischen Person besser geeignet sein.

Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei Ihrer Entscheidung für Ihr Unternehmen:

Compliance und Risiko

Ein Employer of Record übernimmt alle Compliance-Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen lokale Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Arbeitnehmerschutzbestimmungen einhält. Dies reduziert das Risiko rechtlicher Probleme und Bußgelder. Mit einem EOR können Sie sich auf Experten verlassen, die Gehaltsabrechnung, Steuern und Sozialleistungen verwalten, was Ihr Risiko von Compliance-Verstößen minimiert.

Im Gegensatz dazu bedeutet die Gründung einer juristischen Person, dass Ihr Unternehmen die volle Verantwortung für die Compliance übernimmt. Sie müssen sich durch komplexe lokale Steuersysteme und Arbeitsgesetze navigieren, und die Nichteinhaltung kann zu Strafen oder rechtlichen Problemen führen.

Operative Flexibilität

‍Die Wahl eines EOR bietet operative Flexibilität. Sie können schnell skalieren, egal ob Sie ein kleines Team einstellen oder schnell expandieren, ohne sich um lokale Arbeitsgesetze oder zusätzliche Einrichtungskosten kümmern zu müssen. Der EOR verwaltet die Komplexität von Einstellung, Gehaltsabrechnung und Compliance in mehreren Ländern, sodass sich Ihr Unternehmen auf das Wachstum konzentrieren kann.

Im Vergleich dazu bietet die Gründung einer juristischen Person mehr Kontrolle, aber weniger Flexibilität. Es ist eine langfristige Verpflichtung, die die Aufrechterhaltung lokaler Operationen, die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen, Compliance und Personalmanagement erfordert, was beim Skalieren zeitaufwändiger und teurer sein kann.

Schnelligkeit der Markteinführung

‍Ein EOR ermöglicht einen schnellen Markteintritt. Gründung einer juristischen Person kann aufgrund von Bürokratie und rechtlichen Anforderungen Monate dauern, während ein EOR innerhalb von Tagen oder Wochen Mitarbeiter vor Ort haben kann. Diese Geschwindigkeit ist perfekt für Unternehmen, die neue Märkte testen oder schnell expandieren möchten, ohne den langwierigen Einrichtungsprozess durchlaufen zu müssen.

Andererseits kann die Gründung einer ausländischen Tochtergesellschaft langsam und umständlich sein, was Ihre Fähigkeit verzögert, auf Marktanforderungen zu reagieren oder schnell Mitarbeiter einzustellen, verglichen mit einem EOR.
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Mitarbeitererfahrung

‍Mit einem EOR behält Ihr Unternehmen zwar die Kontrolle über die tägliche Arbeit, der EOR kümmert sich jedoch um Vergütung, Sozialleistungen und Compliance und sorgt so für eine reibungslose Mitarbeitererfahrung. Der EOR bietet lokale Leistungen wie Krankenversicherung und Renten, und Ihr Unternehmen kann sich weiterhin auf Mitarbeiterbeziehungen und ein positives Arbeitsumfeld konzentrieren.

Die Gründung einer juristischen Person gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Mitarbeitererfahrung, einschließlich Kultur, Leistungen und Richtlinien. Dies bringt jedoch auch die zusätzliche Verantwortung mit sich, Mitarbeiterbeziehungen und Compliance zu managen, was von der Konzentration auf die Erfahrung ablenken kann, insbesondere in ausländischen Märkten.

Globale Beschäftigungsunterstützung

‍Ein EOR bietet nahtlose Unterstützung bei der globalen Beschäftigung und hilft Unternehmen, Mitarbeiter in mehreren Ländern zu verwalten und die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze sicherzustellen. Es ermöglicht Unternehmen, in verschiedenen Regionen einzustellen, ohne einzelne Entitäten gründen zu müssen. Dies ist ideal für Unternehmen, die schnell expandieren möchten.

Die Gründung einer juristischen Person erfordert den Aufbau einer lokalen Infrastruktur in jedem Land, einschließlich Personalabteilungen und der Navigation durch lokale Gesetze. Während eine juristische Person eine tiefere Integration bietet, erfordert sie auch erhebliche Ressourcen, um Mitarbeiter grenzüberschreitend zu verwalten, und kann ohne lokale Expertise komplex sein.
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Die Kosten für die Nutzung eines Employer of Record im Vergleich zur Gründung einer eigenen Entität

Bei der Entscheidung zwischen der Nutzung eines EOR oder der Gründung einer eigenen juristischen Person ist es wichtig, sowohl die sichtbaren als auch die versteckten Kosten zu berücksichtigen. Obwohl EOR-Dienste auf den ersten Blick teurer erscheinen mögen, können sie Ihnen langfristig oft Geld sparen, wenn Sie den Zeitaufwand, die Komplexität und die laufenden Kosten für die Verwaltung einer juristischen Person berücksichtigen.

Sichtbare und versteckte Kosten

Kosten für Employer of Record

• Servicegebühren: Typischerweise monatliche Gebühren pro Mitarbeiter, die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance abdecken. Zum Beispiel: Playrolls Gebühren beginnen bei 399 US-Dollar pro Monat und Mitarbeiter.
• Mitarbeiterleistungen: Gesetzliche Leistungen sind inbegriffen, aber das Anbieten wettbewerbsfähiger Leistungspakete für Mitarbeiter verursacht zusätzliche Kosten.
• Zusatzleistungen: Einige EORs bieten zusätzliche Dienstleistungen (z. B. Visumunterstützung) gegen Aufpreis an.

Kosten für die juristische Person

• Gründungsgebühren: Kosten für die Registrierung Ihres Unternehmens, Rechtsgebühren und andere Verwaltungskosten.
• Steuerliche Vertretung vor Ort: Sie müssen einen Steuerberater beauftragen und eine lokale Steuervertretung einrichten, um sich im System zurechtzufinden.
• Einrichtung von Personalwesen und Gehaltsabrechnung: Anfangskosten für die lokale Einrichtung von Gehaltsabrechnungs- und Leistungssystemen können erheblich sein.
• Laufende Wartung: Es fallen laufende Kosten an für Personalverwaltung, rechtliche Compliance, Prüfung und Bankgeschäfte.

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Fallstudie: Die Kosten für die Gründung einer juristischen Person vs. die Nutzung eines EOR in Kanada

Um die tatsächlichen Kosten zu veranschaulichen, die mit der Gründung einer juristischen Person im Vergleich zur Nutzung eines Employer of Record verbunden sind, betrachten wir Kanada, einen beliebten Markt für international expandierende Unternehmen.

Gründung einer juristischen Person in Kanada

Die Gründung einer juristischen Person in Kanada ist mit erheblichen anfänglichen und laufenden Kosten verbunden. Von Anwaltskosten und Gründungsgebühren bis hin zu laufenden Steuererklärungen und Compliance-Management kann dies ein kostspieliger und zeitaufwändiger Prozess sein. Hier ist eine Aufschlüsselung einiger der wichtigsten Kosten, die mit der Gründung einer juristischen Person verbunden sind:

• Gründungsgebühren: 2.500 $ – 10.000 $ (dies hängt von der Komplexität des Gründungsprozesses ab und davon, ob Sie Fachleute zur Unterstützung beauftragen)
• Rechts- und Compliance-Gebühren: 3.000 $ – 10.000 $ jährlich (für die laufende Einhaltung von Steuergesetzen und Arbeitsvorschriften)
• Mitarbeiterleistungen & Verwaltung:
  
  • Erstmalige Einrichtung der Gehaltsabrechnung: 5.000 $ bis 15.000 $
  • Monatliche Mitarbeiterleistungen: 500 $ bis 2.000 $ pro Mitarbeiter (zur Deckung von Krankenversicherung, Altersvorsorge usw.)
• Lokale Steuervertretung: 1.000 $ bis 5.000 $ jährlich (für die Bearbeitung von Steuererklärungen und die Vertretung)
• Gesamtkosten: 12.000 $ – 35.000 $ im ersten Jahr (ohne die laufende Zeit und den Aufwand für die Aufrechterhaltung der juristischen Person)

Nutzung eines EOR in Kanada

Vergleichen wir dies nun mit der Nutzung eines Employer of Record.

• ‍EOR-Servicegebühren: 500 bis 2.500 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat (Die Gebühren von Playroll beginnen bei 399 US-Dollar pro Mitarbeiter)
• ‍Mitarbeiterleistungen & Verwaltung: In der EOR-Servicegebühr enthalten (Krankenversicherung, Renten, gesetzliche Leistungen)
• ‍Keine zusätzlichen Rechts- und Compliance-Gebühren: Der EOR deckt alle rechtlichen Anforderungen, Steuern und die Compliance ab.

Für Unternehmen, die eine schnelle und kostengünstige Expansion anstreben, ist ein EOR eine hervorragende Option. Wenn Sie planen, ein großes Team an einem Standort einzustellen und eine langfristige Marktpräsenz aufzubauen, ist die Gründung einer eigenen Niederlassung möglicherweise sinnvoller. Für den ersten Markteintritt ist der EOR jedoch oft die günstigere Lösung.

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Die allgemeinen Vor- und Nachteile der Gründung einer Niederlassung im Vergleich zu einem EOR

Vor- und Nachteile eines Employer of Record

Ein EOR kann aus diesen Gründen für Ihr Unternehmen von großem Vorteil sein:

• Operative Flexibilität: Das EOR-Modell ermöglicht es Ihnen, Ihre Belegschaft schnell zu skalieren, ohne sich um die Verwaltung lokaler Niederlassungen kümmern zu müssen. Es ist perfekt für Unternehmen, die agil sein müssen oder saisonale oder schwankende Personalbedarfe haben.
• Schneller Markteintritt: Mit einem EOR können Sie innerhalb weniger Tage oder Wochen Mitarbeiter einstellen und in einem neuen Markt durchstarten, wodurch Sie den normalerweise langwierigen Gründungsprozess einer lokalen Niederlassung umgehen.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Einer der größten Vorteile von EOR-Dienstleistungen bestehen darin, dass sie komplexe Angelegenheiten wie Compliance, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen übernehmen. Das bedeutet, Sie können sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren, anstatt sich in zeitraubender Verwaltung zu verlieren.
• Rechtssicherheit durch Compliance: Der EOR kümmert sich darum, dass Ihr Unternehmen die lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Arbeitnehmerrechte einhält, sodass Sie sich keine Sorgen über rechtliche Fehler machen müssen.
• Einrichtungskosten sparen: Die Gründung einer juristischen Person kann teuer sein. EOR-Dienstleistungen ersparen Ihnen diese hohen Vorabkosten und bieten Ihnen eine günstigere Möglichkeit, ohne langfristige finanzielle Verpflichtungen zu agieren.

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Einige Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Weniger Kontrolle über die Mitarbeitererfahrung: Obwohl der EOR Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen übernimmt, haben Sie möglicherweise weniger Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung und die Unternehmenskultur, als wenn Sie Ihre eigene lokale Einheit betreiben würden.
• Laufende Gebühren: Obwohl EORs Ihnen anfängliche Einrichtungskosten ersparen, können sich die Servicegebühren summieren, insbesondere wenn Sie ein großes Team haben oder den Dienst langfristig nutzen.
• Begrenzte Marktintegration: Obwohl ein EOR Ihnen hilft, schnell in neuen Regionen einzustellen, erreichen Sie nicht das gleiche Maß an lokaler Markenpräsenz oder Integration, wie Sie es durch die Gründung einer eigenen juristischen Person tun würden.
• ‍Abhängigkeit von Drittanbietern: Wenn Sie mit einem EOR zusammenarbeiten, sind Sie für entscheidende HR-Funktionen von einem externen Anbieter abhängig. Das bedeutet, dass Störungen seitens des Anbieters Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigen und Sie Risikenaussetzen können. Deshalb ist es so wichtig, den Kundenservice gründlich zu prüfen, wenn einen EOR-Anbieter wählen.

Vor- und Nachteile der Gründung einer juristischen Person

Obwohl die Nutzung eines EOR attraktive Vorteile bietet, ist es wichtig, auch die Vor- und Nachteile der Gründung einer juristischen Person zu berücksichtigen: 

• ‍Wachstumspotenzial: Eine juristische Person erleichtert die Einstellung großer Teams in einer bestimmten Region.‍
• Volle Kontrolle: Der Betrieb einer eigenen juristischen Person bietet volle Kontrolle über Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Mitarbeiterbeziehungen und Richtlinien.‍
• Stärkere Präsenz: Eine lokale juristische Person schafft Marktvertrauen, erhöht die Sichtbarkeit und zeigt langfristiges Engagement in der Region.
• ‍Steuervorteile: Einige Länder bieten Steueranreize für die Gründung einer lokalen juristischen Person, was zur Kostensenkung und Gewinnsteigerung beiträgt.

Zu den Nachteilen der Gründung von juristischen Personen gehören:

• Kostspieliger Ausstieg: Wenn Sie Personal abbauen oder auf einen schwankenden Markt reagieren müssen, ist es kostspielig, Ihre juristische Person zu schließen, und zeitaufwendig, den Markt wieder zu verlassen.
• Hohe Anfangskosten: Die Gründung einer juristischen Person ist mit hohen Vorlaufkosten wie Gründungsgebühren, Rechtskosten und Steuervertretung verbunden.
• ‍Komplexer Prozess: Der Registrierungsprozess kann zeitaufwendig und kompliziert sein, was Ihren Markteintritt verzögern könnte.
• ‍Laufender Verwaltungsaufwand: Sie sind verantwortlich für Compliance, Gehaltsabrechnung und Personalaufgaben, was mit dem Wachstum Ihres Unternehmens überwältigend werden kann.
• ‍Erhöhtes Risiko: Eine lokale Einheit bedeutet, die volle Verantwortung für die Einhaltung rechtlicher, finanzieller und regulatorischer Vorschriften zu übernehmen, was in einem neuen Markt ein höheres Risiko birgt.
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EOR vs. eigene Einheit: 9 Fragen für die richtige Entscheidung

Die Wahl zwischen der Nutzung eines EOR und der Gründung einer eigenen juristischen Person ist eine schwierige Entscheidung, die nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte. Wir haben einige Fragen zusammengestellt, die Sie bei diesem wichtigen Entscheidungsprozess unterstützen sollen: 

1. Wie schnell müssen Sie in den Markt eintreten?
2. Wie hoch ist Ihre Toleranz gegenüber Compliance-Risiken?
3. Planen Sie, viele Mitarbeiter im neuen Markt einzustellen?
4. Konzentrieren Sie sich auf kurzfristiges oder langfristiges Wachstum?
5. Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung, um Personal- und Rechts-Compliance zu managen?
6. Hat der Aufbau einer starken lokalen Präsenz Priorität?
7. Wie wichtig ist operative Flexibilität für Ihr Unternehmen?
8. Müssen Sie Ihren Mitarbeitern landesspezifische Leistungen anbieten?
9. Sind Sie auf die Kosten für die Gründung und den Unterhalt einer Rechtseinheit vorbereitet?
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Wechsel von einer Rechtseinheit zu einem EOR

Der Wechsel von einer Rechtseinheit zu einem Employer of Record kann eine gute Wahl für Unternehmen sein, die ihre Abläufe vereinfachen, Kosten senken und ihre Flexibilität bei der internationalen Expansion erhöhen müssen. Dieser Übergang ist besonders nützlich für Unternehmen, die ursprünglich mit einer lokalen Einheit begonnen haben, deren Verwaltung sie aber – aufgrund von administrativem Aufwand, Compliance-Risiken und laufenden Kosten – nun als zu komplex oder zu teuer empfinden.

Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen ursprünglich eine lokale Einheit mit einem großen Team gegründet hat, sich aber seitdem auf nur wenige Mitarbeiter verkleinert hat, sind die Kosten und die Komplexität der Aufrechterhaltung einer Rechtseinheit möglicherweise nicht mehr sinnvoll. Der Wechsel zu einem EOR ermöglicht es ihnen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, während HR- und Compliance-Aufgaben ausgelagert werden.

Wichtige Überlegungen für den Übergang

• Mitarbeiter müssen neue Verträge mit dem Employer of Record unterzeichnen, da dieser offiziell die Rolle des Arbeitgebers übernimmt. Es ist wichtig, die Kommunikation offen und klar zu halten, damit alles reibungslos abläuft und um alle Fragen oder Bedenken der Mitarbeiter zu klären.
• Bei der Bewertung von EOR-Partnern sollten Sie sicherstellen, dass diese sowohl Mitarbeitern als auch Arbeitgebern solide Unterstützung bieten und ein fundiertes Verständnis für Compliance haben. Dies hilft, Ihre Daten während des Übergangs zu schützen, stellt sicher, dass lokale Arbeitsgesetze und Steuervorschriften eingehalten werden, und bietet die Unterstützung, die Ihre Mitarbeiter benötigen.
• Wenn Sie Ihre Tochtergesellschaft auflösen oder abmelden, stellen Sie sicher, dass alle Steuern, Verbindlichkeiten und rechtlichen Verpflichtungen beglichen werden. 
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